Inspección de trabajo detectó un 45% más infracciones en 2024

Voy al grano: este año, la Inspección de Trabajo ha detectado un 45% más infracciones relacionadas con el control horario y la jornada laboral respecto al año anterior. No exagero, la situación empieza a rozar el absurdo. Tengo años de experiencia gestionando plantillas y he visto de todo, pero lo que está saliendo a la luz en 2025 deja claro que ya no basta con "cumplir más o menos". Ojo con esto: los algoritmos de inspección han sido mejorados y ya no pasan ni una.

Del papel a la IA: cómo ha revolucionado la Inspección su metodología

En la época en la que podías usar una plantilla en Excel y al inspector le bastaba con verla impresa, cometimos muchos errores. Yo mismo (lo confieso) llegué a pensar que mientras hubiera firmas y el formato fuera "más o menos bonito", valía. Error enorme. Ahora, el inspector ya no solo revisa tus registros: compara, cruza y hasta predice comportamientos de fraude con herramientas automatizadas.

La Inspección de Trabajo se apoya, según el documento filtrado, en siete patrones algorítmicos que permiten identificar indicios de fraude horario incluso antes de poner un pie en tu empresa. Estos patrones no son ninguna ciencia ficción: si estás usando registros en papel o sistemas manuales, ya estás en el «radar».

Las 7 señales rojas por las que saltan las alarmas (y cómo detectarlas con tu propio sistema)

La automatización de la vigilancia laboral ha llegado para quedarse. Lo que falla aquí es creer que con un par de firmas está todo OK: la inspección ya solo investiga cuando el algoritmo salta.

Estos son los vértices que te ponen bajo la lupa:

· Contradicciones entre el registro horario y las nóminas presentadas
· Ausencias de fichajes recurrentes, sobre todo en horas puntas o días clave
· Uso de registros en papel o plantillas de Excel sin trazabilidad alguna
· Jornadas extraordinariamente repetitivas (todas iguales)
· Volúmenes inusuales de incidencias corregidas a posteriori sin motivo aparente
· Horas extra no remuneradas que no cuadran con el convenio sectorial
· Modificaciones del registro horario justo antes de una inspección

Si algún punto de estos te suena, toca repensar cómo lo haces.

Ya lo probé: hace dos años, una inspección rutinaria nos sacó los colores. Teníamos casi todo automatizado, pero una pequeña parte seguía gestionándose "a mano". ¿El resultado? Multa de 1800 €. Desde entonces, adopté en INWOUT la estrategia de trazar cada cambio registrado y notificado en tiempo real a los supervisores, como explico en este tutorial sobre gestión de incidencias que recomiendo revisar con lupa.

¿Por qué las empresas siguen cayendo en lo básico?

Aún con la normativa clara, la mayoría de las sanciones siguen viniendo de errores de principiante. Según los últimos datos publicados por el Ministerio de Trabajo y el BOE, los motivos más frecuentes son:

· Falta de sistema de control automatizado y fiable
· Uso de sistemas manipulables o de baja calidad (ejemplo: papel, fichajes en Word, etc.)
· No conservar los registros durante los cuatro años obligatorios
· Interpretaciones erróneas del Estatuto de los Trabajadores sobre descansos y pausas

Por cierto, los inspectores han afinado tanto su puntería que solo en 2023 se levantaron actas en más del 33% de las empresas revisadas, pero el salto hasta actuar en casi la mitad este año ha sido gracias al uso de big data combinado con análisis predictivo.

Fraude horario: patrones más habituales y trucos que ya no funcionan

Del «doble registro» al viejo truco del fichaje en papel con lápiz, pasando por sistemas digitales poco seguros. La Inspección detecta, por ejemplo, cuando los registros se modifican todos a las mismas horas, o si un mismo usuario hace alteraciones masivas desde la misma IP.

EnINWOUT hemos analizado cómo la tecnología permite detectar fraudes como:

· Fichajes coincidentes, realizados todos en el mismo minuto, a primera hora (señal de fichado en lote)
· Cambios masivos en fechas cercanas a inspecciones siete u ocho veces al año
· Discordancias entre los calendarios individuales y los fichajes reales
· O registros en aplicaciones que permiten eliminar o sobreescribir fácilmente (como Excel)

Ojo: si el inspector ve dos archivos, uno "A" y otro "B" (el registro cambiado y el oficial), la sanción es directa y sin lugar a alegaciones, según la jurisprudencia más reciente.

Ejemplo real: la pequeña empresa que confió en el "Excel de confianza"

Me encontré el año pasado con una gestoría que llevaba los fichajes en una tabla Excel que iba circulando por mail. Nadie se ocupaba de cerrar ni bloquear la edición. Resultado: a la hora de la verdad, no había trazabilidad. La Inspección pidió registros de los últimos dos años y, al no cuadrar las jornadas con las nóminas, la sanción fue de más de 2.500€ más recargo a la Seguridad Social. Todo por ahorrar 10 minutos cada semana. Si tienes curiosidad por los detalles, puedes leer más experiencias similares pero con sistemas mucho más robustos en este análisis de infracciones reales.

La legalidad del control horario: lo que sí y lo que no sirve según el Estatuto

No hay debate: el Estatuto de los Trabajadores y su interpretación por los tribunales exige:

· Que el registro de jornada se realice con un sistema inviolable, objetivo y que no permita borrados posteriores
· Que los datos sean accesibles siempre para la Inspección, el trabajador y la representación legal
· Conservación de los registros durante 4 años (como mínimo, según )

He probado modelos en papel, apps gratis, hojas sueltas... Ningún método manual cumple estos tres requisitos a la vez. La única vía segura es emplear sistemas digitales cerrados y auditable, con trazabilidad total.

El sistema de comunicación legal automática: cómo funciona de verdad

Esto sí funciona. Desde que centralizamos la gestión usando automatizaciones que envían notificaciones en tiempo real ante cualquier incidencia, se acabó el problema de los olvidos o las "modificaciones misteriosas".

Por ejemplo, cada vez que un empleado corrige un fichaje fuera de plazo, el manager y RRHH reciben aviso inmediato. Todo queda auditado: cuándo, quién y por qué se hizo. Esta trazabilidad es lo único que, llegado el caso, puedes mostrarle a la Inspección para librarte de una posible sanción.

Puedes ver un resumen del sistema aquí: gestión avanzada de incidencias.

¿Qué sucede si saltas una de las señales rojas?

La Inspección te requerirá toda la documentación digital, incluidos logs de acceso y cambios. Si no puedes demostrarlos, la infracción se califica de "grave" y la sanción puede ser superior a los 7.000€. Pero tu mayor enemigo no es el inspector: es tu propia falta de trazabilidad interna.

Yo ya lo probé cuando tuvimos una sustitución masiva por vacaciones y a un responsable se le ocurrió "amontonar" fichajes para no liarse revisando uno a uno. Ese mes, solo por no corregir a tiempo las anomalías, la aplicación detectó decenas de avisos que, de no haber existido, habrían supuesto sanción.

Caso práctico: así multan a las empresas reales en 2024

Veamos una simulación realista. Una cafetería con 7 empleados, todos fichando en un "Excel maestro" editado por el encargado:

· La plantilla hace jornadas variables, pero en el registro aparecen siempre los mismos horarios.
· Tres trabajadores cubren periodos de vacaciones y solo fichan cuando está el encargado presente.
· No existen logs de corrección ni explicaciones de incidencias.

Llega la Inspección, pide los registros, descubre las anomalías y sanciona:

· Multa de 3.750 € por registro deficiente, con agravante por reincidir el año anterior
· 2.000 € adicionales por no informar correctamente a los empleados de la política de registro horario

Moraleja: lo barato sale caro. Lo que más fastidia es que, si hubieran implementado un sistema digital básico, el coste mensual habría sido un 5% de la sanción.

Cómo proteger a tu empresa (y a ti mismo) en 2024: mis recomendaciones sin filtro

Después de mucho ensayo-error, estos son los consejos que sí dan resultado:

· Invierte en un sistema digital auditado, aunque al principio cueste justificarlo ante dirección
· Configura alertas automáticas para cualquier modificación o falta de fichaje (ni se te ocurra confiar solo en la "memoria" de los empleados)
· Dedica un tiempo extra al inicio de cada mes para auditar los registros y corregir incidencias
· No dejes ningún margen para registros en papel. Ni como "backup"

Y, si quieres estar al día de las novedades, te recomiendo la guía de registro horario para 2025, actualizada con los últimos cambios legales y sanciones habituales.

Lo que SÍ hago hoy (y lo que ya no pienso repetir)

Hoy prefiero un sistema que me dé más trabajo de configuración pero que blinde la trazabilidad, a seguir con excusas y miedos. Aprendí por las malas, pero no quiero que otros managers tengan que pasar por lo mismo.

No olvides que la ley va a endurecer las sanciones en los próximos meses, pasando de multar por empresa a multar por trabajador afectado. Si aún tienes alguna duda sobre cómo implantar un sistema a prueba de inspecciones, revisa los casos reales documentados en la base de conocimiento.

¿Preguntas frecuentes? Sí, y ¡ojo con las respuestas!

¿Vale fichar con el móvil personal? Sí, siempre que medie consentimiento, pero las apps han de garantizar privacidad y trazabilidad. ¿Sirve trabajar con Excel? Temporalmente, sí, pero nunca cumple con todos los requisitos legales ni protege ante el inspector. ¿Puedo modificar un fichaje? Solo si queda auditado, con notificación a RRHH. ¿Las sanciones son altas? Desde 626 € hasta 6.250 € —y pronto, mucho más.

Para más respuestas concretas, revisa los casos de multas y dudas reales de empresas sancionadas.

Los retos futuros: automatización y responsabilidad compartida

La Inspección va a seguir afinando su sistema predictivo. Pronto los algoritmos serán todavía más inteligentes y, sin automatización real, todas las empresas acabarán pasando por caja. El reto no es solo legal: es de cultura interna. Si no implicas al equipo en la trazabilidad y transparencia, nada de lo anterior servirá.

Como resumen, solo te puedo decir: prueba, equivócate poco y apuesta por soluciones donde todo quede auditado SIN posibilidad de borrado. Y si ves que el sistema falla, cámbialo antes de que te cambien a ti vía sanción.

Epílogo: “El inspector siempre ficha dos veces y el algoritmo, tres”

Lo cuento como lo vivo: aquí no gana el que más esconde, sino el que menos miedo tiene al abrir los registros. La mejor defensa no está en esconder las horas, sino en documentarlas de forma que, si te llaman, puedas decir: “Aquí lo tienes, sin trampa ni cartón”.

Recuerda lo que dice el refrán digital: “Más vale tic auditado que multa volando”. Si algo he aprendido, es que a inspección se va preparado, pero sobre todo, relajado y sin sudores fríos.