15 KPIs de RRHH que todo CEO debería monitorizar en 2026

La mayoría de CEOs de PYMES españolas puede recitarte de memoria su margen bruto, su EBITDA y su ratio de conversión comercial. Pero pregúntales cuál es su tasa de absentismo por departamento, su coste real por empleado o su índice de rotación no deseada, y el silencio es revelador.

Los datos de RRHH no son un "nice to have" operacional. Son indicadores financieros que impactan directamente en la cuenta de resultados. Este artículo selecciona 15 KPIs que, medidos correctamente, transforman la gestión de personas de un centro de coste a una ventaja competitiva.

Por qué los KPIs de RRHH importan a la dirección general

El coste laboral representa entre el 25% y el 60% del gasto total de una empresa, dependiendo del sector (fuente: INE, Encuesta de Costes Laborales 2023). En servicios profesionales y tecnología puede superar el 70%. Sin embargo, la mayoría de PYMES no miden de forma sistemática la eficiencia de esa inversión.

Tres razones concretas para empezar a medir:

1. Decisiones con datos, no con intuición: ¿contratamos? ¿reducimos plantilla? ¿invertimos en formación? Sin métricas, estas decisiones se toman con el estómago.
2. Detección temprana de problemas: un pico de absentismo en un departamento puede ser síntoma de un manager tóxico, no de empleados vagos. Sin datos, no puedes distinguir causas de síntomas.
3. Cumplimiento normativo medible: con la intensificación de las inspecciones de trabajo, disponer de métricas de jornada, ausencias y horas extra no es opcional.

Los 15 KPIs esenciales, organizados por categoría

Categoría 1: productividad y jornada

1. Horas efectivas trabajadas vs horas contratadas

Qué mide: la proporción entre horas realmente trabajadas y las que establece el contrato.

Fórmula: (Horas efectivas trabajadas / Horas contratadas) × 100

Por qué importa: una ratio inferior al 85% indica problemas estructurales (pausas excesivas, tiempos muertos, absentismo encubierto). Una ratio superior al 105% señala horas extra sistemáticas no compensadas, con el riesgo legal que eso implica.

Benchmark orientativo: 90-98% es saludable en la mayoría de sectores.

2. Horas extra por empleado/mes

Qué mide: la media de horas extraordinarias realizadas por cada trabajador.

Fórmula: Total horas extra del período / Nº empleados activos

Por qué importa: España registra 2,8 millones de horas extra no pagadas semanalmente (EPA, INE 2023). Si tu media supera las 5 horas/empleado/mes de forma sostenida, hay un problema de dimensionamiento de plantilla o de procesos ineficientes.

Alerta regulatoria: el nuevo Real Decreto de registro horario exigirá trazabilidad total de las horas extra. Un sistema digital con log de auditoría es imprescindible para demostrar cumplimiento.

3. Cumplimiento de registro de jornada

Qué mide: el porcentaje de empleados que fichan correctamente todos los días.

Fórmula: (Días con registro completo / Total días laborables) × 100

Por qué importa: un cumplimiento inferior al 95% indica problemas de adopción del sistema, resistencia cultural o fallos técnicos. Cada día sin registro es un día de riesgo ante una inspección.

Target: >98% de cumplimiento diario.

Categoría 2: absentismo y ausencias

4. Tasa de absentismo global

Qué mide: el porcentaje de jornadas perdidas respecto al total de jornadas laborables.

Fórmula: (Jornadas de ausencia / Jornadas laborables totales) × 100

Por qué importa: la media española es del 7,2% (Randstad Research, 2023). Si tu empresa supera esta cifra, hay margen de mejora. Si está por debajo del 3%, podrías estar ante un problema de presentismo (empleados que van enfermos a trabajar).

Desglose recomendado: por departamento, por tipo de ausencia (IT, accidente, permiso) y por período.

5. Factor Bradford

Qué mide: el impacto disruptivo de las ausencias cortas y frecuentes frente a las ausencias largas.

Fórmula: B = S² × D (donde S = número de episodios de ausencia y D = total días ausencia)

Por qué importa: un empleado que falta 10 días seguidos (Bradford = 10) causa menos disrupción operativa que uno que falta 1 día en 10 ocasiones distintas (Bradford = 1.000). Este KPI identifica patrones de absentismo que pasan desapercibidos en la tasa global.

Umbrales orientativos: <200 normal, 200-500 atención, >500 intervención.

6. Distribución de ausencias por día de la semana

Qué mide: la concentración de ausencias en días específicos.

Por qué importa: si los lunes y viernes concentran significativamente más ausencias que el resto de días, puede indicar desmotivación, agotamiento o patrones de absentismo voluntario. Es un indicador cualitativo que complementa la tasa global.

Categoría 3: rotación y retención

7. Tasa de rotación voluntaria

Qué mide: el porcentaje de empleados que se marchan por decisión propia.

Fórmula: (Bajas voluntarias en el período / Plantilla media) × 100

Por qué importa: la rotación voluntaria en España se sitúa entre el 10% y el 20% según el sector (Infojobs/Esade, 2023). Cada baja voluntaria cuesta entre el 50% y el 200% del salario anual del puesto (reclutamiento, formación, curva de aprendizaje, pérdida de conocimiento).

Target: mantener por debajo de la media sectorial. Una rotación del 0% tampoco es saludable.

8. Tasa de rotación no deseada

Qué mide: la rotación de empleados que la empresa habría querido retener.

Por qué importa: no toda rotación es mala. La rotación no deseada sí lo es: son los empleados de alto rendimiento que se marchan. Si esta tasa supera el 5% anual, hay un problema de retención que probablemente se relaciona con condiciones laborales, cultura o compensación.

9. Antigüedad media por departamento

Qué mide: el promedio de permanencia de los empleados en cada área.

Por qué importa: departamentos con antigüedad media muy baja (<1 año) están en rotación constante, lo que dispara costes de formación. Departamentos con antigüedad excesivamente alta (>15 años sin renovación) pueden tener problemas de innovación o resistencia al cambio.

Categoría 4: costes

10. Coste laboral por empleado

Qué mide: el coste total que supone un empleado para la empresa, incluyendo salario bruto, Seguridad Social, beneficios y costes indirectos.

Fórmula: (Salario bruto + SS empresa + Beneficios + Formación + Herramientas) / Nº empleados

Por qué importa: según el INE, el coste laboral medio por trabajador en España fue de 34.700€/año en 2023 (incluyendo coste salarial y otros costes). Este KPI permite comparar eficiencia entre departamentos y planificar presupuestos con precisión.

11. Coste de absentismo

Qué mide: el impacto económico directo de las ausencias.

Fórmula: (Días ausencia × Coste diario empleado) + Costes sustitución + Horas extra generadas

Por qué importa: el absentismo laboral costó a las empresas españolas aproximadamente 37.000 millones de euros en 2023 según estimaciones de Adecco/INE. Conocer tu cifra concreta permite justificar inversiones en bienestar laboral, flexibilidad o sistemas de gestión digital de ausencias.

12. Coste de horas extra

Qué mide: el gasto total en horas extraordinarias.

Fórmula: Horas extra × Coste hora extra (mínimo +25% según ET Art. 35)

Por qué importa: si este KPI crece trimestre a trimestre, estás pagando un sobreprecio por un problema de planificación. Las horas extra deben ser excepción, no regla.

Categoría 5: cumplimiento y riesgo

13. Tasa de cumplimiento normativo de registro horario

Qué mide: el grado de cumplimiento de los requisitos legales de registro de jornada.

Checklist de cumplimiento:

• ¿Sistema 100% digital? ✅/❌
• ¿Trazabilidad de modificaciones? ✅/❌
• ¿Acceso para trabajadores y representantes? ✅/❌
• ¿Conservación 4 años? ✅/❌
• ¿Registro de horas extra? ✅/❌

Por qué importa: la ITSS sancionó a 13.681 empresas en 2024, con una tasa de sanción del 20%. Un solo ítem incumplido puede suponer una sanción de entre 751€ y 7.500€ según la gravedad (LISOS Art. 40).

14. Ratio de incidencias de fichaje

Qué mide: el porcentaje de registros que requieren corrección manual (olvidos, errores técnicos, fichajes fuera de rango).

Fórmula: (Incidencias de fichaje / Total fichajes del período) × 100

Por qué importa: una ratio superior al 5% indica problemas de adopción o de usabilidad del sistema. Cada incidencia genera trabajo administrativo y, si no se corrige con trazabilidad, es un riesgo legal.

15. Días de vacaciones pendientes a cierre

Qué mide: el saldo total de vacaciones no disfrutadas al final del ejercicio.

Fórmula: Σ días pendientes todos los empleados a 31 de diciembre

Por qué importa: las vacaciones pendientes son una provisión contable que impacta en el balance. Además, concentrar vacaciones en diciembre genera problemas operativos. Un buen sistema anticipa estos saldos con alertas automáticas a partir de septiembre.

Cómo implementar estos KPIs sin morir en el intento

No necesitas implementar los 15 KPIs simultáneamente. Una hoja de ruta pragmática:

Fase 1 (inmediata): KPIs 1, 3, 4 y 13 → Requieren solo un sistema de registro horario digital funcional. Son los más urgentes por impacto regulatorio.

Fase 2 (1-3 meses): KPIs 2, 5, 10, 11 y 14 → Requieren datos históricos de al menos un mes y capacidad de exportar informes.

Fase 3 (3-6 meses): KPIs 6, 7, 8, 9, 12 y 15 → Requieren acumulación de datos y definiciones consensuadas con dirección.

Requisito técnico mínimo: un sistema digital de control horario y gestión de ausencias que exporte datos estructurados. Sin datos fiables, no hay KPIs posibles.

El dashboard que debería ver un CEO cada lunes

Un resumen ejecutivo semanal con cinco datos:

1. Cumplimiento de fichaje (%) → ¿estamos cubiertos legalmente?
2. Tasa de absentismo (%) → ¿hay algún pico anómalo?
3. Horas extra acumuladas → ¿estamos sobredimensionando o infradimensionando?
4. Incidencias de registro → ¿el sistema funciona o genera fricción?
5. Rotación del mes → ¿estamos reteniendo talento?

Cinco números. Un minuto de lectura. Decisiones informadas el resto de la semana.

Empieza a medir

Los KPIs de RRHH no son territorio exclusivo de grandes corporaciones con departamentos de People Analytics. Una PYME de 30 empleados con un sistema digital de control horario y gestión de ausencias ya tiene la materia prima necesaria para calcular los 15 indicadores de este artículo.

La diferencia entre una empresa que gestiona personas por intuición y una que lo hace con datos no es el tamaño ni el presupuesto. Es la decisión de empezar a medir.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los KPIs de RRHH más importantes para una PYME?

Para una PYME, los cinco KPIs prioritarios son: tasa de absentismo global (detecta problemas de clima), horas extra por empleado (señala infradimensionamiento), tasa de rotación voluntaria (alerta de problemas de retención), coste laboral por empleado (control financiero) y cumplimiento de registro de jornada (cobertura legal). Estos cinco indicadores cubren las áreas de mayor impacto económico y regulatorio con el menor esfuerzo de implementación.

¿Qué herramientas necesito para medir KPIs de recursos humanos?

El requisito mínimo es un sistema digital de control horario y gestión de ausencias que registre datos de forma estructurada y permita exportarlos. Con eso, puedes calcular los 15 KPIs de este artículo. Herramientas adicionales como dashboards de BI (Power BI, Google Data Studio) son útiles pero no imprescindibles en la fase inicial. Lo importante es tener datos fiables; el formato de visualización es secundario.

¿Qué es el Factor Bradford y cómo se calcula?

El Factor Bradford mide el impacto disruptivo de las ausencias cortas y frecuentes. Su fórmula es B = S² × D, donde S es el número de episodios de ausencia y D el total de días de ausencia. Un empleado que falta 10 días seguidos tiene un Bradford de 10 (1² × 10), mientras que uno que falta 1 día en 10 ocasiones tiene un Bradford de 1.000 (10² × 10). Umbrales habituales: menos de 200 es normal, entre 200 y 500 requiere atención, y más de 500 necesita intervención.

¿Cuánto cuesta la rotación de empleados a una empresa?

Cada baja voluntaria cuesta entre el 50% y el 200% del salario anual del puesto, dependiendo de la cualificación y especialización del rol. Este coste incluye reclutamiento (publicar ofertas, entrevistas, pruebas), formación del nuevo empleado, la curva de aprendizaje (3-6 meses hasta rendimiento pleno) y la pérdida de conocimiento institucional. Para un puesto de 35.000€ brutos, el coste de sustitución oscila entre 17.500€ y 70.000€.

¿Con qué frecuencia debo revisar los KPIs de RRHH?

La frecuencia depende del KPI. Indicadores operativos (cumplimiento de fichaje, incidencias, horas extra) deben revisarse semanalmente. Indicadores tácticos (absentismo, Factor Bradford, coste de horas extra) mensualmente. Indicadores estratégicos (rotación, coste por empleado, antigüedad media) trimestralmente. Un dashboard ejecutivo semanal con 5 indicadores clave es suficiente para la dirección general.