Hace dos meses éramos una empresa SaaS más en el mercado del control horario. Hoy, después de ganar tres licitaciones públicas consecutivas en Madrid, Barcelona y Sevilla, puedo decirte que el sector público te cambia como empresa. Y no siempre para bien.

Te voy a contar la verdad brutal de lo que significa competir y ganar en licitaciones públicas cuando tu producto es un sistema de control horario digital. Sin filtros, sin marketing, solo la experiencia real de alguien que se ha tirado de cabeza al mundo de los pliegos técnicos, las certificaciones imposibles y los precios de infarto.

Porque resulta que fichar a funcionarios no es como fichar a empleados de empresa privada. Ni de lejos.

El despertar brutal: tres licitaciones en dos meses

Todo empezó cuando decidimos que era hora de diversificar. El sector privado iba bien, pero las administraciones públicas representaban un mercado enorme sin explotar. "¿Qué tan difícil puede ser?", pensé. Spoiler: mucho más de lo que imaginaba.

En febrero lanzamos nuestra primera candidatura seria para una licitación en Madrid. En marzo, Barcelona. En abril, Sevilla. Para mayo, habíamos ganado las tres. Suena bonito, ¿verdad? Pues déjame que te cuente el precio que pagamos por ello.

Lo primero que aprendes en el mundo de las licitaciones es que el dinero manda. Y cuando digo que manda, me refiero a que es prácticamente lo único que importa. Da igual que tengas el mejor producto del mundo, da igual que tu sistema de fichaje biométrico sea una maravilla de la tecnología. Si tu precio no es competitivo, estás fuera.

La estrategia del precio de infarto

Nuestro primer error fue pensar que podíamos competir con nuestros precios habituales. Después de hacer un estudio de mercado analizando licitaciones anteriores, nos dimos cuenta de que había empresas ofreciendo precios un 50% por debajo de lo que nosotros considerábamos rentable.

¿Cómo compites contra eso? Simple: te prostituyes.

Y eso es exactamente lo que hicimos. Ofrecimos un precio tan agresivo que, cuando ganamos Madrid, yo mismo me pregunté si había perdido la cabeza. Pero funcionó. El truco estaba en entender que el sector público no evalúa igual que el privado. Ellos buscan cumplir con la normativa al menor coste posible. Punto.

En Madrid, además, había que incluir dispositivos biométricos para tarjetas RFID, instalación física, cableado de red y eléctrico en múltiples centros de trabajo. Todo eso con un margen que daba miedo calcular.

Cuando el cliente quiere exactamente lo mismo de antes

El auténtico infierno empezó cuando leímos el pliego técnico de Madrid. Más de 100 páginas donde, entre líneas técnicas y jerga administrativa, había una frase que me quitó el sueño: "El software deberá adaptarse a los requerimientos del software anterior".

Su software anterior era Kelio, un sistema que tiene sus años pero con funcionalidades muy específicas que ellos habían estado usando durante décadas. En cristiano: querían que nuestro control horario digital funcionara exactamente igual que su sistema rupestre de toda la vida.

Ojo con esto, porque aquí viene la trampa mortal de las licitaciones públicas: cuando dicen "adaptarse a los requerimientos anteriores", no se refieren solo a migrar datos. Se refieren a que tu software tiene que comportarse exactamente como el anterior. Y si no lo hace, tienes que desarrollar lo que haga falta para que lo haga.

Con una carta blanca de desarrollo que básicamente decía: "Arréglame esto y ponme esto como yo lo tenía antes". Sin límites, sin presupuesto adicional, sin timeline realista.

El desarrollo express que casi nos mata

Lo que vino después fue un sprint de desarrollo que duró meses y que nos obligó a crear funcionalidades específicas que antes no existían en INWOUT. Algunas las habíamos contemplado en nuestro roadmap, otras ni se nos habían pasado por la cabeza.

Te listo las principales funcionalidades que desarrollamos específicamente para el sector público:

Informe anual de ausencias
Ahora podemos exportar todas las ausencias por tipo de permiso y empleado con un detalle exhaustivo. No solo las horas, sino también los días entre paréntesis en que tuvo lugar cada permiso, más subtotales por empleado y totalizadores por tipo de permiso. Básicamente, un Excel de la muerte que los de RRHH del sector público adoran.

Checkout automatizado por horario
Desarrollamos la opción de forzar una salida automática a una hora específica que afecta a horarios concretos. Útil cuando tienes empleados que sistemáticamente se olvidan de fichar la salida.

Validación express de fichajes
Antes, los fichajes se autovalidaban si nadie los revisaba. Ahora tenemos tres niveles: administradores, managers, o ambos a la vez. Cada modificación de fichaje pasa por el filtro que tú decidas.

Sistema de pausas configurables
Añadimos tres tipos de pausas: flexibles, fijas y semiflexibles. Por ahora solo en web (la versión móvil aún está en desarrollo), pero adaptadas a cada tipo de trabajo del sector público.

Aprobación de permisos por rol personalizable
Esta fue la más compleja. Ahora puedes configurar que las vacaciones las apruebe el manager, pero una baja por accidente laboral vaya directa al administrador del sistema (normalmente RRHH).

Notificaciones de incidencias de fichaje
Si alguien modifica un fichaje y necesita validación, el sistema notifica automáticamente a quien corresponda según la configuración.

Cada una de estas funcionalidades surgió de una necesidad específica de Madrid. Y cada una nos costó semanas de desarrollo que, obviamente, no habíamos contemplado en el presupuesto original.

La diferencia entre Barcelona y Madrid: cuando todo fluye

Barcelona fue la cara opuesta de la moneda. Sin software anterior, sin requerimientos imposibles, sin drama. Implementamos el sistema en cinco centros distintos, todo el mundo empezó a fichar con tarjetas RFID desde el minuto uno, y añadimos las nóminas dentro de la solución para que pudieran importar los datos de todos los empleados.

Todo rodado. Como debería ser siempre, pero rara vez es.

¿La diferencia? En Barcelona no tenían un sistema anterior al que aferrarse. Venían de procesos manuales y nuestro sistema automatizado les pareció directamente magia. En Madrid querían la magia, pero que funcionara exactamente como su viejo sistema de los años 90.

El síndrome del funcionario: permisos, permisos y más permisos

Trabajar con el sector público te abre los ojos a una realidad que desde la empresa privada no ves: la cantidad demencial de permisos y ausencias que maneja un funcionario promedio.

Permisos por antigüedad, moscosos, canosos, por hospitalización de familiares hasta tercer grado, por mudanza, por matrimonio del hermano del cuñado... Es una locura. Y todos quieren tener el control exacto de cuántos días les quedan, como si fuera una vitrina de trofeos de días disponibles al año.

Lo más surrealista es que los usan todos. Todos y cada uno de ellos. Es legítimo, claro, pero viniendo del sector privado donde la gente a veces ni se coge las vacaciones completas, ver esta realidad te produce una mezcla de fascinación y vértigo.

Desarrollamos un sistema de saldos de permisos por antigüedad que básicamente funciona como una contabilidad paralela donde cada empleado sabe exactamente cuántos días le quedan de cada tipo específico de permiso.

Sevilla: la implementación en curso

Sevilla está ahora mismo en fase de implementación, así que mejor no hablar mucho del tema. Pero sí puedo decir que, después de la experiencia de Madrid, fuimos mucho más cautos a la hora de aceptar ciertos requerimientos del pliego.

Aprendimos a leer entre líneas y a identificar las frases que significan "development hell incoming". Porque una cosa es adaptarse a las necesidades del cliente y otra muy distinta es reescribir tu producto entero para que funcione como el software de 1995 que usaban antes.

El coste real de prostituirse por el sector público

Seamos brutalmente honestos: ¿nos ha salido rentable? A corto plazo, no. Para nada.

Madrid nos ha costado meses de desarrollo no planificado, recursos desviados de otras funcionalidades, y un desgaste del equipo que aún estamos recuperando. Además, llevamos varios meses sin cobrar de ellos mientras siguen pidiendo ajustes y mejoras.

Pero, y aquí viene el pero importante, todas esas funcionalidades que desarrollamos para el sector público han mejorado considerablemente nuestro producto para todos los clientes. Funcionalidades que estaban en nuestro roadmap a dos años vista las hemos tenido que sacar en tiempo récord.

El sistema de validación de fichajes, el control granular de permisos, los informes avanzados de ausencias... Todo eso ahora forma parte del core de INWOUT y nos diferencia claramente de la competencia.

La certificación que te cambia la vida (y la cuenta bancaria)

Dos de las tres licitaciones exigían tener el Esquema Nacional de Seguridad de categoría media. Una certificación que cuesta un riñón y que prácticamente ninguna startup tiene cuando empieza.

Nosotros estábamos en proceso de conseguirla (y seguimos), pero conseguimos justificar en las propuestas que estábamos en trámite y que la tendríamos antes de la implementación final. Funciona, pero es una inversión considerable que hay que contemplar si quieres jugar en serio en el sector público.

Lecciones aprendidas (a golpe de realidad)

Después de estos meses intensos, estas son las lecciones que me hubiera gustado conocer antes:

El precio es rey, pero no te suicides
Sí, tienes que ser agresivo con el precio, pero asegúrate de que puedes cumplir sin quebrar la empresa. Nosotros nos pasamos de agresivos en Madrid y casi nos sale caro.

Lee el pliego técnico como si fuera un contrato
Porque lo es. Cada frase aparentemente inocente puede convertirse en semanas de desarrollo no planificado. Si ves algo como "adaptarse a los requerimientos anteriores", ponte las pilas y pregunta exactamente qué significa.

El sector público paga tarde y mal, pero paga
Los procesos de facturación son eternos, las validaciones burocráticas interminables, pero al final el dinero llega. Solo que no esperes liquidez inmediata.

Prepárate para desarrollar funcionalidades específicas
El sector público tiene necesidades muy concretas que el mercado privado no tiene. Presupuesta tiempo y recursos para desarrollos específicos porque van a aparecer sí o sí.

La experiencia de usuario importa menos que el cumplimiento normativo
En el sector privado vendes experiencia de usuario. En el público vendes cumplimiento. Son dos mundos completamente diferentes.

¿Volveríamos a hacerlo?

La pregunta del millón. Después de todo lo vivido, de las noches sin dormir, del desarrollo express, de los márgenes de infarto... ¿volveríamos a meternos en el mundo de las licitaciones públicas?

Sí. Pero con mucho más conocimiento de causa.

El sector público es un mercado enorme, con necesidades reales y presupuestos (aunque ajustados) garantizados. Pero tienes que entrar sabiendo exactamente a qué juegas. No es el sector privado con otros clientes, es otro planeta con otras reglas.

Lo que hemos aprendido nos ha hecho mejores como empresa y como producto. Las funcionalidades que desarrollamos para Madrid las están usando ahora clientes del sector privado que ni sabían que las necesitaban.

El futuro de INWOUT en el sector público

Seguiremos participando en licitaciones, pero ya no con la inocencia de los primeros días. Ahora sabemos identificar las trampas, presupuestar los riesgos y valorar correctamente el coste real de cada proyecto.

El control horario en el sector público tiene sus particularidades, pero también sus oportunidades. La digitalización de la administración es imparable, y empresas como INWOUT tenemos mucho que aportar.

Solo que la próxima vez que veamos un pliego que diga "adaptarse a los requerimientos anteriores", vamos a presupuestar el doble de tiempo y el triple de desarrollo. Porque ya sabemos lo que eso significa realmente.

La realidad sin filtros

Vender al sector público es prostituirse en términos de márgenes, pero también es una masterclass acelerada en desarrollo de producto. Madrid nos jodió económicamente a corto plazo, pero nos obligó a crear funcionalidades que ahora nos diferencian del resto.

Barcelona nos demostró que cuando las cosas se hacen bien, el sector público puede ser un cliente excepcional. Y Sevilla nos está enseñando a aplicar todo lo aprendido de forma más inteligente.

¿Es para todos? No. ¿Es fácil? Para nada. ¿Vale la pena? Depende de tu capacidad para asumir desarrollo no planificado y márgenes de supervivencia.

Lo que sí puedo decirte es que después de esta experiencia, INWOUT es un producto mucho más robusto, completo y competitivo. Y eso, al final, beneficia a todos nuestros clientes, públicos y privados.

Porque resulta que cuando consigues que funcione para funcionarios, funciona para cualquiera.

¿Estás pensando en participar en licitaciones públicas para tu software? Te recomiendo que empieces por entender bien el cumplimiento normativo y que tengas un colchón económico considerable. Vas a necesitar ambos.

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