Cumples con la ley 2025 en control horario

Llevo más de quince años entre turnos, calendarios y expedientes laborales, y aún recuerdo cuando el fichaje era un papel con bolígrafo que se perdía más de lo que servía. Hoy, la cosa va de digitalización y, ojo, de cumplimiento legal: la reforma laboral y la ley 2025 de control horario lo deja claro como el agua. Si eres responsable de RRHH, autónomo o manager… más vale que te pongas las pilas porque la Inspección mira con lupa y las sanciones no son una broma. Aquí va mi experiencia real, sin adorno ni academia, concreta para que tú no tengas que tropezar donde otros ya hemos caído.

¿Qué trae la ley 2025 en control horario? (y por qué no deberías ignorarla)

Muchos piensan que todo esto del registro estaba ya controlado desde 2019. Y es verdad, pero lo que nos llega en 2025 eleva el listón: no solo cambia el tope de jornada (de 40 a 37,5 horas semanales), sino que exige registro digital, accesible, seguro y que incluya absolutamente todo. Nada de hojas Excel sueltas ni papeles de ficha que solo ve el encargado. Según la nueva ley de control horario digital, el registro debe recoger hora de entrada y salida, descansos, horas extra y… ¡todo guardado mínimo 4 años!

Tampoco basta con tener los datos: los trabajadores (y sindicatos) deben poder acceder cuando quieran. Si te llega una Inspección y tienes que rebuscar registros por carpetas, mal vamos.

“Yo ya lo probé con hojas de firmas digitalizadas y parecía legal, hasta que me cayó el primer requerimiento de Inspección. No había constancia horaria pormenorizada ni garantía de inalterabilidad. Me tocó cambiar todo deprisa…”

De la teoría a la realidad: ¿Vale cualquier sistema?

No, ni mucho menos. Lo que suele fallar es confiar en la flexibilidad casera: un Excel, una app genérica o el WhatsApp del encargado. Según el estudio de SoftDoit, solo el 37% de las empresas usa una solución informática real, y la mayoría confía en métodos que ya no cumplen con la ley revisada. Dos de cada tres empresas pueden llevarse una sanción… y no todas sobreviven una multa de hasta 6.250 €. Es más, casi ninguna PYME está preparada para la trazabilidad digital que nos exige Trabajo a partir de 2025.

Mi recomendación personal, después de muchos experimentos fallidos: si tienes menos de cinco personas en plantilla aprovecha sistemas gratuitos (que los hay, y te sorprendería lo bien que van), pero si el equipo crece, busca plataformas robustas y homologadas, con copias de seguridad y protocolos antifraude. Yo ya no volvería a un control horario manual ni harto de café.

Proyecto de la nueva ley: plazos, dudas y cómo prepararte

El Gobierno se puso serio tras muchas reuniones entre agentes sociales, CEOE y sindicatos (algunas tensas, créeme): reducción oficial de jornada a 37,5 en 2025, implantación de sistema digital obligatorio, ayudas para micropymes… y margen de 5-6 meses para adaptarse. No hay excusas. Según el Ministerio de Trabajo y lo publicado en el BOE, antes de diciembre deberías tenerlo funcionando. Por cierto, aquí puedes ver detalles sobre el calendario y negociaciones en este enlace de actualidad.

Puntos clave del acuerdo:

· Reducción de la jornada a 37,5 horas semanales sin reducción salarial

· Obligación de digitalización total del control horario

· Plazo de adaptación preferente para micropymes y sectores críticos

· Acceso inmediato para empleados y sindicatos

· Sanciones por incumplimiento, con cuantías muy superiores a las anteriores

¿Cómo debe ser tu sistema de control horario para que la inspección no te quite el sueño?

Después de pasar por varios controles inspectoría (algunas con susto incluido), os lo digo claro:

· Registro digital, fiable y sin posibilidad de manipulación por parte de trabajadores o encargados

· Rastro de edición verificable: si alguien corrige una hora, queda constancia de quién, cuándo y por qué

· Acceso online y exportación fácil (PDF, CSV… Inspección no espera que busques tres días los informes)

· Almacenamiento seguro y copias de seguridad automáticas (mínimo 4 años)

· Geolocalización opcional, especialmente si el equipo hace teletrabajo, comercial externo o varios centros

“Me funcionó mucho mejor poner alertas automáticas ante fichajes olvidados. Antes perdía horas revisando a mano quién no había fichado; ahora lo automatizo y solo reviso lo que salta como incoherente. Menos estrés y mucho más control.”

Simulación práctica: mi empresa durante el cambio legal

En 2024, en previsión de la reforma, decidimos pilotar un sistema gratuito que prometía exportaciones legales. Funcionaba, pero pronto vi que el soporte técnico no daba abasto, y ante la duda legal la empresa acabó migrando a una plataforma más completa. El salto implicó costes, sí, pero el ahorro en sanciones potenciales o en tiempo invertido en justificación fue enorme.

Ejemplo real: cuando uno de nuestros comerciales fichaba por WhatsApp (su jefe directo juraba que era infalible), la Inspección determinó que no existía trazabilidad ni garantía de integridad del dato. Multa de 1.200 €. Desde entonces, no admito “atajos” tecnológicos: o es homologado y seguro, o no me sirve.

Inspección de Trabajo: qué mira, cómo actúa y sanciones reales

Cada vez que hay cambio normativo, aumentan las inspecciones y se afinan en localizar incoherencias. Lo que buscan:

· Registros de jornada completos, por persona, día y tipo de labor

· Acceso inmediato y trazable

· Concordancia entre jornada registrada y salario/contrato

· Evidencia de permisos, ausencias, bajas y ajustes (todo en el registro, nada suelto en otra carpeta)

Si fallas en algo de esto, la sanción es segura. Mira estos casos reales:

· 67.000 € por registrar las horas extra “en una libreta” (

· 700 € de multa por dos meses sin fichar, aunque era solo en vacaciones (

· Más sanciones y cómo sortearlas, por si quieres curiosear:

A mí personalmente me salvó tener toda la información centralizada y exportable. La Inspección suele preguntar primero si puedes entregar todos los registros del año pasado en una mañana. Si dudas, sospechan. Si mandas un zip con todo, ni media pega.

¿Y si eres microempresa, pyme o autónomo? ¿Te afecta igual?

Sí, pero hay matices. El Ministerio de Trabajo prevé ayudas directas para que las micropymes digitalicen el registro horario, pero el requisito es el mismo: sistema homologado y acceso inmediato a toda la información. Por cierto, si gestionas hasta 5 empleados, hay opciones gratuitas y legales pero ojo con esto: algunas apps recogen datos pero no los almacenan de forma aceptable para Inspección, o carecen de soporte cuando llegan los requerimientos.

Lo que recomiendo por experiencia:

· Usa la app gratuita solo si te da copia exportable legal e inalterable

· Si puedes, guarda una copia de seguridad fuera de la propia app (por si el proveedor desaparece)

· Mantén formación al equipo, especialmente si hay teletrabajo o turnos rotativos (los fichajes en remoto son fiscalizados con lupa)

“En una empresa anterior con 8 comerciales, el sistema era tan básico que los fichajes online se caían tres días al mes. Nadie fichaba y en la inspección lo detectaron. Recurre siempre que puedas a soluciones contrastadas y, si es gratis, ¡hazle una auditoría tú mismo cada trimestre!”

Aspectos legales y referencias oficiales que debes consultar siempre

La web del Ministerio de Trabajo y el BOE son imprescindibles si decides personalizar sistemas de fichaje. Según la legislación, los datos deben ser: íntegrales, inalterables, protegidos frente a manipulaciones y accesibles durante toda su vida útil (mínimo cuatro años). No delegues este cumplimiento ni en la app más famosa del mercado si no tienes confirmación legal: la responsabilidad ante Inspección siempre recae en la empresa.

Según el Estatuto de los Trabajadores, particularmente en sus artículos sobre jornada y control horario, corresponde a la dirección empresarial garantizar que todos los registros reflejen la realidad efectiva y sean entregables ante la Inspección en caso de requerimiento dentro de los plazos legales.

Por cierto, no todas las plataformas comerciales cumplen estos mínimos. Yo mismo elegí una hace tres años porque “la usaba la competencia” y resultó poco sólida: el día de la inspección, el sistema dejó de funcionar y me salvó tener copia PDF preventiva… Hoy no volvería a jugármela así.

Errores más comunes y cómo anticiparlos (de uno que ya los cometió)

Te equivocas si piensas que pidiendo a los empleados que firmen cada día y guardando el papel en un cajón ya cumples con la ley. Los inspectores saben identificar registros manipulados, falsificaciones o sistemas que permiten alteraciones. Otros errores habituales:

· No almacenar los registros durante cuatro años

· Falta de acceso inmediato

· Mistakes en el cálculo de horas extra y descansos

· No diferenciar teletrabajo y centro físico

· Usar apps gratuitas que no generan informes auditables

· No informar al trabajador (o sindicalista) de su derecho a consultar registros

“A veces lo más caro es lo barato: me ahorré un sistema profesional y la multa fue justo lo que no quise gastar. Haz la cuenta bien antes de apostar por soluciones ‘cómodas’, porque la ley -y la Inspección- no tienen piedad.”

Checklist final para 2025: ¿Cumples… o te la estás jugando?

Antes de que llegue el inspector o el requerimiento sindical, párate a revisar:

· ¿El sistema es digital, seguro e inalterable?

· ¿Puedes extraer y entregar en segundos todos los registros del 2024?

· ¿Controlas descansos, horas extra, ausencias, vacaciones y bajas desde el mismo panel?

· ¿Tus empleados conocen la política y pueden consultar su info personal?

· ¿Formas al equipo al menos una vez al año sobre cómo fichar y revisar su registro?

Si dudas en alguna de estas, no esperes a corregir cuando ya no haya remedio. Mi consejo es avanzar cuanto antes y, por experiencia propia, no fiarse del “siempre lo hemos hecho así y nunca pasó nada”. La reforma de 2025 trae cambios de fondo: la Inspección exige trazabilidad, digitalización y transparencia real.

De la ley al sentido común

En Equipos Humanos, más vale prevenir que curar. Después de toda una carrera viendo sanciones, soluciones milagrosas que no pasan la criba, excusas y mil inventos, tengo claro que ser proactivo siempre compensa.
Como dice un viejo refrán, “el tiempo es oro… y ahora toca demostrar que lo guardas bien contado”. La ley 2025 no es solo un trámite: es la oportunidad de ganar en eficiencia, confianza y tranquilidad. Si tienes dudas, no las dejes para última hora: pregunta, contrasta y revisa tu sistema como si tu empresa (y nómina) dependiera de ello… Porque así es.