Registro Horario Digital Obligatorio 2025: Guía completa para evitar multas

30 de septiembre, 2025. Yolanda Díaz activa la tramitación urgente del nuevo registro horario digital. Tienes entre 4 y 5 meses para estar preparado. Las multas no esperan.

El Consejo de Ministros acaba de aprobar el cambio más importante en control horario desde 2019. No es una amenaza futura. Es real, está en marcha, y las empresas españolas ya pagaron 20 millones de euros en multas solo en 2024 por incumplir el registro horario. Un 8,78% más que el año anterior.

Esto va en serio: Tienes 4 meses para evitar multas

El pasado 30 de septiembre, el Gobierno aprobó la tramitación urgente del Real Decreto sobre registro horario digital. Traducción: han cortado los plazos a la mitad y esto se aprueba sin pasar por el Parlamento.

Timeline real:

• Septiembre 2025: Consulta pública (cerrada)
• Octubre-Diciembre 2025: Informes preceptivos
• Enero-Febrero 2026: Publicación en el BOE
• Entrada en vigor: Inmediata

¿Por qué ahora? Porque en España se trabajan 2,8 millones de horas extras no pagadas cada semana. Cada siete días. Son 3.200 millones de euros anuales que los trabajadores no cobran. Y el Gobierno quiere parar esto de golpe.

El registro en papel se acabó. Los Excel manipulables también. Lo que viene es registro digital obligatorio, interoperable con la Inspección de Trabajo, e inmutable con trazabilidad total.

¿Qué significa "interoperable"? Traducción sin tecnicismos: el inspector de trabajo podrá conectarse a tu sistema de fichaje desde su oficina, ver todos los registros en tiempo real, y detectar incumplimientos sin avisarte, sin desplazarse a tu empresa, y sin que tú puedas controlar qué está viendo.

Antes: El inspector llegaba sin avisar → tú le dabas acceso → él revisaba → se iba.

Ahora: El inspector abre su ordenador → se conecta remotamente a tu sistema → ve todo → si hay problemas, multa directa.

No es que "pueda" hacerlo. Es que podrá hacerlo cuando quiera. Y tu sistema debe estar técnicamente preparado para permitírselo.

Los 5 cambios que afectan a tu empresa (sí o sí)

1. Digital obligatorio. Sin excepciones.

Se acabaron los papeles firmados a posteriori. Se acabaron las plantillas de Excel que se rellenan el viernes "de memoria". El Real Decreto exige sistemas electrónicos que garanticen objetividad y fiabilidad.

Jurisprudencia reciente del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña: los registros en papel no valen como prueba por alto riesgo de manipulación. Si no tienes sistema digital trazable, estás indefenso ante una reclamación laboral.

La buena noticia: los sistemas de control horario digital modernos ya cumplen estos requisitos. El salto de papel a digital es más sencillo de lo que parece.

2. Registro completo de TODAS las horas

No solo las ordinarias. También las extraordinarias, las flexibles en jornadas irregulares, y las complementarias en contratos a tiempo parcial. Todo. Distinguiendo cada categoría de forma clara.

¿Tu sistema actual diferencia entre una hora ordinaria y una extraordinaria? ¿Registra las pausas? ¿Guarda constancia de cambios de turno?

Si has dudado en alguna pregunta, tienes un problema.

3. Inmutabilidad con trazabilidad total

Los datos no se pueden modificar sin consentimiento del trabajador. Y cualquier cambio queda registrado: quién lo hizo, cuándo, y por qué.

Esto no significa que no puedas corregir errores. Significa que cada corrección deja rastro.

Lo ideal es un sistema que permita editar fichajes con trazabilidad completa: el trabajador puede corregir, recibe notificación automática, el supervisor aprueba, y todo queda registrado. Transparencia total ante la Inspección sin rigidez innecesaria.

4. Acceso inmediato para todos

Cada trabajador ve sus datos al instante. Los representantes sindicales tienen acceso periódico. Y la Inspección de Trabajo puede consultar todo de forma remota.

Sin desplazarse. Sin avisar. En tiempo real.

Yolanda Díaz lo dijo claro: "Con un clic el inspector podrá saber si se cumple la jornada y si cada hora extra se paga, y si no, la Inspección multará a la empresa".

5. Interoperabilidad con la Inspección (el gran cambio)

Aquí está la clave. Los inspectores podrán acceder remotamente a tu sistema sin pedirte permiso, sin desplazarse a tu empresa, sin que tú controles qué ven.

La gran pregunta: ¿Qué significa "interoperabilidad" técnicamente?

Ahora mismo, nadie lo sabe con certeza. Las especificaciones técnicas no se han publicado. Ningún software está "homologado oficialmente" porque ese proceso no existe todavía.

Lo que sabemos: será obligatorio. Será técnico (no basta con dar un usuario al inspector). Y quien esté preparado primero ganará la partida.

En inwout estamos monitorizando diariamente la publicación del reglamento técnico. Cuando salgan las especificaciones, tendremos la integración lista en cuestión de días. Porque la peor situación posible es que el decreto se publique y tu proveedor te diga "lo tendremos listo en 6 meses".

Las multas son reales (y van a peor)

Hablemos con datos:

• 13.681 infracciones detectadas en 2024 solo en registro horario
• 178.456 trabajadores afectados por estas infracciones
• 20,19 millones de euros en multas (↑8,78% vs 2023)
• 20% de las empresas inspeccionadas fueron sancionadas

Rango de multas actuales:

• Infracciones graves: 751€ - 7.500€
• Infracciones muy graves: 6.251€ - 187.515€

Los motivos de sanción más comunes:

• Sistema no accesible para inspección ✗
• Registro inadecuado (papel, Excel) ✗
• Horas extraordinarias no registradas ✗
• Ausencia de registro para teletrabajadores ✗
• Documentación incompleta o confusa ✗

Y esto es antes del nuevo decreto. Cuando la Inspección acceda en remoto, las verificaciones serán masivas y diarias. La capacidad de detección se multiplicará exponencialmente.

No es alarmismo. Es matemática.

Los problemas que nadie te cuenta (hasta ahora)

Trabajadores de campo: el dolor de cabeza

Comerciales sin oficina fija. Técnicos visitando clientes. Instaladores en múltiples obras al día. ¿Cuándo empieza su jornada? ¿Al salir de casa? ¿En la primera visita? ¿Cuenta el tiempo de viaje?

La mayoría de sistemas te obligan a que el trabajador fiche manualmente en cada ubicación. El trabajador se olvida. La empresa paga la multa.

La solución existe: fichaje automático por geofence. El trabajador entra en el perímetro definido, el sistema ficha automáticamente. Sale del perímetro, registra la salida. Sin tocar nada. Sin olvidos. Sin fricción.

Es la única manera de garantizar compliance real con trabajadores móviles.

Hostelería: turnos partidos y fines de semana

Jornada de 8h a 12h. Pausa. Vuelves de 20h a 24h. ¿Cómo registras eso? ¿Y si el camarero sale 20 minutos antes porque no había clientes?

El 26% de todas las horas extras no pagadas en España están en hostelería y comercio. Los inspectores lo saben. Van a por ti.

Necesitas un sistema que registre entradas múltiples, salidas adelantadas, pausas irregulares, y cambios de última hora. Y que genere informes automáticos listos para la Inspección sin que tengas que compilar nada manualmente. Sistemas como este te ahorran el 90% del trabajo administrativo.

Teletrabajo: el dilema de la flexibilidad

Tu trabajador ficha desde casa. Vale. ¿Pero cuándo empezó realmente a trabajar? ¿Esas dos horas de "descanso" en medio del día son tiempo personal o pausa laboral?

La ley garantiza flexibilidad horaria en teletrabajo. Pero también exige registro preciso. ¿Cómo cuadras ambas cosas?

Con múltiples métodos de fichaje adaptados al contexto: móvil para el día a día, web para trabajo desde casa, geolocalización opcional solo cuando es proporcionado, y registro diferenciado de pausas. El trabajador controla su horario. Tú cumples la ley. Todos contentos.

La edición de fichajes: el equilibrio perfecto

Tu trabajador olvidó fichar a la salida. ¿Qué haces?

• Sistema rígido: No puede editarse. El trabajador pierde esa hora. Conflicto laboral.
• Sistema laxo: Se edita sin rastro. La Inspección lo ve como manipulación. Multa.

El equilibrio está en edición con trazabilidad total: el trabajador puede corregir el error, se le notifica automáticamente por app y email, el supervisor aprueba, y todo queda registrado (quién, qué, cuándo, por qué). La Inspección ve transparencia absoluta.

Mejor que inmutable. Mejor que editable sin control. Justo en el punto medio.

Protección de datos: el tema que todos ignoran (grave error)

El Real Decreto no solo afecta al control horario. También dispara las obligaciones en protección de datos.

Lo que DEBES hacer:

• Informar a trabajadores sobre el tratamiento de datos (artículo 13 RGPD)
• Especificar quién accede a los datos (ITSS, sindicatos, RRHH)
• Prohibir sistemas biométricos salvo casos excepcionales con DPIA
• Firmar Acuerdo de Tratamiento de Datos con tu proveedor de software
• Conservar registros 4 años (obligatorio)

Lo que NO puedes hacer:

• Geolocalizar a trabajadores de oficina (desproporcionado)
• Usar huellas dactilares sin justificación legal (categoría especial de datos)
• Compartir datos de fichaje con terceros sin base legal
• Modificar registros sin dejar trazabilidad

La Agencia Española de Protección de Datos está vigilando. Las multas por RGPD son mucho más altas que las laborales.

inwout cumple RGPD por diseño. Nuestro DPA está incluido. Tus datos están en servidores en Europa. Sin sorpresas.

Qué hacer ahora (checklist de acción)

Si todavía usas papel o Excel:

Urgencia máxima. Tienes 4-5 meses antes de que se publique el Real Decreto. Después, la Inspección podrá verificar en remoto que no cumples.

Acción:

1. Evalúa sistemas de control horario digital conformes
2. Implementa antes de enero 2026
3. Forma a tu equipo en el uso
4. Verifica que tienes informes listos para inspección

Si ya tienes sistema digital:

Pregúntale a tu proveedor:

• ¿Es editable con trazabilidad? ¿O completamente inmutable?
• ¿Diferencia entre horas ordinarias, extraordinarias, flexibles y complementarias?
• ¿Permite acceso directo a representantes sindicales y trabajadores?
• ¿Cómo implementará la interoperabilidad cuando se publiquen las especificaciones?
• ¿Qué proceso de actualización ofrecen?

Si no tienen respuestas claras, tienes un problema.

Si tienes trabajadores móviles:

Fichaje manual = olvidos = multas.

Los sistemas tradicionales obligan al trabajador a acordarse de fichar en cada ubicación. La realidad es que se olvidan. Y la multa la pagas tú.

El fichaje automático por geofence elimina este problema: el trabajador entra en la zona de trabajo, el sistema registra la entrada. Sale, registra la salida. Sin intervención humana. Sin olvidos. Compliance perfecto.

Si gestionas hostelería, construcción o servicios:

Tu sector es objetivo prioritario. El 26% de horas extras no pagadas están aquí. Los inspectores lo saben.

Necesitas capacidades específicas que los sistemas genéricos no tienen:

• Gestión centralizada de turnos y permisos para coordinar equipos variables
• Informes automáticos desglosados por departamento, obra o local
• Alertas inteligentes que detectan incidencias antes de que se conviertan en multas
• Historial completo de 4 años accesible al instante (obligatorio por ley)

Por qué inwout (y por qué ahora)

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Serás de los primeros en estar conforme. No de los últimos corriendo contra reloj.

Geofence automático

Tu trabajador entra en la zona de trabajo. inwout ficha. Sale. inwout registra. Sin tocar nada.

Es la única forma de garantizar que trabajadores de campo cumplen sin que ni lo noten.

Trazabilidad total

Ediciones con log completo. Notificaciones automáticas. Aprobaciones workflow. Transparencia absoluta ante la Inspección.

No es inmutable rígido. No es editable sin control. Es el equilibrio perfecto.

Recursos adicionales

📘 Guía completa del control horario - Todo lo que necesitas saber sobre registro horario en España

📘 Guía del Registro Digital 2025 - Actualizada con el Real Decreto en tramitación

📧 Newsletter semanal - Recibe actualizaciones sobre cambios normativos antes que nadie

🎯 Webinars mensuales - Sesiones con expertos laboralistas sobre compliance

La decisión es ahora

Tienes 4-5 meses antes de que el Real Decreto entre en vigor.

Puedes esperar. Ver qué pasa. Confiar en que tu sistema actual vale. Rezar para que la Inspección no llame.

O puedes actuar. Implementar un sistema conforme. Proteger a tu empresa de las multas que están cayendo (20M€ en 2024, récord histórico). Y dormir tranquilo sabiendo que cuando la Inspección acceda en remoto, tus datos están perfectos.

La diferencia entre pagar 7.500€ de multa o 0€ es tomar una decisión en los próximos 30 días.

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Última actualización: 1 de octubre de 2025 Próxima revisión: Tras publicación del Real Decreto en BOE (estimada enero-febrero 2026)

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