¿Cómo mejorar la comunicación entre el personal y la dirección en cuanto al registro de la jornada laboral y la gestión de disponibilidad ?

Te lo digo como responsable de equipos que ya se ha comido más de una bronca innecesaria: no es que la gente no quiera fichar. Es que nadie les explicó bien el porqué, el cómo ni el “qué pasa si no”. Y con eso solo conseguimos una cosa: desconfianza.

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Lo que suele fallar no es el sistema de control horario. Es la comunicación. Y si estás aquí, probablemente ya te hayas dado cuenta de lo mismo. ¿La buena noticia? Tiene solución, y bastante más simple de lo que parece.

El primer error: suponer que ya se ha entendido todo

Uno de los errores más comunes es creer que una vez enviado el email o presentada la política, el trabajo ya está hecho. Pero no. La mayoría de malentendidos sobre el fichaje o la disponibilidad nacen por falta de claridad:

· “¿Para qué sirve esto del control horario?”

· “¿A quién le llega cuando pido vacaciones?”

· “¿Qué pasa si me olvido de fichar?”

· “¿Puedo fichar desde casa o tengo que estar en la oficina?”

Si tú no das la respuesta antes, la gente la inventará. Así que lo mejor es anticiparse.

¿Por qué es tan importante hablar claro sobre el fichaje?

Por dos motivos muy simples:

· Porque es una obligación legal: El registro diario de la jornada está regulado por el Estatuto de los Trabajadores (art. 34.9), y las inspecciones ya no son anecdóticas.

· Porque afecta directamente al clima laboral: Nadie quiere sentir que lo vigilan. Pero si explicas bien para qué sirve el sistema, cómo protege a ambas partes y cómo se gestiona, el tono cambia por completo.

La clave está en la transparencia (y la frecuencia)

Una sola reunión no sirve. Esto va de construir una rutina informativa. Te comparto lo que nos funciona:

· Reuniones de inicio de trimestre para repasar políticas y novedades

· Correos simples explicando qué se espera en cuanto al fichaje y ausencias

· Acceso fácil a la documentación (manuales, FAQs, ejemplos reales)

· Un canal de dudas activado en Slack o Teams, solo para estos temas

El objetivo es que todo el mundo sepa cómo funciona el sistema, qué margen tiene para ajustar cosas y que sienta que su opinión importa.

El sistema importa (pero no tanto como crees)

Sí, claro que necesitas una herramienta que funcione. Pero por experiencia, da igual lo buena que sea tu app si no se comunica bien su uso. Al contrario: una herramienta mal explicada se convierte en un enemigo.

Nosotros usamos INWOUT porque permite:

· Enviar notificaciones cuando alguien olvida fichar

· Que los managers aprueben incidencias fácilmente

· Ver en tiempo real la disponibilidad del equipo

· Recibir informes automáticos de jornada y ausencias

Además, tiene algo que valoro mucho: puedes enviar mensajes dentro de la plataforma. Nada como un aviso que llega justo cuando hace falta.

¿Y si el equipo trabaja en remoto o con horarios flexibles?

Más razón para tener todo bien comunicado.

En estos casos, conviene:

· Usar herramientas de colaboración (Teams, Slack) para notificar ausencias o retrasos

· Activar el fichaje desde móvil con geolocalización o sistema de confianza

· Establecer reglas claras de disponibilidad: cuándo hay que estar conectado, cuándo no

· Automatizar avisos: por ejemplo, si no se ha registrado la jornada en 24h

Te aseguro que esto evita muchísimos malentendidos del tipo “no sabía que tenía que estar disponible” o “pensé que era flexible”.

Implicar al equipo es la diferencia entre imponer y colaborar

Una de las mejores decisiones que tomamos fue incluir a representantes de cada departamento al definir cómo comunicaríamos el sistema. Les pedimos que nos dijeran:

· Qué les generaba dudas del fichaje

· Qué mensajes no entendían

· Qué formato preferían para recibir la información

El resultado fue que el propio equipo diseñó los mensajes y las formas. Así, pasamos de imponer a co-crear. Y se notó en el uso: subió un 32% el cumplimiento del fichaje tras aplicar sus sugerencias.

Algunos recursos prácticos que puedes usar desde ya

· Una guía rápida en PDF con capturas de pantalla y ejemplos

· Un canal interno para resolver dudas frecuentes (público, para todos)

· Un aviso semanal con resumen de registros erróneos y cómo corregirlos

· Un pequeño recordatorio en las reuniones mensuales de equipo

Y si ya estás usando una herramienta como INWOUT, activa la demo online para que la gente vea cómo funciona todo antes de lanzarlo. Eso reduce el rechazo inicial casi a cero.

Conclusión sin adornos: si no lo comunicas, no existe

No des por sentado nada. Si no explicas el sistema de fichaje, la gente no lo entenderá. Si no explicas cómo se gestiona la disponibilidad, se sentirán controlados.

No se trata de hacer un manual técnico. Se trata de hablar claro, dar contexto y escuchar de vuelta. Y sobre todo, recordar que esto no va de cumplir la ley solamente. Va de trabajar mejor, con menos fricciones.

Así que la próxima vez que pongas en marcha un sistema nuevo o actualices el que ya tienes, empieza por lo básico:

Explícalo bien. Hazlo simple. Y pregunta cómo mejorar.

¿Quieres automatizar este proceso y asegurarte de que todos entienden lo que toca hacer? Prueba gratis INWOUT.

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