Multas y sanciones por no fichar en 2025

No fichar en 2025 ya no es una anécdota que se resuelve improvisando en Excel ni con hojas de firmas acumuladas en la mesa. Es, literalmente, jugarse el pellejo: sanciones que pueden multiplicarse por cada trabajador, inspecciones relámpago y una normativa cada vez más digital y, ojo, mucho más controlada que nunca. Si llevas años en esto, sabrás que el "luego lo subimos todo si nos piden el registro" ya no cuela. Y lo que es peor: tampoco sirve alegar desconocimiento, problemas técnicos o cambios de última hora en el cuadrante.

¿Por qué la Inspección de Trabajo va en serio en 2025?

La dinámica ha cambiado mucho desde la implantación obligatoria del registro horario en 2019. Antes, todo quedaba en un aviso (y alguna bronca interna), pero ahora la Inspección de Trabajo ha incrementado el ritmo de comprobaciones. ¿Motivos? Por un lado, el Ministerio de Trabajo quiere recaudar y ejemplarizar y, por otro, cada vez hay más denuncias internas y externas. Yo mismo vi, en los últimos dos años, más inspecciones sorpresa que en la década anterior. Y te aseguro que, aunque la capacidad inspectora siga estando limitada por falta de medios, la recompensa de las sanciones es un reclamo potente para el Estado.

"Con las modificaciones legislativas previstas, la multa ya no será solo para la empresa, sino por cada trabajador sin registro adecuado. Imagina 30 empleados sin fichar, multiplica la sanción: el susto está garantizado."

Las sanciones reales en 2025: cifras, ejemplos y trampas habituales

Antes, las multas eran pequeñas comparadas con la facturación anual de muchas empresas. Pero desde este año, la cosa cambia:

· Sanción leve: por errores menores o formalidades, desde 60€ hasta 625€ (ejemplo: olvidar un registro puntual).
· Sanción grave: ausencia o manipulación del registro horario, entre 625€ y 6.250€ por cada empleado afectado.
· Sanción muy grave: reincidencia y obstrucción a la Inspección, pueden superar los 7.500€ por trabajador.

Fuente oficial: El coste de no fichar en el trabajo: sanciones, multas y necesidad del control horario 2025.

Ojo: el Estatuto de los Trabajadores y las directrices de la Inspección señalan que, incluso, te pueden sancionar por tener el software pero usarlo mal (por ejemplo, fichajes automáticos, turnos sin registrar pausas o empleados "fantasma"). He conocido empresas muy digitalizadas que han recibido sanciones porque una parte del personal usaba todavía hojas en papel firmadas a lápiz.

¿Qué no vale ya en 2025?

· Excel y plantillas manipulables.
· Papel y firmas sin trazabilidad.
· "Mi encargado lo rellena a posteriori porque confiamos en él".
· Apps baratas que dejan modificar la jornada sin rastreo.

La legislación vigente publicada en el BOE señala claramente: registros fiables, digitalizados, automatizados y sin posibilidad de manipulación a posteriori. Usa una solución certificada por el proveedor —y ojo con proveedores que no se responsabilizan si hay una inspección—.

Error frecuente: pensar que si solo uno o dos empleados no fichan el riesgo es bajo

He escuchado a gerentes decir: "Si solo falla uno, no creo que pase nada". Error. Si la Inspección detecta que un trabajador no ficha —por olvido, imposibilidad técnica o una baja médica mal gestionada—, la sanción ya es posible y puede arrastrar a toda la empresa a una revisión completa. Según los datos compartidos en este artículo de INWOUT, en 2023 se realizaron más de 35.000 actuaciones solo sobre control horario, con más de 14.000 infracciones detectadas.

Mi consejo: revisa semanalmente el histórico de fichajes y asegúrate de tener un sistema que permita auditorías rápidas. Más de una vez me salvó tener un dashboard al día con los fichajes reales y no tener que hacer maratón de "por favor firma todo de una vez antes de que venga la inspección".

Sanciones que ya no son teoría: situaciones reales en empresas españolas

Te cuento lo que he vivido personalmente:

· En una pyme de 18 empleados, sanción de 9.000€ por tener hojas sueltas en papel (con firmas repetidas y días "rellenados a posteriori").
· En una empresa de servicios, sanción de 2.400€ por registros electrónicos incompletos (faltaba el fichaje de las pausas obligatorias).
· En una cadena de hostelería, sanción de 17.000€ por uso de plantillas duplicadas y empleados que firmaban el registro de otros (descubierto tras rotación de personal en vacaciones).

¿Funciona el registro horario? Según los propios inspectores, sí ayuda —pero sigue habiendo picaresca—. Lo que suele fallar: la formación y disciplina en el día a día. Por cierto, ningún inspector me ha felicitado nunca por "lo bien que lo hacemos". Su trabajo es, literalmente, encontrar el fallo.

El papel del responsable de RRHH y los peligros de la "buena fe"

Lo peor que puedes hacer es confiar en el olfato o la "buena fe" del equipo respecto al fichaje. Yo ya lo probé y no funcionó en absoluto. Es más, alguna vez tuve que ir a declarar por una incidencia creada por un empleado olvidadizo, que ni siquiera era un caso de fraude. Desde entonces, ya no recomiendo sistemas manuales. Siempre, siempre, digitalizado y con alertas automáticas si alguien no ficha.

Si tienes departamentos en diferentes ubicaciones o con distintos horarios, la única forma de evitar sustos es unificar el sistema de fichaje, centralizar los datos y automatizar reportes. Lo de tener responsables en cada centro que "recaudan los partes" es una mina de problemas. No lo hagas, por mucha confianza que te den.

Recomendaciones prácticas para 2025: experiencia real

· Instala un sistema de control horario electrónico homologado y 100% trazable.
· Explica claramente a los empleados (en reuniones cortas y recurrentes) la importancia y las consecuencias.
· Automatiza alertas por fichajes olvidados o duplicidades.
· Haz auditorías mensuales y despreocúpate de perder tiempo ajustando datos a mano.

Sinceramente, los softwares más sencillos y visuales (no necesariamente los más caros) han dado mejores resultados. Sistemas con muchas opciones confunden, y al final nadie sabe qué botón pulsar si hay una incidencia. Simplicidad: toca fichar, punto, y el resto que lo gestione el software.

Despedir por no fichar, ¿realmente posible?

Desde hace poco, los tribunales ya lo dejan claro: puedes despedir sin indemnización a un trabajador que, habiendo sido advertido varias veces y con medios disponibles, sigue sin fichar. Hay sentencias recientes —como la del Tribunal Superior de Justicia de Galicia— que avalan el despido disciplinario tras reincidencias. Por tanto, no hay coartadas: si el sistema funciona y hay formación e información suficiente, el trabajador no puede alegar ignorancia. Mejor documentar siempre los avisos (incluso por email o en acta de reunión) y dejar claro que la reincidencia pasará factura.
Consulta detalles sobre un caso real en Despido procedente: "No fichaba y le avisaron".

La trampa de los registros "a lápiz" y el papel firmado

Es el clásico: el encargado lleva las plantillas, a final de mes se firman a mano los fichajes y luego, si hay que cambiar algo, se borra y se reescribe. Esto, en 2025, se acabó. Los inspectores ya saben perfectamente cómo detectar firmas repetidas, diferencias entre el papel y las nóminas y, sobre todo, cómo descubrir si los fichajes son "de buena fe" pero no coinciden con la realidad. La tecnología juega a favor de la Inspección y, sinceramente, lo barato sale caro. Si puedes invertir en un sistema, hazlo. No te la juegues: guía completa de registro horario 2025 aquí.

Aspectos legales concretos: lo que dice la ley

Según el Estatuto de los Trabajadores y la normativa vigente (consultable siempre en el BOE y el Ministerio de Trabajo), el registro horario es obligatorio y debe ser accesible siempre para Inspección y para la representación legal de los trabajadores. El registro debe:

· Identificar claramente a cada trabajador y sus jornadas.
· Ser seguro y no manipulable.
· Guardarse durante al menos 4 años.
· Abarcar no sólo jornada ordinaria sino también horas extras, pausas y entradas/salidas.

No cumplir estos puntos supone sanción inmediata, aunque el resto del registro sea correcto.

¿Cuánto recaudó la Inspección en los últimos años? ¿Subirán las multas?

Entre 2021 y 2024, la Inspección impuso más de 6.000 sanciones por cuestiones de registro horario, recaudando más de 9 millones de euros solo en este concepto. Y la previsión para 2025, especialmente si se endurece el sistema de sanciones, es que esta cifra crezca mucho más. Lo más relevante: los cambios previstos permitirán sancionar por trabajador y no solo por empresa, así que las grandes plantillas son el objetivo número uno.

Simulación práctica: ¿Y si llega la Inspección mañana?

Supón que tienes 50 empleados y 10 no han fichado en la última semana. Si la sanción es de 6.250€ por cada uno, la sanción oscilaría entre 62.500€ y 75.000€, independientemente de si existían razones internas o incidencias justificadas. La clave está en la trazabilidad y la certeza del registro: si hay dudas, la Inspección falla a favor del empleado (y la multa, para la empresa).

No todo es amenaza: oportunidades en la digitalización

No te engaño, los sistemas digitales bien implantados liberan tiempo, evitan errores y, sobre todo, proporcionan pruebas ante cualquier incidente o conflicto laboral. Yo mismo he resuelto conflictos por discrepancias de horas extra (y evité litigios) gracias a un sistema sólido. También he podido detectar a tiempo problemas de absentismo encubierto, reduciendo costes de sustituciones y mejorando la equidad interna.

Mi experiencia: cuando el sistema es claro y fácil de usar, los empleados cumplen. Hay menos incidencias, menos llamadas a última hora y más tiempo para dedicar a lo realmente importante: la gestión del talento y la motivación real, no la «caza de fichajes».

Cuando la mejor defensa es la transparencia (y el sentido común)

Si algo aprendí tras una inspección que casi termina en sanción grave es esto: prioriza la formación continua sobre el fichaje y no des nada por sentado. Prefiero ser pesado y recordar en cada reunión la obligación de fichar que enfrentarme a un acta de la Inspección con posibles irregularidades. Por cierto, a veces un simple recordatorio automático cada mañana funciona mil veces mejor que una circular formal, especialmente con equipos dispersos o con alta rotación.

¿Sanciones también para autónomos y pequeñas empresas?

Sí, aquí nadie se salva. Muchos piensan que las pymes —o incluso autónomos con uno o dos empleados— pasan bajo el radar. Error. Con la digitalización, la Inspección automatiza ciertos avisos y, en cualquier denuncia (un despido problemático, una queja de horarios, un ajuste de nóminas, etc.), los pequeños también pueden enfrentarse a sanciones considerables. Vi sanciones en empresas familiares solo por no guardar los registros cuatro años o por tenerlos en carpetas sin acceso ágil.

El futuro inmediato: control digital, menos excusas

El Ministerio de Trabajo ha prometido seguir endureciendo los controles y, aunque la falta de inspectores es real, la tendencia es innegable. Por cierto, la IA y los sistemas inteligentes están al caer: pronto no bastará con fichar, habrá que demostrar cómo y con qué sistema se hizo cada registro. Mejor adelantarse, digitalizar y dormir tranquilos.

Hasta aquí, ahora... ¡ojo con relajarse!

Como responsable de RRHH, sé de sobra que este tema es incómodo y cansa. Pero lo que aprendí a base de sustos es que sale mucho más caro arreglar un desastre que invertir de entrada en hacerlo bien. No pongas parches, no confíes en la memoria de nadie y no le digas al inspector «estaba en la nube pero justo no lo encuentro» (aviso: esto no cuela nunca). Prevenir es ahorrar revisiones, disgustos y un dineral en multas.

En fin, como me dijo un colega tras su primera sanción: «Si el zapato te aprieta, no esperes a que te salgan ampollas». ¡Mensaje para managers y gerentes, eh! Porque RRHH, ya te digo, no aguanta otro año de sustos por fichar mal.