Dos tercios de las empresas todavía no tienen un control horario adecuado en 2025: situación, normativa y soluciones

Tras casi seis años de la entrada en vigor del registro horario obligatorio en España, dos tercios de las empresas aún carecen de una solución digital de control horario para cumplir con la normativa laboral vigente. Un estudio de SoftDoit reveló en 2019 que solo el 37% de las empresas disponía de un sistema informatizado para registrar la jornada, y apenas el 46,6% conocía la ley que obligaba al registro diario . Aunque la concienciación ha aumentado y la mayoría de empresas afirma “fichar” la jornada, muchas lo hacen con métodos defectuosos o manuales, quedando en situación de incumplimiento. En este artículo analizamos la normativa actualizada hasta 2025, los niveles de implantación por tamaño y sector, las consecuencias legales y económicas de incumplir, las soluciones disponibles y su penetración, la opinión de expertos sobre el bajo cumplimiento y recomendaciones prácticas para las empresas rezagadas. Un correcto control horario no solo evita sanciones, sino que mejora la transparencia laboral, la productividad y asegura el cumplimiento de la reforma laboral en curso.

Contexto legal: del Real Decreto-ley 8/2019 a la reforma de 2025

La obligación legal de registrar la jornada laboral en España comenzó el 12 de mayo de 2019 con el Real Decreto-ley 8/2019. Esta norma modificó el Estatuto de los Trabajadores para requerir que todas las empresas garanticen un registro diario de la jornada de cada empleado, incluyendo la hora de inicio y fin de la jornada . Además, impuso que dichos registros se conserven por 4 años y estén accesibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo . El objetivo era frenar la realización de horas extras no pagadas y aportar seguridad jurídica en materia de tiempo de trabajo .

En un primer momento, la ley no especificó el formato del registro, lo que permitió que muchas empresas adoptaran soluciones básicas en papel o Excel para cumplir “mínimamente” con la norma . Estos métodos manuales resultaron poco fiables y fácilmente manipulables, como señaló el Ministerio de Trabajo; de hecho, en 2022 un tribunal llegó a sentenciar que la hoja de papel no es un registro válido por su inexactitud . La pandemia de 2020 también tensionó el control horario, pues el auge del teletrabajo obligó a flexibilizar y digitalizar el fichaje a distancia . Para 2021, el Gobierno endureció las sanciones por registro horario irregular, elevándolas un 20% y permitiendo en casos graves multas acumulativas por cada trabajador afectado .

Reforma laboral de 2025: En respuesta a los “fraudes” detectados en el registro horario y como parte de un paquete de medidas que incluye la reducción de la jornada semanal a 37,5 horas, el Gobierno presentó en 2025 una reforma que digitaliza al 100% el control horario. Este nuevo marco legal (pendiente de aprobación definitiva) exigirá registros exclusivamente por medios digitales fiables, prohibiendo el uso de papel o plantillas de Excel . Se busca un registro “eficaz, objetivo, fiable, accesible e interoperable”, por lo que:

• Registro solo digital: Se elimina el soporte papel; incluso las hojas de cálculo de Excel dejarán de ser válidas . Cada fichaje deberá quedar en un sistema electrónico inalterable.
• Fiabilidad e integridad: Los datos deben reflejar fielmente la jornada y ser difíciles de modificar una vez registrados .
• Acceso remoto de la Inspección: La Inspección de Trabajo podrá acceder en tiempo real y de forma telemática a los sistemas de registro . Esto permitirá detectar al instante irregularidades, incluidas aquellas relacionadas con la nueva jornada reducida.
• Acceso para empleados y representantes: Cada trabajador podrá consultar su registro fácilmente con su identidad, y los representantes sindicales tendrán también acceso remoto .
• Prohibición biométrica: Ya desde 2023, la Agencia de Protección de Datos y normativa europea han prohibido el fichaje por huella dactilar o reconocimiento facial por intrusivo . La reforma reafirma esta prohibición.
• Requisitos técnicos pendientes: Se prevé que la reforma entre en vigor en verano de 2025 y sea exigible antes de finalizar 2025 . Queda por concretar detalles técnicos, especialmente cómo implementar el acceso remoto de la Inspección y garantizar la interoperabilidad entre sistemas.

En paralelo, el régimen sancionador se actualizará: actualmente, no registrar la jornada constituye una infracción gravesancionable con entre 751 y 7.500 euros por empresa . El borrador de 2024 eleva las multas hasta 10.000 € en su grado máximo , e introduce la posibilidad de multar por cada trabajador sin registrar, acumulando infracciones . Es decir, una pyme que no registre a 5 empleados podría enfrentar 5 sanciones sumadas, lo que explica que en casos muy graves las multas totales puedan superar los 200.000 € . Con estas medidas, el Gobierno busca acabar con las “trampas” detectadas: hasta 2023, la Inspección descubrió más de 11.000 empresas haciendo trampas en el registro horario dentro de sus campañas de control .

Grado de implantación del control horario en las empresas (2025)

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A pesar de la obligación legal, dos tercios del tejido empresarial español siguen sin disponer de una solución informática de control horario realmente efectiva. En la encuesta de SoftDoit realizada en 2019, solo el 37% de empresas contaba con un software o sistema informatizado para registrar la jornada, y apenas un 35% tenía algún sistema de control de presencia (fichaje físico) . Dicho de otro modo, más del 60% no tenían ninguna herramienta específica, apoyándose en hojas de papel, libros de registro o simplemente nada. Es revelador que por esas fechas más de la mitad de los directivos ni siquiera conocían la nueva ley de fichaje diario . Este retraso inicial se atribuye a la falta de difusión y a que muchas pymes no estaban preparadas tecnológicamente.

Tras la entrada en vigor de la norma en mayo de 2019, la implementación subió rápidamente, al menos en forma aparente. A finales de 2019, un 72% de las pymes declaraba cumplir con el registro horario obligatorio (frente al ~37% de unos meses antes). Muchas empresas improvisaron soluciones: cerca del 57% de los empleados pasó a fichar sin software específico, usando métodos manuales o registros introducidos por terceros . De hecho, más de la mitad de las pymes optó por mecanismos alternativos al software dedicado (por ejemplo, plantillas de Excel o fichajes en papel) en lugar de aprovechar soluciones en la nube . Esta resistencia a digitalizar completamente el proceso ha perdurado hasta la actualidad. Un informe de InfoJobs a fines de 2023 revela que 2 de cada 3 trabajadores (66%) en España no registran realmente todas sus horas trabajadas debido a “limitaciones en el sistema de registro de su empresa”, lo que implica que muchas empresas mantienen sistemas poco eficaces o con deficiencias . En algunos casos, los empleados subreportan horas (42% dicen fichar menos de las que trabajan) porque el sistema no permite registrar ciertas pausas o trabajo extra; en otros, curiosamente, un 33% declara registrar más horas de las reales, ya sea por error o por presión para mostrar cierta dedicación .

Diferencias por tamaño y sector: La implantación del control horario ha sido desigual según el tipo de empresa. Las grandes empresas y sectores altamente organizados fueron los primeros en adaptarse: muchas ya tenían sistemas de fichaje o ERPs integrados antes de 2019. Entre las pymes, las más habituadas al control horario antes de la ley estaban en Administración (16%), Comercial/Ventas (14%) y Tecnología/IT (12%), según el estudio de Capterra . Eran sectores de “oficina” donde ya se llevaba cierto control de horarios. En cambio, sectores tradicionalmente proclives a horas extra no registradas, como comercio y hostelería, partían con bajo cumplimiento (de hecho, en 2018 casi el 26% de las horas extra no pagadas en España se concentraban en comercio y hostelería ). Tras la entrada en vigor de la ley, los sectores que más aceleraron la adopción de sistemas de registro fueron Educación (+18%) y Turismo (+12%), que pasaron de casi nada a implementar fichaje en muchos centros . En cuanto al tipo de centro de trabajo, las oficinas lideran el cumplimiento (48% de los casos de registro en pymes ocurren en oficinas), seguidas de instituciones educativas (12%), mientras que hoteles, restaurantes y establecimientos de hostelería representaban apenas un 8% de los que registraban en 2019 –indicativo de que este sector iba rezagado. Sorprendentemente, fábricas y almacenes solo suponían el 10% de las pymes con registro , quizás porque muchas industrias grandes ya cumplían aparte del universo pyme, o porque entre las más pequeñas aún no se veía como prioridad.

Por tamaño, los datos sugieren que las microempresas fueron las más reticentes: muchas con pocos empleados optaron por la informalidad inicialmente. Las pymes jóvenes (1–5 años de actividad) mostraron más agilidad en adaptarse (representaban el 27% de las que cumplieron pronto), pero las que más cumplían eran empresas de 6–15 años (36% del total de pymes cumplidoras) . Esto indica que empresas ya consolidadas pero con cierto recorrido han asumido mejor la normativa que quizá negocios muy veteranos o muy nuevos sin recursos.

En 2023, los expertos laboralistas afirman que la obligación de registrar la jornada está “totalmente asumida por las empresas” en el sentido de que pocas niegan ya su deber de fichar . Sin embargo, tener un registro “cualquiera” no garantiza cumplir la ley. Muchos sistemas empleados son defectuosos o no cumplen los parámetros legales, lo cual, según advierte la abogada Alejandra Augustín, “se sanciona como si no se tuviera ningún medio de control”, es decir, con las mismas multas de 751 a 7.500 € . En la práctica, fichar en papel y guardar la hoja en un cajón equivale a no hacer nada a ojos de la Inspección. Esto explica que, aunque la mayoría de empresas digan tener algún sistema, la mitad siguen incumpliendo realmente. De hecho, en mayo de 2022 (tres años tras la ley), se reportaba que “la mitad de las empresas incumplen el registro horario” aún, y la proporción de horas extra no remuneradas seguía casi igual de alta que antes de la norma . La Inspección intensificó sus controles: entre 2019 y 2022 realizó 4.804 actuaciones sancionadorasespecíficas por registro horario, imponiendo casi 7,3 millones de euros en multas acumuladas . Solo en 2022 se destaparon 1.358 infracciones (el máximo anual hasta la fecha) con sanciones que sumaron 2,14 millones , evidencia de que muchas empresas habían “fichado en falso” o no habían sostenido el cumplimiento en el tiempo.

Consecuencias legales y económicas de incumplir el registro horario

Infringir la obligación del registro horario conlleva importantes riesgos legales y financieros para las empresas. Desde la reforma de 2019, no llevar un adecuado control de la jornada es considerado infracción grave en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social. Las sanciones económicas se han endurecido en los últimos años:

• Multas directas: Originalmente oscilaron entre 626 y 6.250 euros por empresa infractora. Tras la actualización de 2021, las sanciones subieron aproximadamente un 20%, situando el rango actual entre 751 y 7.500 euros en función de la gravedad . Como vimos, en 2025 se plantea elevar el máximo a 10.000 €.
• Multas acumulativas: Con la reforma próxima, ya no habrá “una única multa” por empresa; la Inspección podría multar por cada trabajador sin registrar . Esto multiplica exponencialmente el coste para medianas y grandes empresas. Por ejemplo, si una empresa con 50 empleados no registra la jornada, podría enfrentarse teóricamente a 50 infracciones sumando hasta 50 x 7.500 = 375.000 € (en caso de grado máximo por dolo manifiesto).
• Órdenes de subsanación: Además de multas, la Inspección suele emitir requerimientos para que la empresa implante un sistema de control horario. En 2019 se ordenaron al menos 189 requerimientos de este tipo en los primeros meses . Ignorar un requerimiento puede agravar las sanciones e implicar reincidencia.

No cumplir con el registro horario tiene más implicaciones que la simple multa administrativa. Como señala la experta Ana Gómez (Ceca Magán), al incumplimiento del fichaje “pueden derivarse otros” problemas legales ligados a la jornada . Por ejemplo:

• Impago de horas extra: Si no se registra la jornada, es más fácil encubrir horas extraordinarias no retribuidas. Pero si una inspección descubre esas horas, la empresa enfrenta no solo la multa por registro irregular sino también sanciones por fraude en tiempo de trabajo e incluso reclamaciones salariales. En 2021 se detectaron 3 millones de horas extra semanales sin retribuir en España . Los trabajadores podrían demandar el pago retroactivo de esas horas, con intereses y recargos a la empresa.
• Vulnerar el derecho a la desconexión: La normativa actual y la reforma refuerzan el derecho del empleado a desconectar fuera de su jornada. Si la falta de registro encubre que un empleado estuvo pendiente del trabajo fuera de hora (contestando correos, etc.), se podría alegar vulneración de este derecho, con indemnizaciones por daños a la salud (estrés, etc.) .
• Incumplir descansos legales: El Estatuto exige un descanso mínimo de 12 horas entre jornadas y limitaciones a la jornada máxima diaria. Sin un registro fiable, se puede estar incumpliendo este deber de seguridad y salud. La Inspección ha indicado que, de comprobarse descansos insuficientes (por ejemplo, jornadas encadenadas sin 12 horas de margen), se incurriría en infracción de prevención de riesgos laborales . Estas infracciones son muy graves y pueden conllevar multas adicionales importantes e incluso paralización de la actividad hasta corregir horarios.
• Pruebas en juicios laborales: La ausencia de un registro objetivo deja a la empresa en desventaja probatoriafrente a posibles demandas por exceso de jornada o impago de horas. Los tribunales, ante la falta de registros oficiales, suelen dar credibilidad a la versión del trabajador sobre las horas realmente trabajadas. Por tanto, no fichar expone a reclamaciones de horas extra de hasta 4 años atrás (periodo de conservación obligatorio de los registros ).

Cabe destacar que hubo empresas que conscientemente prefirieron arriesgar una sanción antes que destapar sus horas extra. Según la abogada Rita Fernández-Fígares, algunas compañías valoraron que “les compensa la sanción (máximo 7.500 €) frente a registrar y que se disparen sus costes laborales” pagando horas extra o contratando personal . Esto pudo darse en sectores con muchas horas adicionales (p. ej. hostelería en temporada alta, donde pagar todas las horas excedentes podría costar más que la multa ocasional). No obstante, los expertos señalan que esta práctica es cada vez más minoritaria . Dos motivos disuaden ahora de “jugar a la lotería” con la Inspección: primero, las campañas de control son cada vez más frecuentes y exhaustivas (ya desde 2020 existe una campaña específica de inspección del registro , con algoritmos detectando empresas sospechosas de muchas horas por trabajador ). Y segundo, las consecuencias indirectas (pagos de horas atrasadas, demandas, imagen corporativa) pueden salir mucho más caras que invertir en un buen sistema de control horario. En suma, incumplir deliberadamente el registro horario es una estrategia temeraria: con la normativa actual y más aún con la futura digital, la probabilidad de sanción y costes asociados superará con creces cualquier “ahorro” obtenido explotando horas extra no declaradas.

Soluciones de control horario: tecnologías y penetración de mercado

Ante la obligación legal, el mercado ha ofrecido múltiples soluciones para registrar la jornada, desde herramientas sencillas hasta sistemas avanzados integrados en la gestión empresarial. A continuación, revisamos las principales categorías de soluciones de control horario y su grado de adopción:

• Métodos manuales (obsoletos): Incluye el clásico registro en papel (hojas de firmas diarias) o plantillas de Excel rellenadas a mano. Aunque muchas microempresas optaron por esta vía en 2019, hoy se considera poco práctica y riesgosa. Estas hojas pueden ser fácilmente alteradas o extraviadas, y no cumplen con los requisitos de inalterabilidad ni accesibilidad remota . Aún así, en 2023 un 20% de empresas seguía usando métodos “tradicionales” (fichas en papel firmadas) según encuestas a empleados . Con la nueva normativa digital, este método desaparecerá por completo.
• Sistemas electrónicos de fichaje físico: Son dispositivos o máquinas instaladas en el centro de trabajo para que el empleado “fiche” al entrar y salir. Tradicionalmente, fichar significaba pasar una tarjeta magnética por un lector o introducir un PIN en un reloj de fichaje. Hoy en día se han modernizado con tecnología RFID o QR para tarjetas/badges e incluso terminales que registran mediante apps o navegador web en un kiosko . Aproximadamente 1 de cada 3 empresas que tienen control horario usa máquinas de fichaje electrónico como método principal . Este sistema es común en fábricas, oficinas con control de acceso o tiendas, ya que resulta sencillo de implementar localmente. La ventaja es que establece un hábito de fichaje claro; la desventaja, que puede no ser práctico para teletrabajo o personal desplazado. Nota: Los sistemas de biometría (huella dactilar, reconocimiento facial) también entran en esta categoría, pero su uso se ha reducido drásticamente. Hasta 2023, alrededor del 13% de empresasempleaban fichaje biométrico , aunque ahora la AEPD lo desaconseja y muchas han migrado a alternativas menos intrusivas. Por ejemplo, algunas empresas han cambiado lectores de huella por tarjetas NFC para cumplir privacidad.
• Software de control horario (aplicaciones web/móvil): En los últimos años han proliferado soluciones de software en la nube para el registro horario. Estas herramientas permiten al empleado fichar desde su ordenador o app móvil, marcando sus horas de inicio, fin y pausas desde cualquier lugar con Internet. Un 22% de empresas(especialmente pymes) emplean herramientas online donde el trabajador introduce sus horas . Ejemplos en el mercado incluyen desde aplicaciones sencillas de fichaje (que registran hora y geolocalización del empleado) hasta módulos integrados en software de RRHH más amplios. Muchas startups españolas han desarrollado software de este tipo –por ejemplo, Factorial, Sesame Time, Bizneo, Woffu, Tickelia, Netsuite, etc., por nombrar algunas– y también existen soluciones de código abierto o gratuitas. Estas aplicaciones suelen cumplir mejor con la ley: generan registros inmodificables con marca temporal, almacenan los datos por años en la nube y facilitan informes para Inspección. Además, permiten gestionar casos complejos: fichaje desde el móvil para teletrabajadores o comerciales de calle, registro de pausas (comida, café) con un clic, solicitudes de horas extra o compensatorias, y verificación de identidad mediante credenciales seguras (sin usar datos biométricos). Según las autoridades, este será el modelo a seguir: un “registro diario digital, objetivo, fiable y accesible” conectado en tiempo real con la Inspección .
• Sistemas integrados en ERPs o control de acceso: Muchas empresas de mayor tamaño han optado por integrar el registro horario en sus sistemas existentes de gestión. Por ejemplo, módulos dentro de un ERP (SAP, Oracle, etc.), o vincular el fichaje al sistema de control de accesos del edificio (cuando el empleado pasa su tarjeta por el torno o portería, ese registro se aprovecha como fichaje). Estas soluciones ofrecen automatización –fichaje casi invisible para el trabajador– pero requieren inversión en infraestructura. Con la digitalización obligatoria, es previsible que incluso las pymes pequeñas usen soluciones ligeras (por ejemplo, apps móviles) mientras que empresas medianas y grandes integren fichajes con sus sistemas de recursos humanos para centralizar nóminas, cálculos de horas extra, gestión de ausencias, etc.

Grado de penetración: En 2019, solo un tercio de las empresas tenía un software específico de control horario . A fecha de 2025, ese porcentaje ha aumentado, pero aún muchas empresas no utilizan software especializado. Como vimos, en pymes más de la mitad de empleados seguían fichando sin una app dedicada a finales de 2019 . La tendencia post-pandemia ha sido a digitalizar más (por la necesidad de fichar en remoto y por ayudas públicas a la digitalización). De hecho, programas como el Kit Digital del Gobierno (2022–2023) permitieron a muchas pymes financiar la implantación de software de gestión, incluido control horario, con bonos subvencionados. Aun así, según InfoJobs 2023, solo 46% de empleados afirma que su empresa mide su productividad o jornada con sistemas tecnológicos . Esto sugiere que cerca de la mitad de las empresas aún confían en métodos poco tecnificados o básicos para el control horario. La nueva ley de 2025 obligará a un salto definitivo: adiós al fichaje en papel y adopción universal de herramientas digitales antes de fin de año . Se espera, por tanto, un aumento significativo en la penetración de software de control horario en el mercado, con una amplia oferta adaptada a distintos tamaños de empresa.

¿Por qué muchas empresas aún incumplen? – Análisis de expertos

Si el registro horario es obligatorio y existen múltiples soluciones asequibles, ¿qué frena a tantas empresas de cumplir al 100%? Los expertos apuntan a varias causas de este bajo cumplimiento persistente:

• Cultura empresarial y desconfianza: Implementar un sistema de fichaje supone un cambio cultural en muchas organizaciones. Lluís Soler, CEO de SoftDoit, señalaba ya en 2019 que el gran reto es de “cultura empresarial”, pues algunos empleados se sienten más controlados y algunas empresas temen romper la confianza con la plantilla . En entornos laborales flexibles donde primaba la confianza en el profesional, imponer un fichaje estricto generó recelos. Ha sido necesario pedagogía para explicar que el registro protege al trabajador (evitando abusos de horas extra) y no es un “reloj esclavizador”. Poco a poco, esta resistencia cultural se atenúa, pero inicialmente muchos incumplimientos se debieron a falta de compromiso real con la medida (fichar “de boquilla” pero sin rigidez).
• Costes e incentivos perversos: Como se mencionó, hay empresas que hicieron cálculos económicos cortoplacistas: “Me sale más barato pagar alguna multa esporádica que pagar todas las horas extra o comprar software caro”. Sobre todo en sectores con márgenes ajustados y muchas horas extra (p. ej. restaurantes, comercio), algunos optaron por esta vía ilícita . Sin embargo, esta lógica es pan para hoy y hambre para mañana: los costes potenciales de demandas, reputación y las nuevas multas acumulativas superan con mucho cualquier “ahorro”. Además, el mercado ofrece soluciones gratuitas o baratas (hay aplicaciones de fichaje desde 0 € hasta 2-3 € al mes por empleado), por lo que el coste ya no es excusa válida. Aun así, en 2019 muchas pymes desconocían estas opciones y pensaban que implantar control horario implicaba costosos equipos biométricos o desarrollos a medida. La labor de información y asesoramiento (por ejemplo, mediante comparadores como SoftDoit o guías de Ministerio) ha sido clave para desmontar el mito de que cumplir es caro o complicado.
• Complejidad en ciertos entornos de trabajo: No todas las actividades encajan fácilmente en un sistema de fichaje estándar. Los expertos destacan dificultades en trabajos itinerantes o remotos: comerciales que visitan clientes, transportistas en ruta, teletrabajadores desde casa, personal de obra, etc. En estos casos, “no hay soluciones reguladas por actividad o sector, las empresas tienen que arbitrar fórmulas imaginativas” para cumplir . Algunas empresas tardaron en encontrar la forma óptima de registrar estas jornadas atípicas. Por ejemplo, cómo fichar pausas en medio de un trayecto, o cómo registrar la jornada de un teletrabajador sin vulnerar su intimidad. La falta de pautas específicas generó dudas y retrasos en la implementación. Con el auge del software móvil y geolocalizado, hoy es más fácil: existen apps donde un comercial puede fichar desde el móvil indicando ubicación, o sistemas que registran automáticamente la conexión al sistema. Pero esa adaptación llevó tiempo, y mientras tanto algunas empresas optaron por no registrar a estos colectivos dispersos (incurriendo en incumplimiento parcial).
• Sistemas defectuosos o mal implementados: Muchas compañías quisieron cumplir, pero eligieron mal la herramienta o la usan incorrectamente. Por ejemplo, instalaron un fichador pero no configuraron la recogida de datos completa (omitieron registrar pausas, o no contabilizan salidas a fumar), de modo que el registro resultante no refleja la jornada real. Otras adoptaron un software pero no formaron a sus empleados en su uso, con el resultado de fichajes incompletos o errores humanos. Los expertos legales comentan que abundan sistemas que “no cumplen con los parámetros que exige la ley” , ya sea por fallos técnicos o por falta de rigor en su aplicación, lo que a efectos de Inspección equivale a no tener nada. Esto subraya la importancia de no solo adquirir un sistema, sino implantarlo correctamente, parametrizarlo según la normativa y establecer protocolos internos claros.
• Inicial incertidumbre y “periodo de gracia”: Durante los primeros meses tras mayo de 2019, la Inspección adoptó cierto periodo pedagógico. De hecho, se comunicó que no habría una campaña exhaustiva hasta 2020 para dar margen de adaptación . Muchas empresas pudieron relajarse creyendo que “no pasaría nada” o esperando a ver si la norma calaba. Ese lapso hizo que una parte del tejido empresarial demorara la implementación seria del control horario. Para cuando las inspecciones se intensificaron en 2020–2021, algunos ya acumulaban meses de incumplimiento. Esta situación mejoró con las campañas de concienciación en medios y comunicaciones directas: en la actualidad la Inspección ya no concede tregua, y eso ha empujado a más empresas a tomárselo en serio.

En resumen, las razones del bajo cumplimiento han sido una mezcla de falta de conocimiento inicial, resistencia al cambio, cálculo económico erróneo, dificultades operativas y fallos en la ejecución. La buena noticia es que todas ellas tienen solución: la tecnología se ha abaratado y adaptado, los trabajadores y empleadores están más concienciados de los beneficios (protección de derechos, orden en la empresa), y el marco legal de 2025 despejará cualquier ambigüedad al exigir soluciones digitales robustas. La opinión mayoritaria de expertos es que el registro horario, bien aplicado, no solo es una carga legal, sino una oportunidad de mejorar la organización del tiempo, evitar abusos y hasta impulsar la productividad con empleados más descansados y motivados.

Recomendaciones prácticas para implantar un control horario eficaz

Para las empresas que aún no han implementado una solución de control horario o sospechan que la suya no cumple todos los requisitos, presentamos a continuación recomendaciones prácticas a modo de hoja de ruta:

1. Informarse de la normativa vigente: Lo primero es comprender qué exige la ley. En 2025, implica registrar diariamente hora de inicio y fin (y pausas si las hay) de cada empleado, almacenar esos datos 4 años y tenerlos disponibles para inspección o consulta . No hay excepciones por tamaño de empresa ni sector (aplican a todos los empleados, salvo ciertos puestos de alta dirección muy específicos). Además, conocer las novedades: en breve será obligatorio hacerlo con un medio digital homologado. Recomendamos consultar la Guía oficial sobre registro de jornada del Ministerio de Trabajo o resúmenes fiables para asegurarse de los detalles (por ejemplo, cómo se computan las horas parciales, convenio aplicable, etc.). Estar al día evitará “sorpresas” y sanciones por desconocimiento.
2. Evaluar las necesidades y particularidades de la empresa: No existe una solución única válida para todos. Analice cómo es la jornada en su empresa: ¿Tienen turnos fijos en sitio? ¿Hay teletrabajo o trabajo de campo? ¿Se realizan muchas pausas intermitentes? ¿Cuenta con representación sindical que deba participar? Identifique también qué recursos tiene (¿ya dispone de sistemas informáticos, smartphones corporativos, wifi en instalaciones?). Con este mapa, podrá escoger la herramienta más adecuada. Por ejemplo, para una plantilla siempre en oficina con PC, quizás un software de escritorio sea suficiente; para una cuadrilla en obra, necesitará una app móvil que fiche desde cualquier ubicación. La nueva normativa digital exige que cualquier sistema cumpla con ciertos criterios (fiabilidad, acceso remoto, protección de datos, etc.), así que asegúrese de que la opción que baraje los incluya de base.
3. Comparar y elegir una solución de control horario digital: En el mercado español de 2025 existe una amplia oferta de software de registro horario, desde opciones gratuitas hasta suites integradas de gestión laboral. Es recomendable comparar varias soluciones en función de sus necesidades. Puede apoyarse en comparadores de software y opiniones de otros usuarios. Algunos puntos clave al elegir:
   • Cumplimiento legal: Que el sistema genere registros inamovibles, con marca temporal fiable, y que permita exportar informes oficiales en caso de inspección. Idealmente, que ya esté adaptado a la conexión telemática con la Inspección (varios proveedores están incorporando módulos para ello).
   • Facilidad de uso: Tanto para RR.HH. como para empleados. Una interfaz sencilla aumentará la adopción. Por ejemplo, apps que fichan con un clic, recordatorios de fichaje, etc.
   • Movilidad y accesibilidad: Si tiene personal remoto o en movilidad, elija soluciones cloud con app móvil. Verifique que funcione en los dispositivos de sus empleados (Android/iOS) y que permita fichar sin conexión (almacenando datos para sincronizar luego, por si trabajan en zonas sin internet).
   • Características adicionales: Muchas soluciones ofrecen extras útiles: gestión de vacaciones y ausencias, cálculo automático de horas extra, alertas de incumplimiento de jornada máxima, integración con nóminas, etc. Considere si le aportan valor añadido.
   • Costo total: Valore el coste por empleado. Algunas herramientas son gratuitas hasta cierto número de usuarios o tienen coste fijo asequible. Recuerde que invertir en una solución es preferible a pagar multas recurrentes. Además, puede haber ayudas o incentivos fiscales por digitalización que amortigüen el coste.
   • Soporte y seguridad: El proveedor ofrece soporte en español, actualiza la herramienta según la ley, protege los datos conforme GDPR… Todos estos aspectos dan tranquilidad en el largo plazo.
4. Implicar a los trabajadores y representantes en la implementación: La ley prevé que la organización y documentación del registro se pacte con la representación legal de los trabajadores o, si no la hay, al menos se consulte con ellos . Aunque parezca un trámite, involucrar a la plantilla desde el inicio suele facilitar la adopción. Explique claramente por qué se implementa el control horario (obligación legal, proteger sus derechos, mejorar conciliación) para evitar interpretaciones negativas. Si los empleados entienden el propósito y ven transparencia, estarán más dispuestos a colaborar. En empresas con comité o delegados, acuerden la forma de fichar que mejor se adapte a su actividad. Por ejemplo, negociar flexibilidad en los primeros y últimos 5 minutos, o cómo registrar pausas para el café. Este diálogo ayuda a establecer una política corporativa de registro horario alineada con la realidad diaria, tal como recomiendan los expertos . Una vez definida, documente la política y comuníquela oficialmente (por escrito, vía mail o cartelería interna).
5. Formación y prueba piloto: Antes de lanzar definitivamente el nuevo sistema, realice una formación a todos los empleados sobre cómo usarlo. No dé por hecho que sabrán; incluso apps intuitivas requieren aclarar pasos (ej.: si deben fichar también al salir a comer, cómo corregir un olvido de fichaje, etc.). Prepare manuales sencillos o vídeos demostrativos. Puede ser útil establecer un periodo de prueba de unas semanas: durante ese tiempo, los empleados fichan y RR.HH. supervisa, pero sin consecuencias disciplinarias si alguien olvida fichar mientras se acostumbran (aunque recordándoles). Este piloto sirve para detectar problemas técnicos o de procedimiento y ajustar. Por ejemplo, puede descubrir que el horario de cierto turno nocturno cruza el día y necesita parametrizaciones especiales en el sistema.
6. Monitorización y corrección continua: Implantar el control horario no es “configurar y olvidar”. Designe responsables (normalmente RR.HH. o gerencia en pymes) para revisar periódicamente los registros. Esto incluye verificar que todos fichan correctamente, identificar patrones (¿alguien olvida fichar a menudo? ¿Se generan horas extra excesivas en algún departamento?) y corregir desviaciones. Use las funcionalidades de informes para comprobar que se cumplen los descansos diarios y semanales, y que no hay jornadas inusualmente largas sin justificar. Si el sistema lo permite, configure alertas: por ejemplo, notificaciones cuando alguien no ficha su salida, o si supera cierta hora de trabajo diaria. Asimismo, conserve backups de los datos por seguridad (aunque estén en la nube, descargue copias trimestrales, por ejemplo).
7. Garantizar la autenticidad de los registros: Con la digitalización obligatoria, se busca que los datos no puedan ser alterados. Aun así, establezca medidas internas para reforzar la fiabilidad: prohíba que un empleado fiche por otro (práctica indebida), utilice funciones del software como foto al fichar o geolocalización si es pertinente para evitar suplantaciones. Recuerde que la identificación biométrica ya no es viable por privacidad , así que no use huelleros ni sistemas de reconocimiento facial. En su lugar, apoye la autenticidad mediante credenciales individuales seguras (por ejemplo, fichaje mediante la cuenta personal del empleado en la app, con contraseña robusta o verificación multifactor). Mantener la integridad de los datos es fundamental: si la Inspección detecta registros manipulados o poco creíbles, puede sancionar por falseamiento documental además de por el registro horario.
8. Integrar el registro horario con la gestión laboral global: Aproveche la oportunidad para mejorar la organización del tiempo en su empresa. Un buen control horario no es solo para cumplir la ley, sino que puede servirle para optimizar turnos, detectar sobrecargas de trabajo o necesidades de personal. Analice los datos que recoja: ¿Hay departamentos que sistemáticamente hacen más horas de las pactadas? ¿Se están respetando las horas de descanso? ¿Cuál es el absentismo o la puntualidad? Estas métricas ayudan a tomar decisiones (por ejemplo, contratar refuerzos si un área acumula horas extra, o implementar políticas de conciliación si se ven jornadas muy largas). Asimismo, vincule el registro horario con el pago de nóminas (así asegura que toda hora trabajada se pague o compense) y con el derecho a desconexión: si un empleado está fichando fuera de horario habitualmente, investigue por qué y tómelo como señal de alerta para corregir prácticas indebidas.
9. Mantenerse actualizado y en cumplimiento continuo: La legislación laboral puede seguir evolucionando. Es recomendable que la empresa nombre a alguien (interno o asesor externo) encargado de vigilar cambios normativos en esta materia. Por ejemplo, cuando entre en vigor el registro horario digital obligatorio, habrá que verificar que el sistema implantado cumple con los requerimientos técnicos específicos que publique el Ministerio . Del mismo modo, si en el futuro se implementan integraciones oficiales (por ejemplo, un portal de Inspección al que subir datos o conectarse via API), su empresa debería adoptarlas sin demora. En resumen, vea el control horario como un proceso permanente, no un proyecto de una vez. Revise sus protocolos al menos anualmente y audite internamente el cumplimiento. Esto evitará desviaciones que puedan terminar en sanción.
10. Fomentar una cultura de cumplimiento y confianza: Finalmente, más allá de lo técnico, trabaje en la concienciación de todos. Si la dirección demuestra compromiso real (por ejemplo, registrando también sus propias horas si es preceptivo, respetando los horarios pactados, no glorificando al que “se queda más horas” sino valorando la eficiencia), se crea una cultura donde el registro horario se ve natural y positivo. Anime a los empleados a reportar cualquier incidencia (si el sistema falla un día, que lo notifiquen y apunten manualmente la hora para corregirla, etc.). La transparencia es clave: comparta con la plantilla las mejoras logradas gracias al registro (por ejemplo, “hemos detectado que el equipo X estaba sobrecargado y vamos a contratar a alguien más”, o “gracias a los datos de fichaje, muchos habéis recuperado horas extra en tiempo libre”). Esto refuerza la idea de que el control horario no es solo burocracia, sino una herramienta para el bienestar laboral.

En conclusión, implantarse en la era digital del control horario es ineludible. Dos tercios de las empresas españolas aún están a medio camino, pero la reforma laboral de 2025 marca un antes y un después: quien no se adapte, se arriesga a sanciones y a quedar fuera de la ley. Por el contrario, quienes adoptan soluciones modernas no solo cumplen con la normativa, sino que obtienen beneficios en organización, productividad y clima laboral. Como toda transformación, requiere inversión en tecnología y en cultura corporativa, pero los resultados –en forma de cumplimiento, ahorro de multas, empleados más satisfechos y jornadas mejor gestionadas– hacen que merezca la pena. La recomendación para las empresas rezagadas es actuar ya: informarse, elegir una herramienta digital fiable y dar el paso hacia un control horario transparente. Solo así podrán afrontar la reforma laboral actual y futura con la tranquilidad de estar haciendo lo correcto, tanto legal como éticamente.

Fuentes: Estudio SoftDoit (2019) ; Real Decreto-ley 8/2019 ; Ministerio de Trabajo (Guía Registro de Jornada); Capterra (encuesta pymes 2019) ; InfoJobs/ChannelPartner (2023) ; El País (Irene R. Valbuena, 2023) ; Cinco Días (J.M. Barjola, 2022) ; Control Laboral (blog, 2024) ; Nerta Prevención (blog, 2024) ; Igarle (blog, 2025) ; Endalia (blog, 2025) , entre otras.

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