El control horario es obligatorio desde 2019. Pero todavía hay confusión sobre qué exige la ley, qué sistemas son válidos y qué pasa con la nueva normativa. Esta guía separa lo que es ley de lo que es ruido.
| ¿Es obligatorio fichar? | Sí, desde mayo 2019 (RDL 8/2019) |
| ¿Tiene que ser digital? | No — el primer proyecto de ley fue rechazado; hay un decreto-ley en tramitación pero estancado |
| ¿Excel y papel son válidos? | Legalmente sí, pero los tribunales los cuestionan cada vez más |
| ¿Quién tiene que fichar? | Todos los trabajadores por cuenta ajena |
| ¿Qué multa me puede caer? | De 751€ a 7.500€ por infracción (normativa actual) |
| ¿Qué sistema necesito? | Uno que sea "objetivo, fiable y accesible" |
La obligación de registrar la jornada laboral viene del Real Decreto-ley 8/2019, en vigor desde el 12 de mayo de 2019. Modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Esta obligación viene de la sentencia del Tribunal de Justicia de la UE (STJUE C-55/18, caso CCOO vs Deutsche Bank, mayo 2019), que estableció que los sistemas de registro deben ser:
Hay dos intentos legislativos que conviene no confundir. El primero fracasó. El segundo está estancado.
| Junio 2024 | Ministerio de Trabajo presenta borrador |
| 6 mayo 2025 | Consejo de Ministros aprueba proyecto de ley |
| 13 mayo 2025 | Publicación en el BOCG (121/000058) |
| 10 sept 2025 | RECHAZADO en el Pleno (178 Sí / 170 No) |
PP, VOX y Junts votaron enmiendas a la totalidad. Iniciativa concluida.
| 30 sept 2025 | Consejo de Ministros aprueba tramitación urgente |
| 15-30 oct 2025 | Fase de consulta pública |
| Febrero 2026 | ESTANCADO — discrepancias PSOE/Sumar |
Puntos de conflicto: protección de datos, coste del software, certificación.
Nadie lo sabe. Las estimaciones hablan del primer semestre de 2026, pero podría retrasarse a 2027. Mientras no se apruebe, la ley actual (2019) sigue vigente — y el papel/Excel siguen siendo legales.
Esta es la pregunta del millón. Y la respuesta es incómoda: legalmente sí, pero cada vez menos en la práctica.
El RDL 8/2019 no especifica formato. La Guía del Ministerio de Trabajo (2019) dice:
| Requisito | Excel estándar | Papel con firmas | Sistema digital |
|---|---|---|---|
| Inalterable | Editable sin rastro | Modificable | Sí |
| Trazable | Sin log | Imposible | Sí |
| Objetivo | Parcial | Parcial | Sí |
| Accesible | Parcial | No | Sí |
Legal pero arriesgado. Sin log de cambios, cualquier inspector puede cuestionarlo.
La única opción realmente segura. Cumple con los requisitos del TJUE y los tribunales españoles.
Más sobre este tema: Si aún fichas con Excel, esto te interesa
Las inspecciones de trabajo relacionadas con el registro horario han crecido significativamente desde 2019.
| Año | Infracciones | Sanciones totales |
|---|---|---|
| 2019 | 564 | 999.357€ |
| 2023 | 11.150+ | ~3.000.000€ |
| 2024 | 1.869 | 2.990.000€ |
Trabajadores afectados 2024: 21.649 | Tasa de detección en campañas dirigidas (2022): 33,9%
Importante: La mera regularidad horaria no es prueba de fraude por sí sola. El TSJ Catalunya (octubre 2024) anuló una sanción porque "la regularidad sola no demuestra falsedad — puede ser una jornada realmente rígida".
Más información: Manual de supervivencia: tu primera inspección de trabajo
Las sanciones actuales están en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS):
| Gravedad | Descripción | Sanción |
|---|---|---|
| Leve | Defectos formales | 60€ - 750€ |
| Grave | No tener registro o tenerlo inadecuado | 751€ - 7.500€ |
| Muy grave | Impago de horas extra detectadas | 7.501€ - 225.018€ |
La sanción es por infracción (por empresa), no por trabajador. Esto cambiará con la nueva ley.
| Trabajadores | Multa actual (máx) | Multa futura (máx) |
|---|---|---|
| 10 | 7.500€ | 100.000€ |
| 50 | 7.500€ | 500.000€ |
| 200 | 7.500€ | 2.000.000€ |
Sin registro + exceso jornada
Sin registro, horas no pagadas
Parcial sin registro
Consulta todos los casos: Sanciones control horario: 5 casos reales
Tabla completa: Tabla de sanciones por incumplimiento
Este es el punto más importante. Y el que más cuesta dinero a las empresas.
Antes de 2019, si un trabajador reclamaba horas extra, tenía que demostrar "hora por hora" que las había hecho.
Ahora, si la empresa no tiene registro y el trabajador aporta indicios, la carga de la prueba se invierte: la empresa tiene que demostrar que las horas NO se hicieron.
| Inversión de carga a favor del trabajador | ~90% |
| Empresa se defiende con éxito | ~10% |
| Indemnización media por sentencia | 12.000€ |
| Indemnización máxima documentada | 67.036€ |
Más sobre este tema: ¿Y si un empleado te denuncia por horas no registradas?
Basándonos en la jurisprudencia española y europea, un sistema de registro válido debe cumplir:
| Requisito | Excel | Papel | Digital |
|---|---|---|---|
| 1. Inalterable | No | No | Sí |
| 2. Trazable | No | No | Sí |
| 3. Identificación | Parcial | Parcial | Sí |
| 4. Timestamp automático | No | No | Sí |
| 5. Control de acceso | No | No | Sí |
| 6. Conservación 4 años | Parcial | No | Sí |
| 7. Accesible | Parcial | No | Sí |
INWOUT cumple todos los requisitos legales actuales y está preparado para la nueva normativa:
En INWOUT no creemos que el control horario sea para vigilar. Creemos que es para proteger.
La ley actual ya obliga a registrar. La futura obligará a hacerlo en digital. Puedes esperar y correr... o adelantarte.
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