¿Y si un empleado te denuncia por horas no registradas?

Hoy vengo con uno de esos temas que, si llevas años en gestión de personas como yo, sabes que de verdad pueden quitarte el sueño: ¿y si un empleado te denuncia por horas no registradas? Créeme, conozco el tema de sobra. Lo he vivido en carnes propias y lo he visto en empresas vecinas. Y si te suena lejano, ojo: cada vez pasa más. La Inspección de Trabajo está muy encima, y la justicia, más aún. Aquí no hay espacio para despistes ni postureo tecnológico. Te lo cuento sin rodeos, desde la experiencia y con ejemplos reales.

Por qué deberías (de verdad) preocuparte por el registro horario

No tener las horas bien registradas no es como si se te escapa algún detalle administrativo. Es jugártela a una sanción que puede llevar tu margen de beneficios al terreno negativo en solo un par de inspecciones. Y no exagero: he visto sanciones de hasta 7.500 euros por trabajador solo por no tener el sistema en regla.

Parece una tontería pero la obligación de las empresas de llevar un registro de la jornada es total. Así lo dicta la ley desde hace años (Real Decreto-ley 8/2019) y lo han ratificado sentencias famosas como la del trabajador madrileño que anotó sus horas en una libreta y se llevó 67.000 euros más un 10% de interés simplemente porque la empresa no llevaba registro. Si te quieres poner al día sobre este caso y la vuelta que dio la jurisprudencia, aquí tienes la referencia directa que recomiendo 67.000€ por horas extra en una libreta: La empresa no registraba la jornada.

La carga de la prueba ha cambiado: si el empleado muestra indicios razonables de haber hecho más horas y tú no puedes demostrar lo contrario con tus registros... la has perdido antes de entrar en sala.

Lo que antes colaba y ahora ya no (experiencia propia)

Recuerdo como hace unos años muchos hacíamos la vista gorda o permitíamos hojas Excel o papeles firmados sin revisión. Yo mismo, lo reconozco, pensaba que si nadie protestaba, no pasaba nada. Error. Un trabajador cabreado, un despido no bien gestionado y, de pronto, esa hoja anónima de firmas se convierte en tu peor enemigo en juicio. He perdido juicios por esto. El factor humano cuando se rompe la confianza no lo arregla una hoja Excel ni una app sin control.

Ejemplos reales de empresas que se la han jugado

· Caso de horarios "predefinidos": La empresa registraba jornadas fijas, ignorando los cambios reales. Cuando un par de empleados comunicaron por email que estaban haciendo más horas, la empresa no tenía cómo rebatirlo. Resultado: Inspección de Trabajo, sanción, y un clima laboral por los suelos. · Fichajes "salteados": Un cliente mío decidió permitir a varios jefes que ficharan a última hora, "ya nos conocemos todos". Ojo con esto. Un empleado presentó su cronología de Google Maps, demostró presencia continuada fuera del trabajo dos tardes seguidas y... otra sanción. No se trata de saber quién es "de confianza"; el sistema tiene que valer para todos, sin excepciones.

Qué dice la ley y qué quiere la Inspección de Trabajo

La legislación vigente (ver el BOE: Estatuto de los Trabajadores) es clarísima: el artículo 34.9 obliga a registrar de manera diaria el horario de cada persona y conservar los datos durante al menos 4 años a disposición de la Inspección. El Ministerio de Trabajo recalca que el sistema elegible da igual, pero ha de ser fiable e integral. Nada de sistemas que se pueden modificar a posteriori y, sobre todo, accesible tanto para la empresa como para el trabajador (algo que muchos siguen ignorando... y se les cae el caso después).

Por cierto, y esto lo aprendí a las malas: no basta con tener registro. El sistema debe ser transparente, auditable y, cuando toque, imprimir todos los reportes. Si tienes dudas de si lo tuyo aguantaría una auditoría, no lo dudes: no lo hará.

Si no tienes registro, ¿qué pasa cuando te denuncian?

Te lo digo como lo he vivido: · Primero, Inspección de Trabajo pedirá la documentación. Si no la tienes, sanción directa. · Si hay denuncia del trabajador (por ejemplo, porque no se pagan extra o jornadas partidas mal compensadas), la balanza de la prueba va a favor de su relato. Ellos muestran sus WhatsApp, emails, capturas de pantalla, incluso cronología de móviles. Sí, todo esto se acepta como prueba. · Te arriesgas a que te obliguen a pagar todas las horas reclamadas, pluses, cotizaciones atrasadas y, en casos extremos, recargos de hasta el 10% anual y responsabilidad ante la Seguridad Social.

He visto empresas pequeñas a las que un lío de estos les costó más de un año de beneficios. Y no es solo lo económico: la reputación de la empresa, las relaciones internas... todo se resiente.

Casos paradigmáticos y cómo me marcaron

1. La libreta milagrosa

Una gerente de PYME desconocía el verdadero horario de sus comerciales. Un trabajador llevaba una libreta y, ante la falta de registros oficiales, se la presentó al juez. Resultado: pago de todas las horas extra, más recargos. La Inspección sostuvo que era obligación empresarial controlar cualquier sobresfuerzo, no el trabajador demostrarlo. No me cansaré de decirlo: aunque suene injusto, la empresa pierde por defecto si no tiene datos objetivos.

2. El "siempre hemos hecho así"

Mi mayor error fue confiar en sistemas manuales. Los empleados firmaban entrada/salida y nadie comprobaba. Cuando una trabajadora alegó mobbing y que le obligaban a quedarse hasta tarde, descubrí que firmar no significa estar. Fallo mío: si no hay corroboración digital y trazabilidad, no vale para nada.

3. El caso del despido disciplinario por no fichar

No solo se sanciona la falta de registro desde la empresa. Un despido por reiterado incumplimiento del fichaje fue validado por el Tribunal Superior de Justicia de Galicia (Despido procedente: "No fichaba y le avisaron"). La empresa demostró que el sistema estaba disponible y que el trabajador insistía en no usarlo pese a advertencias. Y sí, el despido disciplinario fue procedente. Moraleja: la responsabilidad es compartida, pero el deber de facilitar el sistema recae en la empresa siempre.

¿Funciona el control horario digital o es postureo?

Aquí soy rotundo: no todo lo digital es solución, pero tener un sistema robusto ayuda, y mucho. Los sistemas digitales (software homologado, Apps, fichaje biométrico, etc.) no solo te permiten guardar auditorías, sino que evitan manipulaciones y te ahorran debates eternos. Siempre recomiendo contar con opciones sencillas, accesibles y que permitan tanto a RRHH como a cada empleado revisar sus fichajes. Pero ojo, un sistema digital cutre o sobre el que permite editar sin control... te mete en el mismo lío que un Excel manipulado. Yo mismo tuve que cancelar un sistema barato porque detecté que los mandos intermedios llegaban a modificar fichajes "por ayudar a la gente". Ni se os ocurra esa vía.

Por otra parte, ahora hay opciones para todas las tallas de empresa. Desde soluciones low-cost hasta servicios completos. Si quieres profundizar en los criterios de elección, te recomiendo este análisis reciente con consejos útiles: Cómo un sistema de control horario te protege de posibles demandas por parte de tus empleados.

Simulación: qué pasa tras una denuncia (con ejemplo práctico)

Pongamos que “Pedro”, administrativo, te denuncia ante Inspección alegando que viene realizando una media de 9,5 horas diarias pero solo le constan 8 fichadas porque a última hora se le pide siempre algo “urgente”. Presenta emails enviados fuera de horario y mensajes de WhatsApp cada miércoles al jefe, “termino la tabla y me voy”. ¿Y los registros tuyos? Solo sale el fichaje de entrada digital y la salida, con un margen fijo (cosa que nunca habías revisado). La Inspección pregunta por esos minutos extra, detecta patrón de entradas y salidas idénticas, e interpreta que son registros simulados.

Como empresa: sanción directa más cálculo de atrasos, cotizaciones y posibilidad de recargo. Pedro, además, gana la credibilidad ante el juez. He vivido algo casi calcado y te digo: al final, todo el equipo perdió confianza y se disparó la rotación. Eso cuesta mucho más que cualquier multa.

Errores frecuentes (y cómo los pagué en su día)

· Externalizar el control en mandos sin formación: Piensas que basta con darles acceso al sistema, pero luego surgen los "favores" y las lagunas. Si RRHH no controla y audita semanalmente, tienes un agujero. Yo ya lo probé y no funcionó en absoluto. · No validar la correspondencia entre fichajes y presencia real: El fichaje no sirve de nada si el empleado se va a tomar café dos horas cada día o si hay "acuerdos" para fichar al compañero. Recomiendo cruzar el registro con ausencias, permisos y observaciones regulares. · Delegar 100% en tecnología: El control horario es cultura y gestión, no solo software. Necesitas formación constante, espacio para dudas y revisiones periódicas. Lo que suele fallar es pensar que "el sistema se encarga solo". Cuando surgen conflictos es porque nadie quiere mirar los informes... hasta que arde el asunto.

¿Se puede pactar el registro con la plantilla? ¿Hasta dónde negociar?

El artículo 34 del Estatuto permite que la forma concreta del sistema se acuerde por convenio o consulta con la representación legal de los trabajadores. Sí, pero con límites. Yo personalmente recomiendo decidirlo en comité y hacerlo lo más sencillo posible, pero siempre documentando cada consenso, porque si mañana surge un conflicto y no hay acta, Inspección lo ignora. Y, muy importante, nunca aceptes acuerdos verbales sobre no fichar horas extra a cambio de compensaciones "en especie". Cuando hay juicio, la Inspección y el Juez ignorarán los pactos no escritos, y la empresa lo pierde todo.

¿Qué recomiendo ahora después de tantos errores?

· Adopta un sistema digital auditable, con acceso para todos y revisiones periódicas mensuales de RRHH. · Formar a los mandos intermedios (y, por cierto, a los empleados) sobre la importancia legal y reputacional de registrar bien. Aunque cueste. · Cruzar registros con ausencias, calendarios y justificaciones. Si algo no cuadra, investigarlo antes de que llegue una denuncia. A mí me sirvió hacerlo así porque me ha evitado más de un problema que podía haber acabado en juicio. · Documentar cualquier solicitud o discrepancia sobre el registro, por nimia que parezca. En serio, un email guardado a tiempo vale su peso en oro.

El control horario bien planteado no solo te evita juicios, también ahorra conflictos y mejora la relación con el equipo. El drama solo llega cuando alguien quiere "ahorrar tiempo" y acaba costando el doble.

Reflexión realista: esto va de confianza, no solo de cumplir el expediente

Al final, te lo digo claro: el registro horario no es la panacea, pero es tu seguro. Si quieres evitarte disgustos, invierte tiempo y recursos en hacerlo impecable. No te fies de los “trucos” o atajos, porque los atajos en recursos humanos solo llevan al campo de minas judicial. Y si todavía tienes dudas de por qué esto se ha convertido en una obsesión para todos los que lideramos equipos, repasa la hemeroteca judicial de los últimos años. Como dice el refrán: “Donde hay patrón, no manda marinero… pero si el patrón no controla el timón, la marea lo tumba.”