Era febrero de 2022. Los directivos de Glovo Barcelona revisaban cifras de crecimiento cuando llegó la notificación que cambiaría su año fiscal: 39 millones de euros de multa, más 24 millones en cotizaciones no pagadas.
En Valencia, la historia se repetía con otros 15,7 millones.
Total: 78,9 millones de euros. La mayor sanción por control horario en la historia de España.
Pero Glovo no está sola. En los últimos 5 años, hemos documentado 5 casos judiciales que han redefinido las reglas del control horario en España. Desde una pequeña empresa multada con 1.251€ hasta gigantes como las Big Four con 1,4 millones.
¿El denominador común? Todas pensaban que su sistema era "suficientemente bueno".
Las cifras no mienten: las sanciones por control horario se han multiplicado por 20, pasando de 999.357€ en 2019 a 20,2 millones en 2024, afectando a 169.000 trabajadores. Como documentamos en nuestro informe sobre cómo la Inspección de Trabajo detectó un 45% más de infracciones en 2025, la tendencia es irreversible.
Y esto es solo el principio. La nueva normativa 2025 multiplica las sanciones por cada trabajador afectado.
A continuación, analizamos los 5 casos que ninguna empresa debería ignorar.
La realidad que nadie quiere ver
Las matemáticas del desastre
Hagamos un ejercicio simple. Tu empresa tiene 15 empleados. Usas Excel para el control horario porque "siempre ha funcionado así".
Ahora multiplica: 15 empleados × 7.500€ (multa máxima por trabajador) = 112.500€
Pero eso es solo la multa administrativa.
Cuando un empleado reclama horas extra sin registro adecuado, los tribunales aplican la inversión de la carga de la prueba en el 90% de los casos analizados. El promedio de condena judicial: 12.000€ por trabajador.
15 × 12.000€ = 180.000€ adicionales
Total potencial: 292.500€
¿El coste de un sistema de fichaje digital compliant? 500€ al año.
El efecto dominó que destruye empresas
El problema real no es solo el dinero. Observa la secuencia:
Los números que escalan
Evolución documentada de las sanciones:
- 2019: 564 infracciones → 999.357€
- 2022: ~7.000 actuaciones → 2,5M€
- 2023: 11.150 infracciones → 3M€
- 2024: 15.550 infracciones → 20,2M€
Incremento: +2.656% en 5 años
La ITSS no está jugando. El Plan Estratégico 2025-2027 destina 28,5 millones de euros específicamente para:
- +554 nuevos inspectores
- Herramientas de IA para detectar patrones
- Acceso remoto obligatorio a sistemas empresariales
Los 5 casos que cambiaron las reglas: análisis forense
🔴 CASO 1: Glovo - la tormenta perfecta (78,9M€)
¿Qué hizo mal Glovo?
- Sin registro horario: Consideraba a los riders "autónomos"
- Sin altas en Seguridad Social: 8.331 en Barcelona, 2.283 en Valencia
- Obstrucción a la inspección: Agravante que multiplicó sanciones
La sentencia:
- Barcelona: 39M€ multa + 24M€ cotizaciones
- Valencia: 10,7M€ multa + 5M€ cotizaciones
- Sanción adicional por obstrucción: 2.500€
Requisitos legales que incumplió (STJUE C-55/18):
- ✗ OBJETIVO: Sin sistema de registro verificable
- ✗ FIABLE: Imposible determinar jornada real
- ✗ ACCESIBLE: Trabajadores sin acceso a sus registros
La manipulación de sistemas puede tener consecuencias aún más graves, como demuestra nuestro análisis sobre las consecuencias de falsear el registro horario en España.
La lección técnica:
Un sistema de fichaje compliant debe:
- ▶ Registrar inicio y fin automáticamente
- ▶ Ser independiente del tipo de contrato
- ▶ Permitir acceso inmediato al trabajador
- ▶ Conservar registros 4 años (Art. 34.9 ET)
🟡 CASO 2: Big Four - cuando los auditores fallan (1,4M€)
¿Qué detectó la ITSS?
- Sin registro desde mayo 2019: 4 años de incumplimiento
- Jornadas de 80h semanales: Sin compensación
- Denuncias sindicales masivas: Durante negociación convenio
La sanción:
- 1,4M€ en multas agregadas
- 700.000€ regularización cotizaciones
- Obligación implementación inmediata
Análisis técnico del incumplimiento:
Sistema que tenían: "Confianza profesional"
- ✗ Sin timestamps automáticos
- ✗ Sin trazabilidad de modificaciones
- ✗ Sin validación de presencia
- ✗ Sin límites de jornada configurados
Sistema requerido según CT 101/2019 ITSS:
- ▶ Registro biométrico o tarjeta personal
- ▶ Log inmutable de cambios
- ▶ Alertas automáticas >40h semanales
- ▶ API para inspección remota
El problema técnico fundamental radica en utilizar sistemas no conformes. Como detallamos en el impacto real del uso de Excel para control horario, las deficiencias técnicas hacen imposible el compliance.
🔴 CASO 3: El hostal de Madrid - un solo trabajador (67.036€)
El escenario:
- Contrato: 20 horas semanales
- Realidad: Jornada completa
- Período: Marzo-noviembre 2022
- Sistema: Sin registro horario
La condena:
- 67.036,12€ + 10% interés mora
- Aplicación Art. 217.7 LEC (inversión carga prueba)
- Presunción favorable al trabajador
"La ausencia de registro horario objetivo y fiable hace que la empresa no pueda desvirtuar las alegaciones del trabajador sobre las horas trabajadas"
Este caso ilustra perfectamente por qué los contratos parciales son bombas de relojería sin registro adecuado.
🟢 CASO 4: TSJ Catalunya - la sanción revocada (1.251€)
¿Por qué se revocó la sanción?
La ITSS sancionó porque todos fichaban 08:00-17:00 exactos.
El tribunal anuló la sanción: "La regularidad no prueba falsedad"
Este caso demuestra que tener un sistema aparentemente 'regular' no garantiza compliance. Para implementar un sistema verdaderamente a prueba de inspecciones, revisa nuestra guía práctica sobre cómo evitar sanciones con un control horario fiable.
🔴 CASO 5: CaixaBank - manipulación y despido (>200.000€)
La manipulación detectada:
- Retardos sistemáticos (hasta 59 min/día)
- Salidas anticipadas (hasta 2h 5min)
- Caso extremo: 3 enero, cierra 12:55h para ir a peluquería
- Clientes esperando en la puerta (grabado)
- Manipula registros para ocultar ausencias
Consecuencia:
- Despido disciplinario procedente
- Pierde indemnización >200.000€
- Art. 54.2 ET: transgresión buena fe
Sectores en el punto de mira 2025
Hostelería: el sector más castigado (19,64% infracciones)
La hostelería lidera el ranking de sanciones por una combinación letal de factores estructurales. Los horarios partidos, típicos del sector, generan dos fichajes diarios que raramente se registran correctamente. El personal eventual, contratado para fines de semana o temporadas, opera frecuentemente sin ningún control.
Caso Real - Bar en Valencia (2024):
Un bar familiar con 3 empleados recibió una multa de 8.750€. El error: usaban un cuaderno donde "apuntaban" las horas. Durante la inspección, descubrieron que el cuaderno tenía páginas arrancadas y las horas de los sábados eran "siempre" de 20:00 a 03:00, sin variación durante 6 meses.
Patrones detectados por ITSS en hostelería:
- "Todos fichan a las 23:00" independientemente de cuándo cierren
- Horas de limpieza post-cierre nunca registradas
- Personal de cocina sin control (entran por puerta trasera)
- Eventos especiales sin registro de horas extra
- Inventarios nocturnos "fuera de jornada"
Construcción: complejidad multiplicada (12,85% infracciones)
El sector construcción presenta desafíos únicos. Múltiples obras simultáneas, subcontratas en cascada, y la movilidad constante de trabajadores crean un escenario de control casi imposible sin tecnología adecuada.
Problemática específica:
- Trabajadores en obra a las 7:00, pero "jornada oficial" desde las 8:00
- Desplazamientos entre obras no computados
- Sábados "extraoficiales" para cumplir plazos
- Subcontratas sin sistemas propios que dependen del principal
- El clásico "el encargado apunta en un papel" que luego se pierde
Cómo construir un sistema a prueba de inspecciones
Los 7 requisitos técnicos no negociables
1. IDENTIFICACIÓN INEQUÍVOCA
▶ Métodos válidos:
- Biometría (huella, facial)
- Tarjeta personal NFC/RFID
- App móvil con geolocalización
- Código QR personal dinámico
✗ Métodos NO válidos:
- Clave compartida
- Usuario genérico
- Sin autenticación
2. TIMESTAMP AUTOMÁTICO
▶ Requisitos técnicos:
- Sincronización NTP obligatoria
- Timezone correcto configurado
- Registro milisegundos
- Imposibilidad modificación manual
✗ Errores comunes:
- Permitir entrada manual de hora
- Reloj del sistema modificable
- Sin sincronización horaria
3. ALMACENAMIENTO INMUTABLE
▶ Arquitecturas válidas:
- Blockchain privado
- Base datos con triggers de auditoría
- Append-only log
- Write-once storage
✗ Arquitecturas NO válidas:
- Excel (modificable)
- Base datos sin auditoría
- Archivos locales
- Google Sheets
4. CONSERVACIÓN 4 AÑOS
▶ Implementación correcta:
- Backup automático diario
- Redundancia geográfica
- Retención automática 4 años
- Exportación antes de baja empleado
5. ACCESIBILIDAD TRABAJADOR
▶ Requisitos legales:
- Portal empleado 24/7
- Descarga en formatos estándar (PDF/Excel)
- Histórico completo disponible
- Sin coste para el trabajador
6. INTEGRACIÓN ITSS (Nueva normativa 2026)
▶ Preparación necesaria:
- API REST documentada
- Autenticación OAuth2/certificado
- Endpoints consulta tiempo real
- Logs de acceso ITSS
7. CUMPLIMIENTO RGPD
▶ Requisitos privacidad:
- Base legal: obligación legal
- Información al trabajador
- Limitación de finalidad
- No cesión a terceros sin base
- Derecho acceso/rectificación
Sistema anti-manipulación requerido
CONTROLES TÉCNICOS OBLIGATORIOS:
1. Segregación de funciones
- Usuario: solo puede fichar
- Supervisor: puede consultar, no editar
- RRHH: puede editar con justificación
- Admin: cambios con doble validación
2. Audit Trail completo
- Qué se modificó
- Quién lo modificó
- Cuándo se modificó
- Justificación del cambio
- IP/dispositivo origen
3. Notificaciones automáticas
- Al empleado si se modifica su registro
- A RRHH si hay patrones anómalos
- A dirección si hay manipulación
Esta arquitectura de seguridad es estándar en sistemas profesionales. Miles de empresas ya han tomado la decisión inteligente, implementando sistemas que no solo cumplen la normativa actual, sino que están preparados para los requisitos de 2026.
El ROI real de la compliance
Inversión en sistema profesional:
- Licencias: ~500-2000€/año
- Implementación: ~2000-5000€ (única vez)
- Formación: ~500€
- Total año 1: ~7.500€ máximo
Retorno de inversión:
- Evitar una multa mínima: 751€ × empleados
- Evitar una condena judicial: 12.000€ × empleados
- Evitar liquidaciones SS: Variable (miles €)
- Productividad mejorada: +5-10%
- ROI típico: 1.900% - 6.000%
Para un análisis completo del impacto financiero, consulta el coste real de no fichar en el trabajo.
Hoja de ruta de implementación
FASE 1: Auditoría (Semana 1)
- ◻ Evaluar sistema actual vs requisitos
- ◻ Identificar gaps de compliance
- ◻ Calcular riesgo económico real
- ◻ Decisión: ¿migrar o implementar nuevo?
FASE 2: Selección (Semanas 2-3)
- ◻ RFP con requisitos técnicos
- ◻ Evaluación 3-5 proveedores
- ◻ Verificar certificaciones y compliance
- ◻ Negociar SLA y soporte
FASE 3: Implementación (Semanas 4-6)
- ◻ Configuración inicial sistema
- ◻ Migración datos históricos (si aplica)
- ◻ Integración con sistemas RRHH
- ◻ Pruebas y validación
FASE 4: Despliegue (Semanas 7-8)
- ◻ Formación equipos
- ◻ Piloto con departamento
- ◻ Ajustes y optimización
- ◻ Roll-out completo
La ventana se cierra: febrero 2026
Con la nueva normativa, las multas se multiplican por trabajador:
| Empresa | Multa Actual (máx) | Multa Nueva | Incremento |
|---|---|---|---|
| 5 empleados | 7.500€ | 37.500€ | +400% |
| 20 empleados | 7.500€ | 150.000€ | +1.900% |
| 50 empleados | 7.500€ | 375.000€ | +4.900% |
| 100 empleados | 7.500€ | 750.000€ | +9.900% |
Tiempo restante hasta febrero 2026: 14 meses
Tiempo medio implementación sistema compliant:
- Empresa <10 empleados: 2-3 semanas
- Empresa 10-50 empleados: 4-6 semanas
- Empresa >50 empleados: 8-12 semanas
Factor crítico:
La demanda de sistemas compliance se multiplicará exponencialmente en los próximos 6 meses. Las empresas que esperen hasta final de 2025 encontrarán:
- Proveedores saturados
- Precios incrementados 30-50%
- Tiempos de implementación duplicados
- Sin margen para correcciones pre-inspección
Preguntas frecuentes
¿Es legal usar Excel para el control horario en España?
No, Excel no cumple los requisitos legales establecidos en el RD 8/2019 y la jurisprudencia española. El Tribunal Supremo y múltiples TSJ han declarado sistemáticamente que Excel no es válido porque:
- No tiene timestamp automático: Los empleados pueden escribir cualquier hora
- Es fácilmente manipulable: Sin trazabilidad de cambios
- No garantiza conservación: Archivos pueden perderse o modificarse
- Sin identificación inequívoca: No hay certeza de quién registra
La ITSS considera Excel un "sistema no conforme" sancionable con 751€-7.500€ según gravedad. En caso de reclamación judicial, usar Excel prácticamente garantiza la condena, con indemnizaciones promedio de 12.000€ por trabajador.
¿Cuánto tarda una inspección de control horario?
Una inspección de control horario típica dura entre 2-4 horas en las instalaciones, pero el proceso completo puede extenderse semanas:
Fases temporales:
- Notificación: 0-30 minutos de preaviso (puede ser inmediata)
- Inspección in situ: 2-4 horas (revisión documentos y sistema)
- Requerimiento documentación: 10 días hábiles para aportar
- Análisis ITSS: 2-4 semanas
- Acta de infracción: Si procede, llega en 1-2 meses
- Alegaciones: 15 días hábiles para presentar
- Resolución final: 3-6 meses desde inspección
¿Qué multa me pueden poner si no tengo control horario?
Las multas por no tener control horario oscilan entre 751€ y 7.500€ según la gravedad (Art. 7.5 LISOS):
Baremo actual 2024-2025:
- Grado mínimo: 751€ - 1.500€
- Grado medio: 1.501€ - 3.750€
- Grado máximo: 3.751€ - 7.500€
IMPORTANTE: Con la nueva normativa 2026, las multas serán POR TRABAJADOR. Ejemplo: 20 empleados × 7.500€ = 150.000€ multa máxima potencial.
Además de la multa administrativa, existe el riesgo de condenas judiciales por reclamaciones de empleados (promedio 12.000€ por trabajador).
¿Puedo despedir a un empleado que manipula el fichaje?
Sí, la manipulación del sistema de fichaje constituye causa de despido disciplinario procedente según el Art. 54.2.d) del Estatuto de los Trabajadores (transgresión de la buena fe contractual).
Jurisprudencia consolidada:
- TSJ País Vasco (2025): Directora CaixaBank, despido procedente por manipular fichajes
- TSJ Castilla y León (2024): Trabajador que reclamó 399h extra falsas, despido procedente
- TSJ Madrid (2024): Empleado contact center, manipulación detectada por geolocalización
¿Es obligatorio fichar en teletrabajo?
Sí, el teletrabajo NO exime de la obligación de registro horario. El RD 8/2019 se aplica a TODOS los trabajadores, independientemente del lugar de prestación de servicios.
Métodos válidos teletrabajo:
- App móvil con login seguro
- Plataforma web con autenticación
- Software que detecta actividad PC (con límites RGPD)
- VPN con registro automático conexión/desconexión
¿Qué pasa si mi empresa cierra sin pagar las horas extra?
Los trabajadores mantienen el derecho a reclamar horas extra impagadas aunque la empresa cierre:
¿Cómo demuestro que mi sistema es válido ante inspección?
Para demostrar que tu sistema de fichaje es válido ante la ITSS, debes acreditar:
Check técnico inspección:
- ◻ Timestamp automático verificable
- ◻ Identificación única por usuario
- ◻ Log de cambios completo
- ◻ Imposibilidad modificación retroactiva
- ◻ Exportación datos en formato estándar
- ◻ Acceso trabajadores sin restricciones
- ◻ Conservación automática 4 años
La decisión final
No es una cuestión de SI necesitas un sistema de fichaje digital compliant. Los 5 casos analizados lo dejan claro.
La única decisión es: ¿Lo implementas ahora con tiempo y control, o esperas a la inspección?
Después de febrero 2026, solo quedarán dos tipos de empresas: las que invirtieron 500€ en prevención, y las que pagaron 12.000€ por empleado en sanciones.
¿En qué grupo estará la tuya?
Artículo basado en análisis de 180+ sentencias judiciales y datos oficiales ITSS 2019-2025. Los 5 casos detallados incluyen referencias verificables. Última actualización: Enero 2025.
¿Necesitas un sistema a prueba de inspecciones?
No esperes a la próxima inspección. Los 5 casos analizados demuestran que las consecuencias son devastadoras.
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