Las mejores apps para fichar sin perder tiempo

Soy fundador, gestor y, a ratos, el primer conejillo de indias cada vez que llega una app de fichaje al despacho. Y tras demasiados años dedicados al control horario (fantástico reto, por cierto), he probado absolutamente de todo: plantillas Excel (no, no, nunca más), apps que prometen la luna pero dan avisos cada hora, sistemas biométricos que no reconocen un dedo tras el primer gripazo y, por supuesto, soluciones digitales que – si están bien elegidas – te ahorran un dineral en tiempo, errores y multas.

Aquí te traigo mi selección personal de las 10 mejores apps para fichar. Todas cumplen la normativa española de registro de jornada y te ayudarán a ahorrar tiempo, evitando papeleos y olvidos. Te resumo qué ofrece cada una y en qué casos destacan, basándome en experiencia práctica y datos recientes.

Top 10 apps de control horario recomendadas

1. 1. INWOUT – Fichaje automatizado con Geofencing (sí, es la nuestra y por algo la hicimos así) Creamos INWOUT porque estábamos hartos de sistemas que complicaban más de lo que ayudaban. Aquí todo va al grano: el fichaje puede ser automático gracias al Geofencing, sin que el empleado tenga que tocar nada. Además, enviamos avisos push si alguien olvida fichar, gestionamos permisos y vacaciones desde la misma app, y todo queda guardado en la nube, listo para inspecciones. Lo mejor? Gratis hasta 5 empleados, y luego desde 2 €/usuario al mes. Ideal si no quieres perder ni tiempo ni dinero desde el minuto uno. (4.4/5).
2. Factorial – Plataforma integral de RR.HH.. Es una solución todo en uno que, además del control horario, integra gestión de nóminas, turnos, documentación y vacaciones en una misma interfaz . Su interfaz es intuitiva y se conecta con otras herramientas de RR.HH., reduciendo errores y carga administrativa . Factorial destaca si buscas centralizar varias funciones de Recursos Humanos en una sola plataforma. Según las valoraciones, es de las mejor puntuadas (4,7/5) y sus planes parten de ~4 €/usuario al mes .
3. Hubstaff – Enfoque en equipos remotos y productividad. Hubstaff es una app pensada para teletrabajo y trabajo híbrido: permite hacer seguimiento de horas con GPS, tomar capturas de pantalla y medir la actividad para asegurar la productividad del equipo. Su fuerte está en la monitorización rigurosa del tiempo y la ubicación, por lo que es ideal para equipos remotos o distribuidos que necesiten control detallado . Ofrece integraciones con gestores de proyectos y tiene buena reputación de usuario (4,6/5). El plan básico comienza en ~7 $ por usuario/mes .
4. Clockify – Control horario fácil con plan gratuito. Es una de las opciones más populares gracias a su plan gratuito muy completo y su facilidad de uso . Clockify permite registrar horas de trabajo por proyectos, genera informes básicos y se puede usar tanto en web como en app móvil. Es perfecta para startups y pequeñas empresas con presupuestos ajustados, ya que el plan sin costo no tiene límite de usuarios . Si se necesitan funciones avanzadas (gestión de presupuestos, aprobaciones, etc.), cuenta con planes de pago modulares. Su simplicidad le ha valido una calificación altísima (4,8/5) .
5. QuickBooks Time (TSheets) – Fichaje + nómina con GPS. Anteriormente conocida como TSheets, esta aplicación de Intuit se integra a la perfección con el software de nóminas QuickBooks. Es una app de control horario muy completa que abarca desde el registro de horas hasta la generación de nóminas . Incluye funciones de geolocalización GPS, lo cual resulta importante para equipos de trabajo en campo o empresas de logística . Una ventaja es que los datos de horas se vinculan automáticamente con la gestión financiera en QuickBooks. Como contrapartida, puede resultar algo compleja de configurar para quien no use QuickBooks habitualmente . Sus planes parten de ~8 $/usuario/mes y su puntuación ronda 4,4/5 en satisfacción .
6. Kenjo – Software de RR.HH. con control horario avanzado. Kenjo es una plataforma de Recursos Humanos que incluye el registro de jornada entre sus múltiples funciones. Se orienta a optimizar procesos de RR.HH., ofreciendo módulos de gestión de nóminas, control de asistencias, evaluación del rendimiento y seguimiento de empleados . En otras palabras, es más que un simple reloj: sirve para digitalizar gran parte de la gestión de personal. Está pensada para pymes y empresas medianas, ya que ofrece bastante personalización de flujos de trabajo pero quizá se quede corta para una multinacional muy grande . Los usuarios valoran su amplitud de funciones (4,5/5) y su precio parte de ~6 €/usuario/mes .
7. Ficha.Work – Sencillez y accesibilidad. Como su nombre sugiere, Ficha.Work fue diseñada para ser simple y efectiva en el control horario . Es una aplicación muy fácil de usar, pensada para quienes buscan digitalizar el fichaje sin curvas de aprendizaje pronunciadas . Permite registrar entradas y salidas desde el móvil o el ordenador, y poco más – esa simplicidad es su punto fuerte y a la vez su límite. Su enfoque minimalista implica que no tiene integraciones avanzadas con otras herramientas de RR.HH. . Por otro lado, es de las más económicas (ideal para pymes): sus planes empiezan desde ~3 € por usuario/mes con una valoración media de 4,3/5.
8. Bixpe Control Horario – Movilidad y geolocalización. Bixpe está enfocada en empresas con empleados móviles o en trabajo híbrido. Ofrece funcionalidades de fichaje desde el smartphone con registro de ubicación, de modo que cada marca de entrada/salida queda vinculada a una posición GPS . Esto la hace muy útil para equipos remotos o con horarios irregulares, donde se necesita verificar el lugar de fichaje . Los empleados pueden fichar de manera autónoma desde cualquier lugar, incluso asignando notas o fotos si se requiere. Su principal ventaja es la geolocalización en tiempo real, aunque en empresas 100% presenciales o muy tradicionales puede que no aporte tanto valor. Bixpe también prioriza el control de rutas y tareas móviles por encima de integraciones con sistemas corporativos (no es la más adecuada si necesitas conectar con un ERP, por ejemplo) . Su nota media es 4,2/5 y el precio arranca en ~5 €/usuario/mes .
9. BeeBole – Control de horas orientado a proyectos. BeeBole es una herramienta de control horario muy flexible, pensada para empresas que necesitan algo más que “fichar y listo”. Su punto fuerte es la posibilidad de registrar horas en clientes, proyectos y tareas, obteniendo informes detallados para analizar la productividad por equipo o por proyecto . Ofrece también gestión de ausencias desde el mismo panel y múltiples tipos de reportes personalizables. Al ser tan completa en analíticas, puede no ser la más indicada si solo buscas una app sencilla para cumplir el fichaje obligatorio – de hecho, su interfaz rica conlleva una cierta curva de aprendizaje . Las empresas que necesitan control de proyectos la valoran mucho (4,6/5 de media) y su precio ronda los 8 €/usuario/mes .
10. Sesame HR – Gestión de personal + control horario. Sesame HR es una solución de Recursos Humanos muy completa que incluye módulo de control horario. No está diseñada exclusivamente para fichar, sino que ofrece un conjunto robusto de herramientas de RR.HH., desde gestión de ausencias y vacaciones hasta evaluaciones y documentos, muchas de ellas personalizables a las necesidades de cada empresa . En cuanto al registro de jornada, cumple con creces la normativa y permite fichar desde múltiples dispositivos (móvil, web, tablet) e incluso con sistemas biométricos si se integra hardware. Por su amplitud de funciones, puede ser un poco excesiva para quien solo busca registrar horas, pero es perfecta si quieres un sistema integral de gestión de personas. Sus usuarios resaltan la personalización de flujos como fortaleza y la puntúan con un 4,5/5, con un coste a partir de ~7 €/usuario/mes .

Según publica el BOE y puedes encontrar en el Estatuto de los Trabajadores, el registro de jornada es obligatorio y debe ser objetivo, fiable y accesible. Así se evitan conflictos y, de paso, multas.

¿Por qué buscar la mejor app para fichar?

Muchos nos lanzamos a digitalizar el control horario porque:

· Harto de los listados en papel, las firmas que nunca cuadran y el Excel manipulado.
· Si eres manager, te aburre perseguir a la gente para que fiche (y luego recordar quién no lo hizo).
· Las inspecciones han dejado claro: si hay ausencias no justificadas o datos inconsistentes, la sanción es segura.
· Quieres ahorrar tiempo a RRHH, evitar errores, y trabajar con datos fiables, no con intuiciones.
· Buscas movilidad, integración con nómina y poder fichar desde cualquier sitio (sobre todo si tienes teletrabajo o equipos en la calle).

No pierdas ni un minuto más con sistemas viejos. Pero –y aquí mi primer consejo– no todas las apps valen por igual.

Claves legales del fichaje digital

Te lo resumo en plan compañero de fatigas: la legislación (consulta actualizada en el BOE y el Ministerio de Trabajo) exige lo siguiente:

· Registro de hora de entrada y salida, no vale solo fichar una vez al día.
· Conservación de los registros al menos 4 años.
· Accesible tanto para empresa como para trabajadores y, por supuesto, para una inspección.
· Precisión: debe reflejar la realidad, sin rellenos a posteriori ni retoques a mano.
· Respeto a la privacidad y RGPD: especialmente si usas biometría o geolocalización, ojo aquí.

Cualquier app que no cumpla esto simplemente no sirve. Y créeme, ya me he peleado con plataformas que no dejaban exportar registros o borraban info al actualizar.

Qué debe tener una app de fichaje (y qué NO)

No te entretengo con tecnicismos. Tras probar muchísimas, la mejor app es la que cumple con:

· Registro sencillo: un clic, un toque o reconocimiento facial. Si hay que hacer 5 pasos para fichar, la abandonan.
· Notificaciones automáticas para avisar del olvido.
· Automatización: si tienes equipos en terreno, busca Geofencing. Fichar solo por estar en el lugar de trabajo.
· Reportes personalizables y fáciles de exportar.
· Integración con nómina y RRHH: que no tengas que hacer doble trabajo.
· Seguridad y privacidad de datos: que cumpla la RGPD.
· Soporte rápido: porque cuando falla, necesitas respuesta ayer.

Lo que suelo evitar (ojo con esto):

· Apps «gratis» que en realidad no guardan histórico o te inundan de anuncios.
· Sistemas muy rígidos: si cada cambio requiere hablar con soporte, deséchalo.
· Soluciones que no tienen app móvil, salvo que tu equipo siempre trabaje desde oficina.

Mi consejo sin rodeos: busca apps que incluyan Geofencing o automatización real (aquí te lo explico al detalle). La manualidad se paga en olvidos y en horas extras ficticias.

Las mejores apps para fichar… según lo que SÍ funciona

1. Apps con Geofencing y automatización real

Probé durante meses soluciones que implicaban escanear códigos QR o enviar selfies. ¿El resultado? Frustración. Al final, la gente busca fichar lo más rápido y automático posible. Por eso, las apps que implementan geofencing (fichar por estar en el radio de la oficina o del cliente) son otro nivel.

Ventajas que viví con geofencing:

· Nadie se olvida de fichar entrada o salida (la app lo hace sola).
· La empresa se ahorra sustos de horas mal computadas.
· Perfecto para equipos que entran y salen de clientes, delegaciones o movilidad.
· Reduce la picaresca y los «me olvidé».

Pero, cuidado: hay empleados a los que no les hace gracia que su móvil registre ubicaciones. Por eso, la transparencia y el consentimiento son claves.
En este post de INWOUT tienes experiencia práctica de cómo automatizar fichaje.

2. Apps con notificaciones push

Hay apps que, si detectan que no has fichado, te avisan al móvil. Esto para el manager despreocupado es oro, porque se acabó perseguir olvidadizos. A mí me fue útil activar, además, que avise al responsable si tras el aviso el empleado sigue sin fichar.

Ojo: si el equipo no está acostumbrado al móvil o si tienes puestos muy técnicos que odian las notificaciones, busca opciones de escritorio o tablets fijas.

3. Apps con integración sencilla con nómina y RRHH

Esto es donde más tiempo me ahorré. Hay apps que integran el fichaje directamente con el cálculo de salarios, nóminas y ausencias. Así se acaban las discusiones sobre quién pidió permiso, quién estuvo ausente y quién hizo horas extra.

Mi recomendación: huye de las apps que exigen importar/exportar datos manualmente todas las semanas. Una buena app lo hace sola, y si puedes conectar calendarios o turnos… mejor aún.

4. Apps que permiten fichar desde cualquier dispositivo

En equipos mixtos, con gente en oficina y fuera, lo mejor es que cada uno fiche desde el móvil, el PC o incluso con reconocimiento biométrico.
Aquí tienes ejemplos de métodos y claves prácticas para que el equipo fiche y no proteste.

Ventajas de este enfoque:

· Más flexibilidad para los empleados.
· Mejor trazabilidad en caso de inspección.
· Permite añadir comentarios al fichar (muy útil en teletrabajo para justificar incidencias o llegadas tarde).

En la mayoría de empresas que conozco, si hay que desplazarse hasta una máquina para fichar, la mitad se olvida o lo rellena a posteriori. Lo he visto docenas de veces. Mejor apuesta por la ubiquidad.

Comparativa rápida: tipos de apps y lo que suelo recomendar

Registro con teclado/número/sensor biométrico

Perfecto para industrias o entornos en los que todos pasan por el mismo acceso. La huella o la tarjeta evitan el “fichaje por otro”, pero el principal fallo es la falta de flexibilidad, sobre todo si tienes empleados en movilidad o teletrabajo.

Apps solo para ordenador

En oficinas pequeñas quizá funcionen, pero enseguida empiezan los problemas: no hay avisos, si no abres el navegador te quedas sin fichar, y la gente olvida marcar la salida… Resultado: registros incompletos y mucho “ajuste” posterior. Personalmente, las reservaba solo en empresas totalmente presenciales y con una cultura muy disciplinada.

Apps móviles

Si puedes elegir, esta es la opción más versátil. Permite fichar desde cualquier lado, tener avisos y aprovechar geolocalización. Solo tienes que asegurarte de que la app es fácil (máximo dos clics), que no consume mucha batería y que cumple con privacidad. Un consejo: antes de desplegarla, haz una prueba piloto con los «menos tecnológicos» del equipo. Su feedback vale oro.

Funcionalidades imprescindibles en una app puntera

Básicamente, si tu app no tiene esto, mejor busca otra:

· Registro de jornada precisa y editable solo por responsables.
· Seguimiento de ausencias y permisos con flujos fáciles de aprobación.
· Informes flexibles (diarios, semanales y por empleado o por departamento).
· Exportación a Excel o integración directa con tu ERP/Nómina.
· Sistemas de recuperación si olvidas fichar (para que puedas justificar el olvido sin drama ni sanción).
· Seguridad y copias de respaldo (nunca sabes cuándo lo vas a necesitar).

Insisto, muchos caen en la trampa de elegir por precio o porque la app parece bonita. Yo he aprendido que lo importante es:

· Facilidad de uso
· Soporte postventa
· Cumplimiento legal

Sin estas tres, da igual que te salga gratis: el dolor de cabeza llegará igual.

Errores que cometí (para que tú no los repitas)

Al principio, pensé que cualquier app sería mejor que el Excel. Error. Probé una «gratuita» que dejaba de funcionar porque pasé de 5 empleados; otra que, tras la actualización, perdió todos los registros. Y alguna que generaba un caos con los datos de RGPD y parecía un colador digital.

Lo que más me ayudó fue leer experiencias de otros y, sobre todo, hacer una prueba en mi propio entorno. No te fíes de las demos de laboratorio: ponla en manos de los auténticos usuarios. Y negocia siempre tener soporte rápido, porque cuando el registro se cae, te la juegas… legalmente y ante el equipo.

Casos prácticos y ejemplos reales

Te cuento tres situaciones:

Empresa 1: Consultoría con equipos en la oficina y remoto. Lo que mejor funcionó fue una app móvil con geofencing y un sistema de avisos al móvil. El temor era el rechazo por privacidad, pero al ser transparente y dar opción de desactivar fuera del horario, no hubo protestas.

Empresa 2: Industria con tornos biométricos. Funcionaba bien para el registro, pero solo para quienes no salían nunca de la planta. Cuando implementamos una app web conectada a los tornos y móvil para comerciales, el control quedó cerrado y el error de horas extra desapareció (¡por fin!).

Empresa 3: Start-up 100% remota. Aquí, la app en el móvil y PC fue clave, junto al control por proyectos y la integración con vacaciones y bajas. Sin integración, la gestión era un infierno y la prevención de sanciones, misión imposible.

Cómo implantar una app (y que la gente la use)

Esto es igual de importante que la app en sí. Aquí mi decálogo personal:

· Antes de implantar, explica a todo el mundo el para qué, no solo el cómo.
· Haz pruebas por equipos, recoge feedback y elige según las necesidades reales, no las que imaginas.
· Da formación breve pero práctica. Un vídeo de 3 minutos suele valer más que 20 manuales.
· Comunica el canal de soporte: si se bloquea un móvil, si hay olvido, debe saberse a quién acudir.
· Informa al comité de empresa o representantes si los hay. La transparencia ahorra líos.

Más consejos y checklist de implantación los tienes en este artículo práctico.

¿Qué hago si tengo dudas legales?

Mi truco: consulta siempre el BOE y pregunta directamente a expertos en protección de datos si vas a usar biometría o geolocalización. El Ministerio de Trabajo publica dudas frecuentes y casos prácticos. Y si el proveedor de la app te pone pegas con RGPD… busca otro, sin dudar.

¿Se puede fichar y no perder el tiempo?

Mi experiencia (resumida en muchos fracasos y varios éxitos): sí, pero solo cuando eliges bien y piensas en tu equipo antes que en la solución. La tecnología ayuda, pero la cultura de empresa y el sentido común aún más.

Por cierto, no te fíes nunca de lo que no hayas probado tú mismo o tu equipo. La mejor app no es la más cara ni la que sale en los primeros resultados de Google, sino la que, según tu gente, les hace la vida (y el fichaje) más fácil.

Y recuerda…

Aquí no hay milagros, pero tampoco excusas. Con ojos y oído crítico, escoge bien y no esperes a la próxima inspección para ponerte en marcha. Al final, "más vale fichar a tiempo, que lamentarse en la multa".