El control horario es obligatorio desde 2019. Pero todavía hay confusión sobre qué exige la ley, qué sistemas son válidos y qué pasa con la nueva normativa. Esta guía separa lo que es ley de lo que es ruido.
| ¿Es obligatorio fichar? | Sí, desde mayo 2019 (RDL 8/2019) |
| ¿Tiene que ser digital? | No — el proyecto de ley fue rechazado; hay un decreto-ley en tramitación pero estancado |
| ¿Excel y papel son válidos? | Legalmente sí, pero los tribunales los cuestionan cada vez más |
| ¿Quién tiene que fichar? | Todos los trabajadores por cuenta ajena |
| ¿Qué multa me puede caer? | De 751€ a 7.500€ por infracción (normativa actual) |
| ¿Qué sistema necesito? | Uno que sea "objetivo, fiable y accesible" |
La obligación de registrar la jornada laboral viene del Real Decreto-ley 8/2019, en vigor desde el 12 de mayo de 2019. Modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Esta obligación viene de la sentencia del Tribunal de Justicia de la UE (STJUE C-55/18, caso CCOO vs Deutsche Bank, mayo 2019), que estableció que los sistemas de registro deben ser:
Hay dos intentos legislativos que conviene no confundir. El primero fracasó. El segundo está estancado.
| Junio 2024 | Ministerio de Trabajo presenta borrador |
| 6 mayo 2025 | Consejo de Ministros aprueba proyecto de ley |
| 13 mayo 2025 | Publicación en el BOCG (121/000058) |
| 10 sept 2025 | RECHAZADO en el Pleno (178 Sí / 170 No) |
PP, VOX y Junts votaron enmiendas a la totalidad. Iniciativa concluida.
| 30 sept 2025 | Consejo de Ministros aprueba tramitación urgente |
| 15-30 oct 2025 | Fase de consulta pública |
| Marzo 2026 | ESTANCADO — discrepancias PSOE/Sumar sobre protección de datos, coste del software y certificación |
Nadie lo sabe con certeza. Las estimaciones iniciales hablaban del primer semestre de 2026, pero el estancamiento actual hace probable un retraso a 2027. Mientras no se apruebe, la ley actual (2019) sigue vigente y el papel/Excel siguen siendo legales.
Esta es la pregunta del millón. Y la respuesta es incómoda: legalmente sí, pero cada vez menos en la práctica.
El RDL 8/2019 no especifica formato. La Guía del Ministerio de Trabajo (2019) dice:
| Requisito | Excel estándar | Papel con firmas | Sistema digital |
|---|---|---|---|
| Inalterable | Editable sin rastro | Modificable | Sí |
| Trazable | Sin log | Imposible | Sí |
| Objetivo | Parcial | Parcial | Sí |
| Accesible | Parcial | No | Sí |
Legal pero arriesgado. Sin log de cambios, cualquier inspector puede cuestionarlo. Y si un trabajador te demanda, será tu palabra contra la suya.
La única opción que cumple con los tres requisitos del TJUE (objetivo, fiable, accesible) y que los tribunales españoles aceptan sin objeciones.
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Este es el punto más importante de esta guía. Y el que más dinero cuesta a las empresas que lo ignoran.
Si la empresa no tiene registro y el trabajador aporta indicios razonables, la carga de la prueba se invierte: es la empresa la que tiene que demostrar que esas horas NO se hicieron. Y demostrar un negativo es, por definición, casi imposible.
| Inversión de carga a favor del trabajador | ~90% |
| Empresa se defiende con éxito | ~10% |
| Indemnización media por sentencia | 12.000€ |
| Indemnización máxima documentada | 67.036€ |
Más sobre este tema: ¿Y si un empleado te denuncia por horas no registradas?
Las inspecciones de trabajo relacionadas con el registro horario han crecido un 1.877% desde que entró en vigor la ley: de 564 infracciones en 2019 a más de 11.150 en 2023.
| Año | Infracciones | Sanciones totales |
|---|---|---|
| 2019 | 564 | 999.357€ |
| 2023 | 11.150+ | ~3.000.000€ |
| 2024 | 1.869 | 2.990.000€ |
Más información: Manual de supervivencia: tu primera inspección de trabajo
Las sanciones por incumplimiento del registro horario están en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
| Gravedad | Descripción | Sanción |
|---|---|---|
| Leve | Defectos formales en el registro | 60€ - 750€ |
| Grave | No tener registro o tenerlo inadecuado | 751€ - 7.500€ |
| Muy grave | Impago de horas extra detectadas por la Inspección | 7.501€ - 225.018€ |
| Trabajadores | Multa actual (máx) | Multa futura (máx) |
|---|---|---|
| 10 | 7.500€ | 100.000€ |
| 50 | 7.500€ | 500.000€ |
| 200 | 7.500€ | 2.000.000€ |
Sin registro + exceso de jornada generalizado
Sin registro, horas extra no pagadas a una sola trabajadora
Contrato parcial sin registro de jornada
Consulta todos los casos: Sanciones control horario: 5 casos reales
Tabla completa: Tabla de sanciones por incumplimiento
Basándonos en la jurisprudencia española y europea, cualquier sistema de registro horario válido debe cumplir siete requisitos.
| Requisito | Excel | Papel | Digital |
|---|---|---|---|
| 1. Inalterable | No | No | Sí |
| 2. Trazable | No | No | Sí |
| 3. Identificación individual | Parcial | Parcial | Sí |
| 4. Timestamp automático | No | No | Sí |
| 5. Control de acceso | No | No | Sí |
| 6. Conservación 4 años | Parcial | No | Sí |
| 7. Accesible (trabajador + ITSS) | Parcial | No | Sí |
Esta guía la publica INWOUT, y no lo escondemos. Llevamos 7 años dedicados exclusivamente al control horario y la gestión de ausencias para empresas españolas. Prueba gratuita hasta 5 empleados, sin límite de tiempo.
La ley actual ya obliga a registrar. La futura obligará a hacerlo en digital, con acceso remoto para la Inspección y sanciones por trabajador. Puedes esperar — o puedes tenerlo resuelto antes de que cambie la norma.
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