¿Y si una IA se encargara del control horario en 2025?
June 10, 2025
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Lidiar con ausencias injustificadas no es solo frustrante: puede acabar minando la moral del equipo, desorganizando turnos y, sobre todo, desgastando a quien tiene que lidiar con los efectos colaterales. Si eres responsable de RRHH, sabrás de lo que hablo.
Y aunque no existe una varita mágica que convierta a todo el mundo en puntual y comprometido, sí hay cosas que puedes hacer —y que funcionan— para reducir este tipo de ausencias.
Yo he probado de todo. Desde plantillas jurídicas hasta discursos motivacionales. Te comparto lo que de verdad ha dado resultado.
· Empieza con una política clara, por escrito
Esto parece obvio, pero muchas empresas siguen confiando en el “sentido común” para regular las ausencias. Error.
Lo primero que te recomiendo es definir por escrito qué es una ausencia justificada y qué no, cómo se notifica, con cuánta antelación y qué consecuencias hay si no se cumple.
Hazlo simple, sin tecnicismos, y asegúrate de que todo el equipo la firma.
Por cierto: si no tienes una plantilla, puedes usar esta como base: Política de Ausencias y Registro de Jornada.
· Comunica desde la empatía, no desde la sospecha
Una persona que se ausenta sin avisar puede estar pasando por un mal momento… o simplemente desmotivada. Tu labor es indagar, no imponer.
Yo suelo aplicar este enfoque: primero pregunto, luego escucho. Solo después, si no hay mejora, aplico medidas más formales. La gente responde mucho mejor cuando se siente tratada como adulta, no como sospechosa.
· Implementa un sistema que te dé datos reales
No puedes corregir lo que no ves.
Con un software como INWOUT, puedes:
· Ver cuándo empieza y termina cada jornada
· Recibir alertas si alguien no ficha
· Consultar un histórico de ausencias
· Activar geofencing o marcaje automático
Y lo mejor: puedes compartir automáticamente un informe mensual con cada empleado para que él mismo vea si hay incidencias. Eso reduce un 80% los “no me acordaba de fichar”.
· Gamifica el buen comportamiento
Esto lo probamos casi por accidente y ahora no lo soltamos: creamos un “ranking positivo” mensual de asistencia. Sin castigos. Solo reconocimiento y, si el presupuesto lo permite, una pequeña recompensa.
· Quien registra correctamente toda su jornada en el mes: aparece en un mural interno
· Los que encabezan el ranking tres meses seguidos: premio sorpresa
Parece una tontería, pero funciona. Y no crea mal ambiente porque lo enfocamos en lo positivo.
· Da margen cuando el motivo lo merece
Una persona que avisa, aunque sea tarde, no está actuando con mala fe.
Ten un sistema que permita justificar ausencias con evidencias. Que no se use como coladero, claro, pero que tampoco convierta a RRHH en policía.
INWOUT, por ejemplo, permite marcar ausencias justificadas desde el portal del trabajador, adjuntar documentos y que el manager lo valide con un clic.
· Mantén canales abiertos, incluso anónimos
Hay veces que las ausencias vienen por conflictos internos, mal ambiente o incluso acoso. Y nadie lo va a contar en voz alta.
¿Mi consejo? Establece un buzón de sugerencias y quejas, anónimo pero con seguimiento. Así puedes detectar patrones antes de que sea tarde.
· Repite, repite, repite
Nada funciona si se dice una sola vez.
Cada vez que hay onboarding, cambios de turnos, cambios de responsables… recuerda cómo se regula el tema de las ausencias. Incluso un recordatorio cada trimestre sirve.
Un correo interno tipo: “¿Recuerdas cómo registrar correctamente tu jornada?” con un enlace a INWOUT y una guía rápida puede evitar muchos errores y malentendidos.
En resumen: no es magia, es método
No se trata de que la gente deje de faltar nunca. Eso no es realista.
Se trata de que cuando lo haga, tú puedas saberlo, entenderlo, actuar en consecuencia… y que todo el mundo sepa a qué atenerse.
Si necesitas una herramienta que te facilite todo esto (sin volverte loco con hojas Excel o apps que nadie entiende), te recomiendo probar gratis INWOUT.