El fichaje digital favorece la productividad y la conciliación laboral

Lo que parecía una carga más… y terminó siendo una bendición

Cuando nos dijeron que el fichaje sería obligatorio, muchos lo vivimos como otra traba burocrática más. Otro trámite. Otro sistema. Más formación, más incidencias, más quejas. Yo fui uno de ellos. Pero tras cinco años de convivir con sistemas digitales de registro horario, puedo decirte que —si lo haces bien— no solo no es un estorbo, sino que puede ser una de las mejores herramientas para ordenar equipos, reducir conflictos y, sobre todo, mejorar la productividad real.

La realidad tras la normativa

Según el Ministerio de Trabajo, desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de sus trabajadores. La ley no decía cómo hacerlo, solo que debía cumplirse. Y ahí empezó el caos: plantillas en Excel, fichas en papel, aplicaciones low-cost sin trazabilidad… todo eso lo probamos.

A día de hoy, según datos recogidos en estudios de SoftDoit, solo el 37% de las empresas tiene un sistema informatizado de control horario. Eso deja fuera a más de dos tercios del tejido empresarial, muchas de las cuales ni siquiera conocen la ley.

Y aquí viene lo grave: no fichar correctamente no solo te pone en riesgo de multas de hasta 6.250 €, sino que te priva de una palanca de productividad muy poderosa.

Productividad real ≠ estar sentado más horas

Uno de los cambios de mentalidad más necesarios en RRHH es dejar de valorar la presencia por encima del rendimiento. El famoso “estar por estar” es el presentismo. Y según la última encuesta del INE, más del 56% de las empresas en España reconoce que sus empleados hacen acto de presencia sin ser realmente productivos.

El fichaje digital no elimina el presentismo por arte de magia, pero sí visibiliza. Empieza a poner cifras. Y donde hay datos, hay gestión.

<blockquote>Yo descubrí que había trabajadores con 10 horas diarias registradas... pero que no entregaban ni la mitad de resultados que otros con jornada flexible de 6 horas. Eso te hace repensar cómo lideras.</blockquote>


Las horas extra bajan cuando hay control

Según datos de la EPA, solo cinco meses después de aplicar la ley, las horas extra bajaron un 11,7%. No porque bajara el trabajo, sino porque bajó la trampa. Y eso es positivo.

Por cierto, si aún dudas de cómo fichar correctamente, revisa esta guía paso a paso del equipo de Inwout:

Cómo se tiene que fichar para evitar multas

Fichaje digital y conciliación: dos aliados inesperados

Conciliación no es sinónimo de teletrabajo, pero sin flexibilidad horaria no hay conciliación posible. Ahí es donde los sistemas digitales marcan la diferencia. Te permiten:

· Registrar entradas y salidas desde cualquier lugar (móvil, PC o tótem)

· Adaptar horarios a turnos rotativos, partidas o reducidas

· Notificar automáticamente los retrasos, fichajes ausentes o ausencias prolongadas

· Integrar las vacaciones en un sistema único y visible para todos

Y sí, esto reduce conflictos. Yo pasé de gestionar las vacaciones por email (¡caos absoluto!) a tener todo centralizado. Nadie me pregunta cuántos días le quedan, ni me escriben en agosto para cuadrar turnos.

Por qué no puedes permitirte seguir con Excel

Vamos al grano. Si usas Excel para fichar, estás en tres problemas:

· No es válido legalmente (porque es editable sin trazabilidad)

· No hay alertas ni auditoría de cambios

· Dependes de una persona para consolidar y verificar datos

Y lo sé porque ya lo viví. Me multaron por no tener el fichero de fichajes “cerrado”. Había líneas añadidas manualmente tras una inspección. El Excel nos condenó.

Hoy uso un sistema como INWOUT, donde cada entrada queda registrada, firmada digitalmente y con trazabilidad. Si hay cambios, queda constancia. Punto.

¿Y la productividad? Depende más del descanso que del horario

Una de las ideas más potentes que descubrí con el fichaje digital fue que la productividad no está ligada a la cantidad de horas, sino a cómo las distribuyes.

La mayoría de los picos de rendimiento se concentran en bloques de 90 a 120 minutos. Lo que haces después, muchas veces es rellenar. Si tienes una herramienta que permite parar, fichar pausas, reorganizar turnos… estás dando herramientas reales al equipo para rendir mejor.

Por cierto, hay un artículo buenísimo que habla justo de esto:

Cuándo parar para rendir más

Lo que sí funciona (y lo que no) en 2025

Te dejo una pequeña lista (basada en años de prueba y error):

· Funciona: sistemas con app móvil, geolocalización opcional, flujos de vacaciones integrados

· No funciona: herramientas que requieren 4 clics para fichar, o que se caen cada mes

· Funciona: dashboards para RRHH que te permiten ver el resumen diario en un vistazo

· No funciona: tener que exportar CSV para calcular horas extra cada semana

Y si estás pensando en cambiar, empieza pequeño. Una sola sede. Un solo equipo. Valida. Y luego crece.

Reflexión final: menos fichajes, más confianza (pero con control)

Decía mi abuela que “la confianza da asco”, pero también que “quien no se fía no es de fiar”. En RRHH, esto se traduce en equilibrio: necesitas sistemas que te permitan controlar sin generar desconfianza.

El fichaje digital no debería ser un arma para sancionar, sino una herramienta para acompañar. Si lo planteas como una forma de organizar mejor el trabajo, y no como una vigilancia encubierta, el equipo lo percibe como una ayuda.

Y por cierto, si aún estás evaluando opciones, busca soluciones que no solo cumplan la ley, sino que se adapten a tus procesos reales. Porque fichar, en realidad, es solo el principio.

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