Importación Masiva de Fichajes en INWOUT | Guía Rápida

Importación masiva de fichajes en INWOUT: Ahorra tiempo y regulariza registros en segundos

En INWOUT, seguimos evolucionando para hacer más eficiente la gestión del control horario digital. Sabemos que muchas empresas enfrentan problemas al intentar regularizar fichajes pasados, corregir registros o incorporar datos históricos a su sistema.

Por eso, hemos desarrollado una nueva funcionalidad de importación masiva de fichajes, permitiendo cargar registros de manera sencilla y rápida, incluso si los informes ya han sido generados en meses anteriores.

Esta actualización optimiza la gestión del control horario, permitiendo a las empresas administrar los fichajes de manera precisa y garantizar el cumplimiento de la normativa laboral.

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Uno de los grandes desafíos en la gestión del registro de jornada laboral es la corrección y ajuste de fichajes ya reportados. Antes, si un informe de horas ya había sido generado, modificar o añadir registros requería procesos manuales complicados.

Con INWOUT puedes:

✅ Importar fichajes de cualquier fecha, incluso de meses cerrados.

✅ Rehacer informes tras la importación para que reflejen los nuevos fichajes.

✅ Completar los días sin fichar de meses pasados, dejando en el Excel solo esos días.

✅ Generar fichajes de manera masiva por múltiples empleados en segundos, evitando la carga manual uno por uno.

✅ Exportar informes en Excel para una gestión más rápida y sencilla.

Si necesitas regularizar horas trabajadas, corregir fichajes incompletos o agregar datos de empleados que no registraron su jornada correctamente, esta funcionalidad te permitirá hacerlo sin complicaciones.

¿Cómo Funciona el Importador de Fichajes de Trabajo en INWOUT?

Paso 1:

📂 Genera fichajes olvidados de tus empleados que no fichan.

Genera los fichajes en un excel con el 👉**Importador de Fichajes de INWOUT. **

Paso 2:

⚙ Configura la jornada laboral

Define fechas, días laborables y pausas para cada jornada.

Paso 3:

👀 Revisa y ajusta

Antes de importar, revisa el Excel generado y corrige cualquier error.

Paso 4:

✅ Confirma la importación

Los fichajes quedan automáticamente registrados en el sistema.

Paso 5:

📊 Genera informes actualizados

Si ya habías generado informes de horas, puedes rehacerlos para reflejar los nuevos fichajes importados.

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Compatible con todas las empresas

• Perfecto para todo tipo de empresas, ya sean de pocos o muchos empleados.

• Te ayuda a llevar el registro diario de jornada que exige la normativa española.

• Permite exportar fichajes e informes si te los pide la Inspección.

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** Preguntas Frecuentes sobre la Modificación de Registros de Jornada (FAQs)**

¿Puedo importar fichajes de meses anteriores si ya generé informes?

Sí, INWOUT te permite importar fichajes sin restricciones de fecha, y además puedes rehacer los informes para que reflejen los nuevos datos, manteniendo al empleado actualizado sobre las modificaciones pertinentes en cada informe.

¿Qué formato debe tener el archivo de importación?

El archivo debe estar en formato Excel (XLS o XLSX) con 4 columnas:

•  Email del empleado

•  Entrada (fecha y hora)

•  Salida (fecha y hora)

•  Pausa: TRUE (o VERDADERO) en las filas de pausa; en las demás, la celda vacía. No escribas FALSE: en un Excel en castellano queda como texto e INWOUT lo trataría como pausa.

En el asistente de importación, borra la fila de cabecera con la × y asigna cada columna.

¿Qué pasa si un empleado ya tiene fichajes en el sistema?

El importador no garantiza que se descarten los duplicados. Antes de importar, revisa los fichajes existentes, deja en el Excel solo los días sin ningún fichaje y no importes dos veces el mismo fichero. Si algún fichaje existente es incorrecto, es mejor eliminarlo primero y subir el archivo después.

¿Cómo afecta esto a la legalidad del control horario?

Los fichajes importados desde Excel (solo administradores) quedan registrados con origen «Web», igual que un fichaje hecho desde la web, y no generan ninguna entrada en el historial de cambios, a diferencia de los fichajes creados o modificados a mano. Cuando un responsable elimina un fichaje desde el panel, deja de mostrarse en el listado y en su historial, y no queda ninguna entrada que registre la eliminación. Por eso, si importas o eliminas fichajes para corregir un registro, conviene documentar el motivo y la conformidad de la persona trabajadora fuera del sistema, como te explicamos más abajo.

Una vez importados, los fichajes se integran directamente en el sistema, y para reflejar los cambios en los informes, es necesario:

Pasos para actualizar los informes:

Ir a Informes y filtrar por año, empleado y mes.

“Generar” de nuevo el informe con los fichajes actualizados.

El empleado podrá ver el resultado final del informe actualizado.

¿Se pueden exportar los fichajes después de importarlos?

Sí, puedes exportar los fichajes a Excel en cualquier momento para llevar un control adicional. O descargar los informes Re”generados” directamente en PDF.

¿Puedo automatizar la importación masiva de fichajes?

Si necesitas cargar fichajes de manera recurrente, podemos configurar **automatizaciones personalizadas, para ello solicita un **Ticket de Soporte para que el proceso sea aún más ágil.

¿Puede una empresa modificar el registro horario de un empleado sin su consentimiento?

La ley vigente no fija un procedimiento para corregir el registro, pero alterarlo para que no refleje la jornada real puede considerarse una infracción grave. Lo prudente es que cualquier corrección cuente con el conocimiento y la validación de la persona trabajadora.

¿Cómo debe gestionarse la corrección de un registro horario?

Si un informe requiere ajustes, la empresa debe:

• Imprimir el registro.

• Anotar las modificaciones y el motivo del cambio (por ejemplo, olvido de fichaje o negativa a registrar la jornada).

• Obtener la firma del empleado como prueba de conformidad.

¿Quién es responsable si un empleado olvida fichar?

La empresa es la responsable del cumplimiento normativo en materia de registro horario. Si un trabajador no registra su jornada, la obligación de garantizar un control adecuado sigue recayendo en la compañía.

¿Qué consecuencias puede tener la falsificación de registros de jornada?

Modificar registros sin justificación y sin el consentimiento del empleado puede derivar en sanciones graves por parte de la Inspección de Trabajo, incluyendo multas económicas y posibles responsabilidades penales en casos de fraude.

¿Por qué es importante llevar un control horario transparente?

Un registro horario claro y consensuado no solo evita sanciones, sino que también refuerza la confianza entre empresa y empleados, asegurando el cumplimiento legal y una gestión laboral justa.

IMPORTANTE!

Modificar registros de jornada sin el consentimiento del empleado puede ser una infracción grave, con sanciones económicas e incluso responsabilidades penales en casos extremos. Para evitar riesgos legales, las empresas deben garantizar que cualquier cambio en los informes de registro horario sea transparente y validado por el trabajador.

Si un informe requiere ajustes, es recomendable imprimirlo, anotar las modificaciones y el motivo que las produjeron (en casos de olvidos o negarse a fichar) y obtener la firma del empleado como prueba de conformidad. Además, si un trabajador olvida fichar, la responsabilidad del cumplimiento normativo recae en la empresa, no en el empleado. Mantener un control horario claro y consensuado no solo evita graves sanciones, sino que también refuerza la confianza y la seguridad jurídica en la gestión laboral.

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