Registro horario digital 2025: lo esencial y acceso a la Guía completa

En 2025 el registro horario digital deja de ser “recomendable” para convertirse en estándar. Para no perderte entre artículos dispersos, hemos concentrado todo en un único sitio: el Centro de Recursos con la Guía de Control Horario y Registro Digital 2025, los manuales (administrador, supervisor, usuario), el Comunicado Interno y el Checklist de implementación sin fricción.

👉 Acceso directo a la guía completa:

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El nuevo paradigma: Universalidad sin excusas

La Guía de Control Horario y Registro Digital 2025 lo deja claro: la obligación de registrar jornada es universal.

• Aplica a todos los trabajadores: fijo, temporal, parcial, becario, remoto, presencial, a turnos, por objetivos…
• Excepciones reales: solo altos directivos (art. 2.1.a ET), socios de cooperativas y autónomos sin empleados.
  

Si no existe constancia documental en convenio o pacto individual, se debe fichar igualmente.

Flexibilidad: Ya no hay excusa para no fichar (ni para no ser flexibles)

Durante años se pensaba que el registro mataba la flexibilidad. Hoy la guía demuestra lo contrario: el sistema se adapta a jornada flexible, teletrabajo, objetivos, turnos partidos y distribución irregular.

Ejemplos prácticos:
• Jornada intensiva en verano → el sistema permite ajustar horas sin incumplir la normativa.
• Teletrabajo internacional → fichajes desde app o web, con validación posterior.
• Trabajo por proyectos → registro automático de inicio y fin de actividad sin perder control horario.

ETTs y Subcontratas: ¿Quién responde de verdad?

En empresas de trabajo temporal, la usuaria controla y la ETT recibe los registros para cuadrar nóminas. En subcontratas (art. 42 ET), la contratista responde, aunque puede usar sistemas del cliente si así lo acuerdan.

Caso real: en una inspección, la falta de intercambio documental provocó sanción a ambas empresas. La clave es contar con protocolos claros de responsabilidades y datos firmados por las partes.

Registrar bien: Más allá del “entré y salí”

No basta con marcar inicio y fin. El sistema debe recoger:
• Hora concreta de inicio
• Hora concreta de fin
• (Recomendable) pausas, interrupciones y comidas no retribuidas

Ejemplo: si entre entrada y salida hay dos horas de pausa no registradas, el riesgo de sanción o reclamación aumenta. La guía recomienda justificar siempre los huecos significativos en la jornada.

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El sistema digital: Así sí, así no

El sistema válido debe cumplir 3 criterios: Fiable. Inmodificable. Trazable.

· Plataformas web, apps móviles con geolocalización, tornos, tarjetas NFC, firma biométrica o gestión delegada (con el empresario validando). Pero, ojo con los datos personales: si geolocalizas o usas vigilancia, el RGPD y el ET lo dejan claro: debe estar todo blindado legalmente.

Según la experiencia y compartido en este análisis de errores comunes de registro horario digital en 2025, los sistemas manuales ya no valen: la trazabilidad y la automatización no se logran ni con Excel ni con papel (lo he vivido: doble registro, trampas... y multa asegurada). Necesitas un sistema que limite la manipulación y deje huella de todo.

Quién lo decide: La negociación importa

La guía no es rígida: da preferencia a la negociación colectiva, luego acuerdos internos (con Representación Legal de los Trabajadores, RLT), luego consulta y, solo si no hay RLT, decisión unilateral. Pero cuidado: aunque no requiera acuerdo, SÍ obliga a consultar, dejar constancia y esperar 15 días para informe. Sin ese plazo, es sancionable.

Yo aprendí por las malas: Ningún sistema impuesto a la brava funciona. Si consultas antes, el clima laboral te lo agradece (y hay menos incidencias).

Conservación y acceso: Transparencia, pero sin obsesiones

Toca guardar los registros 4 años, en formato que garantice integridad (puede ser digital, cloud, base de datos con historial, etc.). Importante: no se deben totalizar (salvo tiempo parcial, por exigencia legal), y se debe asegurar acceso inmediato en caso de requerimiento de trabajador, representante o inspección. No es obligatorio entregar copia diaria; basta con facilitar consulta cuando se solicite.

Duda habitual: ¿y si el empleado quiere copia cada semana? La ley no lo exige, sólo derecho a consulta. Si algún convenio lo especifica, debes cumplirlo, pero no te líes sino.

Casuística especial: Lo que pide pista

Desplazados, teletrabajo, jornadas partidas… El sentido común (y la Guía) dice: sólo registrar el tiempo efectivo de trabajo, dejando fuera el desplazamiento salvo que sea parte de la función. Jornadas partidas: cada bloque por separado, documentando pausas no retribuidas. Teletrabajo: registro vía app, web, autogestión (si después el empresario valida).

Horas extra: El doble registro y los resúmenes

El sistema debe permitir:

· Registro diario de jornada (art. 34.9 ET)

· Registro específico de horas extra (art. 35.5 ET): resumido, justificado en nómina, entregado al trabajador

Si usas software que lo unifica, ahorras líos; si lo llevas fuera, tu gestoría lo va a sufrir (y tú más si hay reclamación).

Cuestiones prácticas para 2025: Lo que recomiendo y lo que ya no uso

Para empresas:

· Configura bien las políticas iniciales: define pausas automáticas, quién puede editar, cómo se validan incidencias. Documenta y forma al equipo antes de implantar el sistema; ayuda mucho compartir simulaciones con casos reales.

· Haz auditoría mensual: revisa desviaciones, compara históricos, automatiza informes para la inspección. Un detalle: si cambias las reglas a mitad de año, debes poder justificar cualquier diferencia en el histórico.

He probado sistemas que todo lo dejan en manos del trabajador, sin revisión empresaria: fracaso seguro. El control sin participación es igual de malo que el control abusivo. Lo ideal es que todos puedan validar, pero con última palabra siempre en la empresa (eso sí, consultando y dejando prueba de la consulta).

Para trabajadores:

· Derecho a ver su historial completo; si algo no cuadra, tienen la obligación de reclamarlo y corregirlo.

· El miedo a la flexibilidad está de más: aunque un día superen las 8 horas, si el cómputo periódico no genera exceso, no es hora extra. Sigue siendo esencial registrar todo para evitar confusiones que acaben en reclamaciones o sanciones.

Inspección: Así va a mirar desde 2025

La Inspección de Trabajo ya no se fija solo en el “registro existe”. Ahora va más allá: verifica calidad, cruza jornadas, exige transparencia y, si no hay registro, presume exceso laboral a favor del empleado.

Ojo con esto: si el registro no es inmodificable y no deja trazabilidad clara, la sanción vendrá casi seguro. Y, si usas un doble sistema (el típico “B” para quitar horas extra en informes), el riesgo de multa sube. Lo que recomiendo: sistema centralizado, automatizado y digital, sin atajos ni parches.

¿Cuánto cuesta saltarse la ley?

Las sanciones han subido su que por trabajador pueden llegar a 7.000 euros según los destacados de la normativa 2025. Multa por cada trabajador, y si hay reincidencia o se afectan derechos fundamentales, la infracción pasa a muy grave y el importe lo marca ya el BOE. Además, no contar con registros digitales en 2025 (y se acabaron las hojas de papel y los exceles) será causa casi directa de sanción.

Ejemplos y situaciones reales

Ejemplo clásico 1: Supervisor usa Excel para fichar porque “es rápido y lo entiende todo el mundo”. Llega una inspección tras denuncia: los registros no son trazables. Resultado: sanción, obligación de rehacer el sistema y meses de estrés y trabajo extra (además del recelo de los empleados).

Ejemplo clásico 2: Startup con jornada flexible y teletrabajo que implanta una app móvil, pero sin automatizar recordatorios ni formar a los equipos. Balance: olvidos constantes, reclamaciones por horas que no cuadran y clima laboral enrarecido. Solución: notificaciones push, formación práctica y definición clara de pausas y excepciones, todo bien recogido en un pequeño manual.

Si quieres ver más ejemplos prácticos y evitar errores de base, recomiendo revisar la misión casi imposible de registrar bien las horas trabajadas publicada en INWOUT.

Consejos personales y trampas a evitar

Lo que no funcionó en mi empresa:

· Delegar toda la responsabilidad de fichar al trabajador: si nadie revisa, el sistema se llena de incoherencias y errores no detectados hasta la inspección.

· Usar métodos mixtos (papel + digital): desaparecen registros, se pierden datos y, en inspección, es casi imposible justificar el histórico correctamente.

Lo que sí funcionó:

· Políticas claras, comunicadas y firmadas (por ejemplo, esta plantilla interna), explicando quién ficha, cómo, qué hacer si se olvida o hay error, y qué pasa si hay incidencia. Forma a tu equipo y déjalo documentado.

El truco: si tienes políticas y consentimiento documentado, la inspección te respeta mucho más. Si no, vas a remolque y jugando siempre a la defensiva.

El registro horario digital como cambio cultural: de enemigo a aliado

No cierro con moralina: fichar no es divertido, pero sí imprescindible en 2025. La clave está en orientar el registro horario como una herramienta de transparencia, equilibrio y protección —ni una jaula, ni una “playlist” de excusas para perezosos. Lo que cambia ahora no es solo el tipo de sistema, sino la mentalidad de managers y equipos. Si quieres sobrevivir —y crecer—, toca pasar de una cultura del "cumplo porque toca" a la de "ficho porque me protege a mí y al negocio".

Recuerda: registrar la jornada ya no es una opción ni un marrón, sino tu escudo ante conflictos, tu salvavidas ante la inspección y, si lo haces digital, tu tranquilidad diaria. En 2025, quien no se sube al barco, nada a contracorriente. “Donde manda ley, no manda excusa”, y menos en tiempos digitales.

¿Quieres profundizar aún más?

Echa un vistazo a otros recursos útiles:

· Guía completa sobre modificación de horario laboral

· Cómo solucionar incidencias de fichaje digital

· Control horario gratis: cómo evitar sanciones desde hoy

Prueba gratuita de un sistema digital: app.inwout.com

“Registra lo que hagas, y duerme tranquilo. No hay peor multa que la que no ves venir.”