¿Se puede automatizar el control horario?

Hace solo unos años, hablar de automatizar el fichaje sonaba a ciencia ficción o, como mucho, a algo reservado para multinacionales con presupuestos infinitos. Pero en 2025, automatizar el control horario no solo es posible: es recomendable. Especialmente si estás harto de perseguir fichajes olvidados, corregir errores o explicar una y otra vez cómo funciona el sistema a nuevos empleados.

Como responsable de RRHH, te lo digo claro: si no estás explorando formas de automatizar el registro horario, te estás complicando la vida. Porque sí, se puede. Y sí, es legal. Pero como todo en este mundo, hay matices importantes.

¿Cómo funciona la automatización con geofencing?

La solución más efectiva y elegante que he probado se llama geofencing. Básicamente, creas una “geocerca” alrededor de tu centro de trabajo y, cuando el móvil del empleado entra o sale de esa zona, se registra automáticamente el fichaje. Sin abrir la app. Sin tocar nada.

¿Cómo lo implementas?

· Crea la geocerca desde la plataforma de tu sistema de control horario (por ejemplo, INWOUT).

· Asegúrate de que todos los trabajadores instalen la app en sus móviles.

· Configura horarios, excepciones y los dispositivos autorizados por persona.

· Informa y recoge el consentimiento de los empleados (clave para cumplir el RGPD).

Y ya está. El sistema se encarga del resto. El trabajador entra en la zona geográfica, y ¡pum! fichaje registrado.

¿Es legal geolocalizar a los empleados?

Esta es la gran pregunta, y la respuesta es sí, pero con condiciones.

· Consentimiento expreso: el trabajador debe autorizar el uso de su ubicación. Nada de activar la geolocalización por defecto.

· Finalidad legítima: solo puedes usar la ubicación para lo necesario. Control horario, no para espiar.

· Limitación temporal: solo se rastrea durante la jornada laboral.

· Proporcionalidad: si hay métodos menos invasivos, debes valorar su uso.

· Información clara: explica qué se recopila, cuándo y por qué.

Si usas móviles de empresa, puedes establecerlo por contrato. Si son dispositivos personales, el consentimiento del trabajador es obligatorio. En cualquier caso, guarda toda esta documentación y deja constancia en el reglamento interno.

¿Por qué automatizar el fichaje?

Porque el control horario, aunque obligatorio por ley, no debería ser una carga ni para RRHH ni para los trabajadores. Estas son las ventajas que yo he experimentado:

· Reducción de olvidos (las notificaciones no bastan, la automatización no falla)

· Fichajes 100 % trazables y verificables

· Ahorro de tiempo en gestión y soporte

· Datos en tiempo real, accesibles y exportables

· Mayor cumplimiento legal con menos esfuerzo

Y, sobre todo, te evita la típica discusión de “¿pero fiché o no fiché ese día?”

¿Qué dice la ley?

El artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores y sus reformas de 2019 y 2024/2025 establecen que:

· El registro debe recoger la hora de entrada y salida de cada empleado.

· Debe conservarse durante 4 años.

· Ha de estar disponible para inspección en cualquier momento.

La legislación no especifica cómo debe registrarse, solo que el sistema sea:

· Fiable

· Inalterable

· Accesible

Por eso, automatizar mediante geofencing o reconocimiento facial sí es válido, siempre que se cumpla con los requisitos de trazabilidad y protección de datos.

¿Qué necesitas para empezar?

Te dejo una checklist basada en mi experiencia:

· Un sistema compatible con automatización (INWOUT lo tiene)

· Una política de privacidad clara y compartida con los empleados

· Formación básica para RRHH y mandos intermedios

· Consentimiento informado registrado

· Un sistema de excepciones y validaciones (para cuando el sistema falle)

Además, si tu equipo trabaja en movilidad, asegúrate de usar fichaje por zonas múltiples o geofencing dinámico, que permite registrar en distintas ubicaciones.

¿Qué pasa si no automatizas?

Lo de siempre:

· Fichajes olvidados

· Correcciones manuales

· Informes a medias

· Riesgo de sanción

· Mala experiencia de usuario

Lo más frustrante es ver que, por no invertir un poco en tecnología, acabamos haciendo malabares administrativos que consumen tiempo, paciencia y credibilidad interna.

Lo que yo aprendí

Cuando implementamos automatización en nuestra empresa, muchos empleados tenían dudas. Algunos incluso se negaron al principio. Pero después de tres meses de pruebas, encuestas y ajustes, logramos:

· Aumentar el porcentaje de fichajes correctos al 98 %

· Reducir a cero los fichajes duplicados o manuales

· Ahorrar 4 horas semanales en RRHH solo en validaciones

Ahora mismo, nadie quiere volver al sistema anterior. Incluso los más reticentes reconocen que no tener que recordar cada día cuándo fichar mejora su productividad.

Automatiza sin complicaciones

Si quieres dejar atrás el caos de hojas de cálculo, fichajes olvidados o sistemas poco fiables, la solución pasa por elegir un sistema que trabaje por ti.

Te recomiendo probar INWOUT, una app que automatiza el fichaje con geolocalización y geofencing, integra ausencias, vacaciones y tiempos de descanso. Compatible con todo tipo de dispositivos, pensada para empresas que quieren cumplir sin complicarse.

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“Cuanto más automático sea el cumplimiento, más humano podrá ser el trabajo”.

El control horario no tiene que ser una lucha. Solo una rutina que fluye sola.

¿Listo para dejar que la tecnología te quite un problema de encima?

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