Muchas empresas hacen malabares para garantizar una optimización del lugar de trabajo de manera eficiente y sin comprometer la seguridad, mejorando la gestión de los centros de trabajo, las personas, sus proyectos y sus espacios. Existe la necesidad creciente de aumentar la visibilidad en tiempo real para obtener una conciencia precisa sobre las horas y la asistencia en el lugar de trabajo.

Para muchas compañías es difícil hacer cambios en la gestión del tiempo de los empleados, pero un buen software de control asistencia lo todo hace para ti, con más flexibilidad y muchos menos dolores de cabeza.

Lo que hay que saber sobre un buen software de asistencia y de gestión del tiempo:

Normalmente el programa suele estar alojado en la nube, lo que lo hace accesible a diferentes empleados y gerentes en función de sus permisos. Estar en la nube también hace que sea más factible para las empresas más pequeñas que no tienen tiempo o dinero para mantener el software en sus propios sistemas.

El software genera informes automáticos basados ​​en los datos que tu empresa y empleados proporcionan. No se trata de datos «muertos», bloqueados en carpetas o sistemas informáticos antiguos.

Un buen programa te mostrará dónde trabajan los empleados y durante cuánto tiempo según las tareas específicas.

Otros programas de software incorporan opciones de aprobación para que los gerentes puedan aprobar turnos, proyectos o solicitudes de permiso.

Y además hay algunos otros que se integrarán con un lector de tarjetas (o incluso biométrico) para mejorar la recolección de datos.

Al igual que con cualquier opción de software, la mejor opción para tu negocio se basa completamente en tus necesidades y el número de empleados. Considera por un instante, por qué un programa de seguimiento de asistencia te ayudará a hacer crecer tu negocio.

Entender por qué el seguimiento de las horas y la asistencia son importantes.

Tal vez piensas que tienes cierto margen de maniobra respecto al ausentismo, y consideras que el seguimiento de asistencia y gestión de calendario laboral no es tan importante porque quizás todo se equilibrará a largo plazo…

Rotundamente, No. Sencillamente, tu negocio no puede crecer si está perdiendo dinero.

El 38% de los empleados se han ausentado por enfermedad a pesar de sentirse perfectamente bien. ¿Cuánto cuesta el ausentismo? Según Forbes, les cuesta a las empresas alrededor de 3.600€/año para los trabajadores que remuneran por hora (y 2.650€ para los trabajadores asalariados). Si multiplicamos por el número de empleados… cuesta mucho mucho dinero.

Hacer seguimiento de las horas laborales hace algunas cosas buenas al respecto:

• Te aseguras de que a los empleados solo se les pague por el trabajo que realmente están haciendo. Particularmente importante para los empleados que trabajan por hora.
• Te aseguras de que los empleados asalariados hagan más que cumplir con su «cuota» mínima.
• Te aseguras de que los clientes paguen por el tiempo que los empleados les dedican a ellos.
• Observa patrones de empleados que abusan de las políticas de tiempo libre (por ejemplo, enfermos mágicos todos los viernes soleados).

El uso de un programa para control de asistencia y gestión de calendario mejora aún más tus ahorros, te lo explico a continuación:

Identifica cuándo es el momento de automatizar.

Si aún usa tarjetas perforadas de papel, documentos estáticos de procesamiento de textos, incluso hojas de cálculo específicas para computadoras o incluso sistemas de tarjetas magnéticas más antiguos, está dejando la puerta abierta para errores de sistema o humanos, tarjetas ilegibles o deshonestidad (como por ejemplo, «los favores») , donde algunos empleados fichan a sus amigos que están ausentes o llegan tarde. También es probable que esté realizando un seguimiento de lo mínimo, ya que eso es todo lo que puedes gestionar con un sistema obsoleto.

Un buen programa elimina las conjeturas del cálculo de horas y asistencia, y también elimina totalmente la deshonestidad. Si te sientes abrumado por la administración de tu tiempo actual y el sistema de asistencia o si te das cuenta de que existen discrepancias en el tiempo de los empleados, la elección del software de control de asistencia y gestión de calendarios laborales debe ser tu próximo paso.

Nunca olvides que el tiempo es dinero.

En la mayoría de las grandes empresas, cuando un gran número de empleados entran y salen al mismo tiempo, en realidad pierden tiempo esperando para entrar y salir. Piénsalo. Se les está pagando mientras esperan para fichar, pagar por fichar.

Hay otras pérdidas de tiempo importantes como por ejemplo; registrar el tiempo de trabajo de un empleado. Es el aspecto que más tiempo consume, pero ¿adivina qué es lo segundo?

El cálculo de la nómina.

Estás gastando tiempo / dinero para calcular cómo gastar dinero por tiempo. Piénsalo.

Las empresas que han cambiado de un sistema manual a un enfoque automatizado, han reducido el tiempo necesario para lidiar con la nómina de cuatro a un día. ¿Qué puedes lograr durante 3 días de trabajo más al mes?

Como gerente o propietario, tu tiempo es valioso. Parece casi cómico que una gran parte de su tiempo se consuma en calcular el tiempo de otros. El software correcto puede poner fin a todo esto.

Conseguir el cumplimiento procesal y legal.

Confiar en los enfoques manuales múltiples para rastrear el tiempo y la asistencia abre la puerta a los problemas relacionados con las horas extraordinarias, las discrepancias y los conflictos con sus políticas internas. Cuantas más políticas, empleados y leyes deba cumplir, más difícil será hacerlo todo a mano o utilizando dos sistemas dispares que no se integren entre sí.

Al utilizar el software de tiempo y asistencia, puede eliminar parte del margen de maniobra por error y también ver fácilmente si los empleados no cumplen con las políticas de la compañía.

Descubre cómo se pasa el día.

¿Alguna vez te has preguntado a dónde va el tiempo? O ¿por qué, después de lo que parece una cantidad de tiempo adecuada, los empleados no terminan un proyecto?

El software de seguimiento de tiempo puede ayudarlo a usted y a sus empleados a saber dónde va el tiempo con mayor precisión. Puede detectar los residuos y ver qué necesita mejorar. Puedes ver cuánto tiempo tardan ciertas tareas.

Podría descubrir que necesita contratar o cambiar a sus empleados.

El software de seguimiento de asistencia y gestión de calendarios laborales trata de ahorrar tiempo y dinero, pero también de establecer un tesoro de datos maleables.

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