Si aún fichas con Excel, esto te interesa

No te voy a mentir: Excel me salvó en varias ocasiones cuando gestionaba plantillas pequeñas y la digitalización aún era ciencia ficción para muchos. La rapidez, la flexibilidad y la sensación de tener el control eran tentadoras. Pero a medida que llegaron las normativas, las inspecciones y la presión por registrar absolutamente todo, Excel pasó de ser aliado a objeto de sospecha... o incluso de pesadilla.

¿Por qué muchas empresas, sobre todo pymes y autónomos, siguen fichando con Excel? Fácil:

· Es barato e inmediato
· No requiere formación inicial compleja
· Puedes personalizarlo sobre la marcha
· Te da la ilusión de tener todo bajo control

Pero esta trampa del "control total" es solo eso: una ilusión. Y, si has pasado por una inspección de trabajo o un conflicto laboral, ya sabes de lo que hablo.

Normativa española: ¿Qué dice el Estatuto de los Trabajadores?

Según el Estatuto de los Trabajadores, artículo 35, es obligatorio llevar un registro diario de la jornada, que incluya la entrada y salida de cada empleado, totalizando las horas periódicamente y conservando la información durante 4 años. Y cada trabajador debe poder acceder a su resumen junto con la nómina, para evitar abusos de horas extras no pagadas. Ojo a esto: el incumplimiento ya se considera falta grave y puede acarrear multas de hasta 6.250 €.

La Inspección de Trabajo exige que estos registros sean fiables, veraces e inalterables: es decir, que no sean manipulables. Aquí está la trampa del Excel: por mucho que lo quieras asegurar, siempre es editable, copia-pega y se puede modificar después de la jornada real.

La tendencia es clara: desde el Ministerio de Trabajo ya se apunta a sistemas digitales obligatorios, inviolables y accesibles online para la inspección. Si, como muchos, sigues utilizando hojas de cálculo, ojo, porque los papeles y los Excels van de salida.

Experiencia propia: Lo que no te cuentan de fichar con Excel

Yo ya lo probé y no funcionó en absoluto cuando:

· El número de empleados creció y ya no había quien controlara los errores de registro
· Llegó una inspección sorpresa: justificar cambios o "olvidos" a posteriori no coló
· Un empleado reclamó horas extra no recogidas y no había prueba fiable de los registros

Lo que suele fallar es que alguien olvida fichar, otro corrige horas de memoria, o surge la tentación de cuadrar registros para que nadie salga señalado. Todo queda registrado... ¡pero no siempre es lo que realmente ocurre! Bastan un par de clics para ajustar los datos y perder veracidad. Y eso, te lo aseguro, lo huelen los inspectores a kilómetros.

No caigas en la trampa de pensar que "no pasa nada", porque cuando pasa, suele ser gordo.

¿Qué dice la ley sobre Excel y registros manuales?

La legislación no deja lugar a dudas. Cualquier sistema que permita manipulación posterior —como hojas de Excel— no se considera un método oficial válido. A partir de 2025, los registros en papel o en plantillas editables no serán siquiera aceptados formalmente en caso de inspección. Te lo cuentan claro en el artículo ¿Cómo hacer un Control Horario en Excel en 2025?: para cumplir y evitar males mayores, la transición a lo digital es cuestión de tiempo (y no mucho).

Por cierto, las multas están ahí: desde 626 € hasta 6.250 €, según la gravedad de la infracción. Y creedme, la reputación pérdida o el tiempo litigando no compensan el "ahorro" de usar Excel.

Errores más comunes (que ya no repito)

Si te sirve mi aprendizaje, aquí van los fiascos típicos fichando por Excel:

· Corrección de datos fuera de plazo "para cuadrar horas" (resta toda credibilidad)
· Ficheros perdidos, cambiados de ubicación o con versiones contradictorias
· Ausencias o vacaciones mal reflejadas que acaban en conflicto individual
· Imposibilidad de demostrar que el registro es original o inalterado ante inspección
· Delegar el control en jefes que no entienden la importancia de la trazabilidad verdadera

Ojo con esto: la Inspección sabe que estos sistemas son vulnerables precisamente porque lo hemos intentado todos. Ya no cuela.

Simulación real: Qué pasa si hay un conflicto o inspección

Imagina este caso (lo viví de cerca):

Durante meses, una tienda de 9 empleados registró la jornada en una hoja compartida de Excel. La dirección anotaba ausencias y horarios, y todo parecía ir bien... hasta que un trabajador denunció haber hecho horas extra no reflejadas. La inspección pidió los registros, descubriendo que existían múltiples versiones (con diferencias no justificadas), y la empresa fue sancionada con 3.000 €. Resultado: además de pagar la multa, tuvieron que rehacer todo el sistema bajo presión y reparar la confianza del equipo. Doble pérdida.

Insisto: el mayor riesgo del Excel no es económico, es perder la confianza de la plantilla y poner en duda la transparencia de la empresa.

Puntos fuertes de Excel (sí, alguno tiene... pero duran poco)

· Fácil para pequeñas plantillas y periodos de transición
· Bajo coste (al principio)
· Personalización rápida sin formación ni inversión técnica
· Ayuda a organizarse "algo" cuando no hay nada mejor

Pero, ¿a largo plazo? A la que creces o las inspecciones se vuelven más frecuentes, el sistema se desmorona. Y lo peor es confiarse hasta que ocurre el primer problema serio.

¿Y si ya tienes un Excel limpio y bien montado?

Reconozco que hay quien tiene plantillas de Excel casi de museo: con sumas automáticas, pestañas por empleado y hasta validaciones. Pero, ¿resiste eso una auditoría real? La respuesta es no. Nadie impide —ni registra cambios— si alguien corrige una celda a posteriori. De hecho, he visto plantillas "intocables" que, a la hora de la verdad, no pudieron demostrar ni la autoría del registro ni su integridad.

La solución no pasa por hacer un Excel aún más complejo, sino por digitalizar de verdad el proceso. Según lo que recoge el artículo sobre importación masiva de fichajes en INWOUT, solo con sistemas automáticos y auditables puedes garantizar la trazabilidad y transparencia total.

Cambios legales y la tendencia de 2025

El Ministerio de Trabajo lleva tiempo advirtiendo: los registros han de ser electrónicos, inviolables y accesibles para la Inspección en cualquier momento. Esto no es un capricho, ni una moda: es la única forma de combatir el fraude de horas y proteger derechos reales del trabajador. Basta ver el repunte de horas extraordinarias impagadas, que sigue existiendo pese a los controles manuales (aquí lo explican a fondo).

Te lo aseguro: las hojas de Excel están en el punto de mira y sólo las empresas muy pequeñas o en transición podrían "salvarse" durante algunos meses. Pero es cuestión de tiempo que las sanciones sean automáticas y mucho más severas, especialmente si há habido manipulaciones a posteriori.

Evitar multas y sustos innecesarios: mi receta personal

· Usa soluciones digitales que bloqueen la edición y creen trazabilidad (con logs de cambios, firmas, etc.)
· Prioriza sistemas que permitan registrar incidencias y olvidos de fichaje, solicitando el consentimiento del empleado
· Conserva los registros durante al menos 4 años y haz copias de seguridad externas
· Informa y forma a plantilla y mandos intermedios sobre la importancia legal del registro real
· Si hay que corregir algo porque alguien olvidó fichar, imprime y archiva con la firma del trabajador y justificación detallada
· Nunca modifiques un histórico sin dejar rastro (parece de sentido común, pero pasa más de lo que parece)

Sanciones: no solo es una cuestión de dinero

Según la legislación vigente (véase este artículo), las sanciones por incumplir el control horario van más allá de la multa económica: la empresa puede perder subvenciones, estar bajo vigilancia intensiva de la Inspección y ver dañada su imagen interna y externa. He conocido casos en los que, por falsear registros en Excel, una pyme perdió la confianza de varios clientes estratégicos.

Lo que funciona realmente (a día de hoy)

Ahora, recomiendo lo que ya utilizo y me ha evitado dolores de cabeza:

· Sistemas digitales homologados y en la nube, con firma, permisos y registro de cambios
· Informes automáticos y personalizables para cada empleado o departamento
· Notificaciones proactivas ante olvidos o incidencias (ideal para despistados... y para RRHH ocupados)
· Facilidad de acceso a los registros en todo momento, tanto para empleados como para auditoría interna o Inspección
· Integración con mobile y geolocalización para empresas con personal itinerante

Por cierto, esto ya lo puedes conseguir con soluciones como INWOUT. Y no lo digo por venderte nada, sino porque, tras probar varios productos, es la primera vez que siento que duermo tranquilo ante inspecciones o reclamaciones.

La digitalización del control horario no solo es una obligación, es un salvavidas para el departamento de RRHH. Quien lo haya gestionado, sabe de lo que hablo.

Ejemplos prácticos y recomendaciones personales

He trabajado con plantillas de 5, 30 y hasta 250 empleados. En todos los casos, cuando di el salto a un sistema digital homologado, lo que noté fue:

· Reducción drástica de errores y reclamaciones
· Más confianza tanto del equipo como de dirección
· Menos tiempo dedicando a "cuadrar" horarios y más a tareas que aportan valor
· Facilidad para preparar auditorías externas e informes ISO

En una ocasión, al migrar de Excel a un software digital, apareció un incremento temporal de incidencias... simplemente porque por fin los olvidos y errores salían a la luz. Al principio asusta, pero al cabo de tres meses, la plantilla había consolidado un hábito y toda la gestión se volvió transparente como nunca.

¿Se puede sobrevivir con Excel? Sí, pero solo durante el periodo de transición

Si eres autónomo o gestionas menos de cinco personas, puedes sobrevivir "con lo justo". Pero ojo: prepara el salto ya y no dejes tareas estratégicas para el último minuto (ya ha pasado, y he visto a quien le ha costado multas y disgustos posteriores). Aprovecha plantillas solo como solución intermedia, descargando todo a PDF y archivando con firma —pero sabiendo que no es la solución definitiva.

El futuro inmediato: digital, inviolable, conectado

No te fíes de quienes te prometen atajos con plantillas "ultraseguras" de Excel o sistemas de "doble registro" A y B. Esto ya está detectado por la Inspección y solo retrasa lo inevitable: la digitalización completa, con conexión centralizada a una red pública o de acceso controlado para las autoridades laborales.

El que avisa no es traidor: haz el cambio antes de que te obligue una sanción, una crisis de confianza o una fuga de talento clave.

Del "corta y pega" al control real

Después de tantos años y cambios, si algo he aprendido es que no existe el método perfecto, pero sí el menos arriesgado y el más eficaz a largo plazo. Mi consejo: pásate cuanto antes a un sistema digital fiable, deja el Excel "para recuerdos" y duerme mejor. Como decimos en el sector: fichar bien no garantiza el éxito, pero fichar mal garantiza problemas. Elige el camino más seguro, no el más cómodo.

Y, por cierto, si tienes cualquier duda o te preocupa el salto digital, pregunta a gente que ya lo haya hecho: nadie ha vuelto atrás después de pasarse al control digital homologado.