¿Y si una IA se encargara del control horario en 2025?
June 10, 2025
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Recuerdo cuando por primera vez nos hablaron de que “era obligatorio registrar la jornada diaria”. Algunos en la empresa creyeron que bastaba con poner una hoja de firmas en la entrada. Otros pensaron que eso era para las fábricas, no para nosotros. Nadie tenía claro hasta qué punto era serio el asunto. Hasta que llegó una inspección.
Y ahí, ya no hay vuelta atrás.
Hoy, en 2025, el Estatuto de los Trabajadores no solo mantiene esa obligación. La ha reforzado. Y la reforma es mucho más dura de lo que parece: porque ahora las sanciones no se andan con rodeos, la trazabilidad es obligatoria, y las herramientas cutres (Excel incluido) ya no valen.
Qué dice el Estatuto realmente sobre el registro diario
Aunque muchos siguen citando el artículo 34, el punto clave está en el artículo 35.5, el de las horas extraordinarias. Y no es nuevo. El texto ya indicaba hace tiempo:
· La jornada diaria se debe registrar día a día
· El total mensual se entrega junto con la nómina
· Se deben conservar los registros durante 4 años
Ahora bien, tras el Real Decreto-ley 8/2019 y su aplicación real desde mayo de ese año, ya no se trata solo de las horas extra: hay que registrar la jornada completa. Y más aún tras las nuevas instrucciones de la Inspección de Trabajo publicadas en 2024.
“El sistema debe ser veraz, inalterable y accesible, garantizando la autenticidad de los datos de entrada y salida de cada trabajador.”
— Instrucción 8/2023, Ministerio de Trabajo
Lo que aprendí tras probar 5 sistemas distintos
Sí, cinco. Desde el Excel compartido en Drive (spoiler: no vale), hasta soluciones biométricas que nos costaron más en mantenimiento que en sanciones evitadas.
Te cuento lo que no funcionó:
· Sistemas que permiten editar registros sin rastro
· Aplicaciones que solo almacenan localmente y no en la nube
· Fichajes que no diferencian entre jornada real y conexión a internet
Y lo que sí funciona:
· Un sistema digital que registra en tiempo real
· Que permite fichar desde el móvil, con geolocalización o geofencing
· Que genera informes automáticos y accesibles en caso de inspección
· Que el trabajador entienda (y acepte) como herramienta útil, no como castigo
Una herramienta como INWOUT hace justo eso: te da trazabilidad, automatiza lo repetitivo y cumple con todos los requisitos técnicos sin pedirle a nadie que se convierta en técnico de sistemas.
¿Por qué tantos siguen sin cumplir?
Los datos son preocupantes. Según la EPA, a mediados de 2017, el 45% de las horas extra no se pagaban. En 2024, la cosa ha mejorado… pero no tanto como debería. En parte, porque muchas empresas siguen confiando en que “no les va a tocar”.
El problema es que ahora la inspección se ha digitalizado. Y si no puedes acreditar un registro fiable, la LISOS lo considera infracción grave: hasta 7.500 € por centro de trabajo.
Y ojo, que esto no es un titular. Me consta —porque lo he visto con mis propios ojos— que empresas con menos de 15 empleados están siendo sancionadas. Porque alguien olvidó fichar. Porque el sistema no guardaba logs. Porque no se podían justificar pausas.
¿Qué debería tener un sistema de registro para cumplir y ayudar?
Aquí no basta con cumplir la ley. Si quieres que funcione, necesitas que el sistema:
· Sea transparente para el empleado
· Se adapte a trabajo remoto, turnos partidos, jornadas flexibles
· Permita notificaciones y recordatorios automáticos
· Genere informes firmados electrónicamente
· Esté preparado para mostrar todo (sin editar) ante una inspección
Por ejemplo, en la demo online de INWOUT puedes ver cómo se automatiza incluso el envío mensual de horas a cada empleado. Eso no solo cumple, también construye confianza.
Cómo gestionamos nosotros el registro de jornada
Lo cuento tal cual lo hacemos ahora. Y créeme, nos ha llevado años afinar este proceso:
· Cada trabajador ficha desde su móvil o su ordenador
· La hora de entrada puede modificarse (solo si hay justificación y doble aprobación)
· Los registros se integran con vacaciones y ausencias
· Se genera un PDF mensual que el trabajador recibe y puede firmar digitalmente
· Ante incidencias, hay un sistema de revisión interna
· Todo queda registrado, con sello de tiempo, sin posibilidad de edición retroactiva
Además, usamos la herramienta para detectar acumulación de horas extra antes de que se convierta en un problema. Una cosa es trabajar un día más, otra es quemar al equipo sin darte cuenta.
¿Y si tengo un modelo híbrido?
Muchos preguntan: ¿y si parte del equipo está en remoto? ¿Cómo se hace ahí?
Sencillo: fichaje online con geolocalización opcional. No se trata de vigilar, sino de dejar constancia. Puedes establecer zonas horarias, permitir intervalos de entrada o salida, y gestionar excepciones sin problema. Pero tiene que quedar registrado.
Con un sistema como INWOUT, puedes incluso automatizar la salida a determinada hora si no se ha fichado. Así evitas acumulaciones fantasma de horas extra.
No se trata de fichar, se trata de cuidar el tiempo
Durante años el registro horario se vio como una obligación incómoda. Hoy, bien planteado, es una herramienta poderosa para la cultura del tiempo bien usado.
Protege a la empresa, sí. Pero también al empleado. Da visibilidad, ordena procesos, y si está bien comunicado, puede integrarse en la cultura sin fricciones.
“La ley nos obliga a registrar, pero somos nosotros quienes decidimos cómo queremos trabajar.”
Si todavía no lo tienes implementado de forma seria, te animo a probarlo hoy mismo. La herramienta existe. Solo tienes que decidir dejar de hacer parches.