Todo el mundo te explica qué métodos de fichaje existen. Nadie te dice cuál te conviene. Y esa es, en realidad, la única pregunta que importa cuando gestionas una empresa y tienes que cumplir con la ley.
Hay 5 métodos de fichaje disponibles y más de 15 proveedores serios en el mercado español. La decisión correcta no depende del método — depende de cuántos empleados tienes, dónde trabajan, qué sector es el tuyo y cuánto puedes invertir. En esta guía tienes la matriz de decisión que deberías aplicar antes de pedir ni una sola demo.
Si lo que buscas es entender cómo funciona cada método en detalle (geovallado, app, biométrico, RFID y PIN), lee primero esa guía y vuelve aquí. Esto es lo que viene después: qué elegir.
La matriz de decisión rápida
Esta tabla resume la recomendación para el 90% de los casos. Las excepciones vienen explicadas en cada sección.
¿No estás seguro de si el sistema que ya usas cumple con la normativa? Verifícalo gratis en 2 minutos aquí.
Sistema de fichaje para empresas pequeñas (hasta 25 empleados)
Si tienes menos de 25 empleados, la mayoría de decisiones sobre sistemas de fichaje están mal planteadas. Se te va a ofrecer hardware, terminales biométricos y contratos de 24 meses cuando probablemente no necesitas nada de eso.
Qué necesitas realmente
El RD 8/2019 exige que cualquier empresa registre la jornada diaria de todos sus empleados, con entrada y salida, y conserve esos datos 4 años. No exige ningún método concreto. Para una empresa de menos de 25 empleados, eso se resuelve con una app o una web bien diseñadas.
Los 4 puntos no negociables son:
- Registro automático de fecha y hora exactas (no editable por el empleado después)
- Accesible desde cualquier dispositivo (el empleado ficha donde esté)
- Conservación de 4 años sin que tengas que guardar copias manualmente
- Exportación en un clic para la Inspección de Trabajo
Qué NO necesitas
- Terminales biométricos en la recepción. Cuestan entre 300€ y 1.500€ por unidad y generan complicaciones con el RGPD. Para 10 personas, es absurdo.
- Tarjetas RFID físicas. Se pierden, se olvidan y un empleado puede fichar por otro.
- Contratos largos. Si tu proveedor te pide permanencia de 12 meses para 8 empleados, busca otro.
La solución óptima por tramo
- Menos de 5 empleados: gratuito. Hay opciones viables al 100%, incluidas las nuestras. Con una app móvil y un panel web básico es suficiente. No pagues nada.
- Entre 5 y 15 empleados: plan básico entre 1,5€ y 3€ por usuario y mes. Añade gestión de vacaciones y roles de manager.
- Entre 15 y 25 empleados: plan estándar, 2€ a 4€ por usuario. Necesitas ya informes automatizados y probablemente geovallado si trabajáis en varios sitios.
Si vienes de gestionar horarios en Excel y estás pensando en migrar, este tramo es exactamente el que más beneficio obtiene del salto.
Sistema de fichaje para medianas empresas (25-100 empleados)
Aquí cambia la conversación. Cuando pasas de 25 empleados, ya no es una cuestión de cumplir la ley sin complicaciones — es una cuestión de operativa diaria. Los problemas típicos:
- Alguien olvida fichar cada día. Multiplicado por 60 personas son decenas de incidencias semanales.
- Si hay varios centros de trabajo, ya no puedes confiar en que cada manager lleve su Excel.
- Nóminas, vacaciones, bajas y fichajes empiezan a desincronizarse.
Multi-centro vs centro único
Si todos tus empleados trabajan en una sola ubicación física (una fábrica, un centro comercial, una oficina grande), un terminal biométrico o un lector RFID en la entrada puede ser la opción más rápida y fiable. Fichajes inequívocos, sin móviles, sin olvidos.
Si en cambio tienes 3 obras, 5 locales de hostelería o equipos itinerantes, la respuesta es otra: geovallado. Es el único método que permite fichaje automático en múltiples ubicaciones sin instalar nada en cada centro.
Integración con nóminas y RRHH
A partir de 25 empleados, necesitas que el sistema de fichaje conecte con tu software de nóminas. Si tu gestoría te manda las horas en PDF cada mes, estás perdiendo tiempo innecesario. Un sistema moderno exporta directamente a Sage, A3, Holded o similares.
Coste típico
Entre 3€ y 6€ por usuario y mes para el software. Si añades hardware (biométrico o RFID), suma entre 300€ y 1.500€ por terminal en pago único.
Sistema de fichaje para grandes empresas (100+ empleados)
Con más de 100 empleados ya no hablamos de un sistema de fichaje. Hablamos de una plataforma integrada con el resto de tu stack de RRHH. Los criterios se desplazan completamente:
- SSO obligatorio: que los empleados accedan con sus credenciales corporativas, no con usuarios separados.
- Roles granulares: managers, RRHH, auditores y representantes legales deben tener accesos diferenciados y auditables.
- API abierta: para conectar con tu ERP, nómina, BI y cualquier sistema interno.
- Compliance avanzado: muchas grandes empresas ya exigen ENS Categoría Media al proveedor, auditorías anuales y trazabilidad completa de cualquier modificación de datos.
- Soporte SLA: con tiempos de respuesta garantizados por contrato.
Si tu empresa está en este tramo y te plantean una app móvil simple como solución, no es una solución. Busca proveedores con experiencia real en plantillas grandes.
Elección por sector
El tamaño condiciona, pero el sector define. Seis escenarios típicos:
- Construcción y obras: geovallado. Los empleados se mueven entre obras distintas cada día. Un terminal fijo no sirve. El geovallado ficha automáticamente al llegar a cada centro, sin que el empleado toque nada.
- Oficinas y despachos profesionales: app o web. Entorno controlado, acceso limitado. Lo más simple suele ser lo mejor.
- Hostelería y retail: PIN con tablet en recepción. Turnos rotativos, personal joven, rotación alta. Introducir un PIN tarda 2 segundos y no necesita instalación compleja.
- Fábricas y almacenes: biométrico o RFID. Alto volumen de empleados, punto de acceso único. La biometría evita que un empleado fiche por otro.
- Limpieza y servicios: geovallado. Mismo patrón que construcción — equipos en movimiento, múltiples ubicaciones, ningún terminal posible.
- Teletrabajo y equipos remotos: app o web con geolocalización. No hay alternativa física viable.
Requisitos legales que tu sistema debe cumplir
Hay un error común: pensar que basta con fichar para cumplir. No basta. El sistema que uses también tiene que cumplir una serie de requisitos técnicos concretos. Si no los cumple, aunque registres todos los días, la Inspección de Trabajo te puede sancionar igual.
Los requisitos básicos derivados del RD 8/2019:
- Trazabilidad e inalterabilidad: los registros no se pueden modificar sin dejar huella auditable. Un Excel que cualquiera puede editar no cumple.
- Conservación 4 años: accesible durante todo el periodo, sin que tú tengas que mantener copias manuales.
- Acceso para la ITSS: el sistema debe permitir a la Inspección ver los registros cuando lo solicite.
- Disponibilidad: el sistema debe estar operativo en todo momento, incluso fuera del horario laboral.
Todo lo que exige exactamente el RD 8/2019 y la normativa prevista para 2026 está detallado en la guía legal completa.
Y una advertencia importante: en 2026 entra en vigor la homologación de sistemas de fichaje. No todos los sistemas actuales cumplirán los nuevos requisitos técnicos. Si estás eligiendo un sistema ahora, asegúrate de que ya cumple con los requisitos previstos de homologación 2026 para no tener que migrar dentro de pocos meses.
El incumplimiento se paga caro: las sanciones de la ITSS van desde 625€ hasta 187.515€ por empresa. Si quieres una estimación concreta para tu caso, la calculadora de sanciones te da una cifra aproximada en 30 segundos.
Errores frecuentes al elegir sistema de fichaje
Después de años viendo implementaciones, estos son los 4 errores más caros:
Elegir por precio sin pensar en compliance
Hay sistemas baratísimos que no cumplen con el RD 8/2019. Ahorras 50€ al mes y te expones a una multa de 6.000€ mínima. El ahorro desaparece en el primer susto.
Comprar hardware antes de validar el software
Un error clásico: comprar 3 terminales biométricos antes de probar el software durante una semana. Si luego el software no se adapta a tus turnos o no exporta a tu gestoría, te has gastado 2.000€ en equipos que ya no sirven.
Ignorar el coste de migración
Cambiar de sistema cuando ya llevas 2 años con uno implica migrar histórico, reentrenar empleados y reconfigurar nóminas. Incluye ese coste en la decisión inicial.
No pensar en crecimiento del equipo
El sistema que te sirve para 8 personas puede no servir para 40. Pregúntate dónde estarás en 2 años antes de firmar.
Checklist antes de decidir
Antes de firmar con cualquier proveedor, comprueba estos 8 puntos:
- ¿Tiene plan gratuito o trial real (no demo guiada)?
- ¿Cumple el RD 8/2019 al 100% y está preparado para la homologación 2026?
- ¿Permite todos los métodos de fichaje que tu equipo necesita (geovallado, app, PIN, RFID)?
- ¿Exporta en un clic a tu software de nóminas?
- ¿Conserva los datos 4 años sin que tengas que preocuparte?
- ¿Tiene app móvil nativa o solo web en mobile?
- ¿Hay permanencia o penalización por baja?
- ¿El soporte habla tu idioma y contesta en menos de 24 horas?
Si alguno de estos puntos es 'no' o 'no está claro', busca otro proveedor.
Preguntas frecuentes
¿Qué sistema de fichaje necesito si tengo menos de 5 empleados?
Una app móvil o web gratuita. No necesitas terminales, hardware ni contratos. INWOUT es gratis hasta 5 empleados e incluye todos los métodos (geovallado, app, web, PIN y RFID).
¿Es obligatorio usar un sistema digital o puedo seguir con Excel?
Excel cumple técnicamente si llevas el registro diario, pero no pasa la auditoría de trazabilidad e inalterabilidad que exige la Inspección de Trabajo. En una inspección, un Excel editable se considera prueba insuficiente. A partir de 2026, con la homologación prevista, Excel quedará fuera de la normativa.
¿Cuánto cuesta un sistema de fichaje para una empresa pequeña?
Entre 0€ (plan gratuito real) y 5€ por usuario y mes (plan con todas las funciones). Evita proveedores que pidan permanencia, setup fee o mínimos de facturación por debajo de 25 empleados.
¿Qué diferencia hay entre un sistema de fichaje y una app de fichaje?
Una app es uno de los 5 métodos de fichaje disponibles. Un sistema de fichaje es la plataforma completa que puede incluir app, geovallado, PIN, RFID, informes, gestión de vacaciones y exportación a nóminas. No son lo mismo: la app es la interfaz, el sistema es todo lo que hay detrás.
¿Puedo cambiar de sistema de fichaje sin perder el histórico?
Sí, si el sistema nuevo permite importación del histórico y el antiguo permite exportación en formato estándar (CSV o Excel). Pregunta esto ANTES de firmar con el proveedor nuevo. Algunos sistemas cierran el histórico y no lo dejan migrar.
¿Qué pasa si elijo un sistema y luego cambia la normativa en 2026?
Si tu proveedor está preparado para la homologación prevista, no tienes que hacer nada — la adaptación la hace él. Si no lo está, tendrás que migrar a otro sistema antes de que entre en vigor. Por eso es importante validar la preparación para 2026 antes de firmar.
¿Cuál es el sistema más seguro contra fichajes falsos?
El biométrico (huella o facial), porque identifica inequívocamente al empleado. El geovallado también es fiable porque registra la ubicación real. Los sistemas más vulnerables a fraude son las tarjetas RFID (un empleado puede pasar la tarjeta de otro) y el PIN compartido.
La decisión no es del método, es de tu empresa
No existe un sistema de fichaje universal. Existe el que encaja con tu sector, tu tamaño y tu forma de trabajar. Los métodos son herramientas — el acierto está en saber cuál usar cuando.
Si aún no lo tienes claro, el atajo más rápido es probar la opción gratuita: configuras en 30 minutos, pruebas con tu equipo real durante una semana y decides con datos en lugar de con demos de sales.
Si además quieres comparar proveedores concretos del mercado, revisa el análisis actualizado de las 10 mejores apps para fichar en 2026 con precios reales y funciones lado a lado.
→ Probar INWOUT gratis (hasta 5 empleados, todos los métodos de fichaje incluidos)
→ Agendar demo personalizada (si tu equipo es mayor de 5 empleados)
Artículo actualizado: abril 2026.