¿Y si una IA se encargara del control horario en 2025?
June 10, 2025
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Recuerdo perfectamente el momento en el que el Real Decreto-Ley 8/2019 nos cayó encima como un jarro de agua fría. Ni consulta previa, ni tiempo para prepararse: solo dos meses para adaptar a toda una empresa —con sus horarios, sus costumbres, su “flexibilidad”— a un sistema obligatorio de fichaje diario.
¿La reacción? Caos. Reuniones de urgencia. Debates eternos sobre si con una hoja de Excel sería suficiente. Preguntas razonables como:
· ¿Realmente hay que fichar todos los días?
· ¿Los trabajadores lo van a aceptar o pensarán que no confiamos en ellos?
· ¿Esto no va contra nuestra cultura de empresa flexible?
· ¿Qué pasa si alguien se olvida?
· ¿Y si fichan mal, quién lo corrige?
Ojo con esto: muchas de estas dudas siguen sin resolverse cinco años después. Y con la última reforma del Estatuto de los Trabajadores reforzando la trazabilidad digital y la inspección automatizada, la cosa ya no va de “cumplir por cumplir”: va de evitar sanciones de hasta 7.500 € y de mantener la casa en orden sin quemar al equipo.
¿Registro horario sí o sí? No hay debate: es obligatorio
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores lo deja clarísimo: las empresas están obligadas a registrar las entradas y salidas de cada persona trabajadora, independientemente del sector, el tamaño o la modalidad de jornada.
“…se deberá garantizar el registro diario de jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.”
Y no, no basta con decir que somos “flexibles”. La flexibilidad se negocia, se acuerda por convenio o pacto interno, pero el registro horario sigue siendo obligatorio.
Lo que suele fallar es el enfoque. No se trata solo de cumplir con una ley, sino de encontrar una forma de registrar sin que se note, sin molestar, sin burocracia extra. Y aquí es donde entra la tecnología.
El error más común: delegar el sistema a una hoja de cálculo
Durante los primeros meses post-decreto, muchas pymes tiramos por el camino fácil: plantillas de Excel, hojas impresas, fichas manuales firmadas. ¿Resultado? Un lío monumental.
· Archivos sin actualizar
· Gente que se olvida de fichar
· Correcciones manuales (ilegales si no se justifican)
· Imposibilidad de demostrar trazabilidad ante inspección
A mí me pasó. Una inspección sorpresa —por una denuncia anónima— y el Excel que usábamos no servía como prueba válida. ¿Por qué? Porque podía ser modificado a posteriori, no estaba sellado, ni había sistema de auditoría.
¿Recomendación? Invierte cuanto antes en un sistema digital. De los que sellan los datos, registran cada cambio y almacenan todo en la nube. Como explicamos en nuestra guía sobre fichaje legal, un sistema así no solo cumple, sino que te salva de multas, errores y discusiones internas.
¿Cómo debe ser el sistema ideal?
Según la última Instrucción del Ministerio de Trabajo, el sistema tiene que cumplir con tres condiciones básicas:
· Registrar inicio y fin de jornada de forma diaria
· Guardar los datos durante 4 años
· Ser accesible a Inspección de Trabajo en cualquier momento
Pero eso es solo el mínimo legal. Desde la experiencia, lo que realmente importa es esto:
· Que sea fácil de usar (si es incómodo, nadie ficha)
· Que esté accesible desde cualquier lugar (teletrabajo incluido)
· Que permita ajustes justificados (pausas, olvidos, cambios de jornada)
· Que se integre con vacaciones y ausencias (para tener el calendario completo)
Yo lo aprendí por las malas: tuvimos tres sistemas distintos en dos años, hasta encontrar uno que se adaptara a nuestra realidad. El que mejor nos ha funcionado es uno que se conecta al calendario del equipo y permite validación por parte de managers. Sin eso, el fichaje se vuelve un juego de ping-pong entre RRHH y empleados.
¿Y qué hay de la flexibilidad?
Aquí está el quid de la cuestión. La ley obliga a fichar, sí, pero también reconoce el derecho a una jornada flexible. El artículo 34.8 dice que el trabajador puede pedir adaptaciones de horario por razones de conciliación y la empresa debe justificar su rechazo.
Por tanto, no hay contradicción: puedes tener un sistema que registre… y aún así ofrecer flexibilidad.
Lo que recomiendo es esto:
· Definir tramos de fichaje (ej. entre 8:00 y 9:30 h de entrada)
· Permitir ajustes automáticos con aprobación
· Mostrar visibilidad de horas trabajadas en tiempo real
· Establecer políticas claras: cuándo se considera hora extra, cuándo no
Todo eso lo puedes gestionar con una herramienta como INWOUT, que además permite detectar automáticamente excesos de jornada y pausas no registradas.
Preguntas frecuentes que aún nos siguen llegando
A continuación, algunas de las dudas más habituales entre responsables de RRHH con los que hablo cada semana:
· ¿Y si fichan fuera de horario? → Se debe regular en el reglamento interno o convenio. Puedes permitirlo con justificación.
· ¿Puedo fichar por localización? → Sí. De hecho, el geofencing es una forma válida de registro si se informa y se respeta la privacidad.
· ¿Vale solo con entradas y salidas o también las pausas? → La ley habla de inicio y fin. Pero si hay turnos partidos o pausas largas, conviene registrarlas.
· ¿Y los trabajadores a distancia? → También deben fichar. El registro debe funcionar en remoto y dejar traza.
· ¿Y si alguien no ficha? → El sistema debe permitir revisión. Lo ideal es que el empleado reciba un aviso y pueda justificar.
Si te estás preguntando cómo resolver todos estos temas sin perder la cabeza, te diría esto: automatiza lo repetitivo, pero mantén el criterio humano en lo que genera conflicto.
Fichar bien no es castigar. Es proteger
Mucha gente —incluidos algunos directivos— siguen viendo el fichaje como un símbolo de control opresivo. Pero si lo haces bien, es justo lo contrario: es una forma de proteger tanto al trabajador como a la empresa.
Te cubre ante horas extra no pagadas, reclamaciones de absentismo, desacuerdos sobre jornadas parciales, inspecciones sorpresa. Y además, bien implementado, ayuda a la conciliación. Porque si sabes cuánto tiempo trabajas, puedes saber también cuándo parar.
“Lo que no se mide, no se puede mejorar. Pero lo que se mide mal, acaba estallando.”
¿Y ahora qué? Una reflexión para el colega de RRHH
Si todavía tienes dudas sobre si implementar (bien) un sistema de registro horario… te entiendo. Yo también las tuve. Pero déjame decirte que el verdadero problema no es el sistema. Es la falta de una cultura de tiempo transparente.
Empieza por ahí. Habla con tu equipo. Cuenta por qué se hace, para qué sirve, qué evitará. Implementa algo que funcione de verdad, no un paripé para la inspección. Y no te preocupes si al principio hay resistencia: también la hubo cuando pasamos del fax al email.
Ahora dime tú: ¿qué prefieres, tener una conversación incómoda ahora o una sanción de 7.500 € dentro de tres meses?
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