Multas por no fichar en 2026: cuantías, infracciones y expedientes ITSS
No fichar en el trabajo ya no es una anécdota que se resuelve improvisando en Excel o con hojas de firmas acumuladas en la mesa. Hoy en día es, literalmente, jugarse una sanción importante.
Las empresas que no registran correctamente la jornada laboral se enfrentan a inspecciones cada vez más frecuentes, sanciones económicas relevantes y un control cada vez más digitalizado por parte de la Inspección de Trabajo.
Si llevas años gestionando equipos, seguramente habrás escuchado frases como:
“Luego rellenamos el registro si nos lo piden”.
Ese enfoque ya no funciona. Tampoco sirve alegar desconocimiento, problemas técnicos o cambios de última hora en el cuadrante.
La normativa es clara: todas las empresas deben registrar la jornada laboral de sus trabajadores de forma fiable, accesible y no manipulable.
¿Sabías que no fichar podría costarte más de 7.000€? Te explicamos los riesgos reales con casos documentados.
¿Por qué la Inspección de Trabajo controla más el registro horario?
Desde que el registro horario se volvió obligatorio en 2019, la Inspección de Trabajo ha incrementado progresivamente las comprobaciones. De hecho, muchas empresas siguen teniendo dificultades para aplicarlo correctamente, algo que analizamos en detalle en esta guía sobre por qué registrar bien las horas trabajadas en España sigue siendo complicado.
Antes muchas irregularidades terminaban en advertencias o requerimientos. Hoy es mucho más habitual que acaben en sanción.
Esto ocurre principalmente por tres motivos:
- El Ministerio de Trabajo ha intensificado el control del registro horario.
- Cada vez hay más denuncias internas de trabajadores.
- Los sistemas digitales permiten detectar irregularidades con más facilidad.
Además, el registro horario suele ser uno de los primeros aspectos que revisa un inspector cuando visita una empresa.
Multas por no fichar en el trabajo
Antes, las multas por incumplir el registro horario eran relativamente pequeñas comparadas con la facturación anual de muchas empresas. Sin embargo, con el aumento del control por parte de la Inspección de Trabajo, las sanciones se aplican cada vez con más frecuencia.
Según la normativa vigente y los criterios de la Inspección, las sanciones pueden clasificarse en tres niveles:
Sanción leve
Por errores menores o formalidades en el registro.
- Desde 60€ hasta 625€
- Ejemplo: olvidar registrar una jornada puntual o errores administrativos.
Sanción grave
Cuando la empresa no dispone de un registro horario válido o el sistema no cumple con los requisitos legales.
- Desde 751€ hasta 7.500€
Este es el tipo de sanción más habitual cuando el registro horario no existe, no es fiable o no permite comprobar correctamente las horas trabajadas.
Sanción muy grave
Se produce en casos de reincidencia o cuando la empresa obstruye una inspección laboral.
- Hasta 225.018€
Si quieres conocer más detalles sobre cómo se aplican estas sanciones en la práctica, puedes consultar este análisis completo sobre el coste de no fichar en el trabajo y las multas por incumplir el registro horario.
Ojo: el Estatuto de los Trabajadores y las directrices de la Inspección también señalan que una empresa puede ser sancionada incluso teniendo software de control horario si el sistema se utiliza incorrectamente. Por ejemplo:
- fichajes automáticos
- pausas no registradas
- turnos modificados manualmente
- empleados que fichan por otros compañeros
De hecho, algunas empresas muy digitalizadas han recibido sanciones porque parte del personal seguía utilizando hojas en papel firmadas manualmente.
Qué prácticas ya no sirven para cumplir la normativa
Todavía hay empresas que utilizan métodos que ya no cumplen con los criterios actuales de control horario.
Entre los errores más habituales encontramos:
- Hojas en papel firmadas manualmente
- Plantillas de Excel manipulables
- Registros rellenados a posteriori
- Sistemas sin trazabilidad
- Apps que permiten modificar fichajes sin historial
La normativa exige que el registro sea fiable, accesible y no manipulable.
Esto significa que la empresa debe poder demostrar:
- cuándo se registró cada fichaje
- quién lo registró
- si ha habido modificaciones posteriores
Si el sistema no permite comprobar estos datos, puede considerarse incumplimiento.
La legislación vigente publicada en el BOE señala claramente: registros fiables, digitalizados, automatizados y sin posibilidad de manipulación a posteriori. Usa una solución certificada por el proveedor, y ojo con proveedores que no se responsabilizan si hay una inspección.
Error frecuente: pensar que “si solo falla un empleado no pasa nada”
Muchos responsables de empresa creen que el riesgo es bajo si solo hay incidencias puntuales en el registro horario. Sin embargo, la experiencia demuestra que gestionar correctamente la jornada laboral es mucho más complejo de lo que parece, especialmente cuando hay varios equipos, turnos o centros de trabajo.
De hecho, muchas empresas descubren estas dificultades cuando intentan implantar el sistema por primera vez. En este artículo analizamos por qué registrar bien las horas trabajadas en España sigue siendo una misión complicada para muchas empresas.
Si la Inspección de Trabajo detecta que un trabajador no ficha correctamente, puede revisar todo el sistema de control horario de la empresa.
Esto puede derivar en:
- revisión completa del registro de jornada
- análisis de horas extra realizadas
- comprobación de nóminas y pagos
- entrevistas con empleados
Por eso es importante revisar regularmente el histórico de fichajes y detectar incidencias antes de que se conviertan en un problema mayor.
Ejemplos reales de sanciones por registro horario
En los últimos años se han producido numerosos casos de sanciones relacionadas con el control horario.
Algunas situaciones habituales son:
- Empresas que utilizaban hojas en papel con registros rellenados a posteriori.
- Sistemas digitales donde no se registraban las pausas obligatorias.
- Plantillas duplicadas o registros realizados por otros empleados.
En muchos casos el problema no es la mala fe, sino la falta de control o de un sistema fiable.
El papel del responsable de RRHH
Uno de los errores más comunes es confiar en que los empleados ficharán correctamente sin ningún tipo de seguimiento.
En la práctica, esto suele generar incidencias como:
- olvidos frecuentes
- registros incompletos
- fichajes fuera de horario
Por eso muchas empresas optan por sistemas digitales que permiten:
- detectar incidencias automáticamente
- enviar recordatorios de fichaje
- generar informes de jornada laboral
Esto reduce significativamente los errores administrativos y facilita la gestión del control horario.
¿Se puede despedir a un trabajador por no fichar?
Sí, en determinadas circunstancias.
Los tribunales han reconocido que puede existir despido disciplinario cuando un trabajador, habiendo sido advertido y disponiendo de medios para fichar, se niega reiteradamente a hacerlo.
Para que esto sea válido es importante que la empresa pueda demostrar:
- que el sistema de fichaje funciona correctamente
- que el trabajador ha sido informado de la obligación
- que existen avisos o advertencias previas
Por eso es recomendable documentar siempre las incidencias relacionadas con el registro horario.
Consulta detalles sobre un caso real en Despido procedente: "No fichaba y le avisaron".
La trampa de los registros "a lápiz" y el papel firmado
Es el clásico: el encargado lleva las plantillas, a final de mes se firman a mano los fichajes y luego, si hay que cambiar algo, se borra y se reescribe. Esto, en 2025, se acabó. Los inspectores ya saben perfectamente cómo detectar firmas repetidas, diferencias entre el papel y las nóminas y, sobre todo, cómo descubrir si los fichajes son "de buena fe" pero no coinciden con la realidad. La tecnología juega a favor de la Inspección y, sinceramente, lo barato sale caro. Si puedes invertir en un sistema, hazlo. No te la juegues: guía completa de registro horario 2025 aquí.
Qué exige la ley sobre el registro de jornada
Según el Estatuto de los Trabajadores, el registro horario debe cumplir varios requisitos.
El sistema debe:
- Identificar a cada trabajador.
- Registrar la hora de entrada y salida.
- Guardar los registros durante 4 años.
- Estar disponible para la Inspección de Trabajo.
- Permitir su consulta por los representantes de los trabajadores.
No cumplir alguno de estos puntos puede dar lugar a sanción.
Qué hacer si llega una inspección laboral
Si la Inspección de Trabajo solicita el registro horario, la empresa debe poder presentarlo inmediatamente.
Lo más recomendable es disponer de un sistema que permita:
- consultar el historial completo de fichajes
- generar informes por trabajador
- exportar registros de forma rápida
Cuanto más claro y transparente sea el sistema, menor será el riesgo de sanción.
Digitalizar el registro horario: una oportunidad para las empresas
Aunque muchas empresas ven el control horario como una obligación burocrática, en realidad puede convertirse en una herramienta útil para la gestión.
Un buen sistema permite:
- evitar conflictos por horas extra
- detectar incidencias rápidamente
- mejorar la organización del trabajo
- disponer de pruebas ante conflictos laborales
Cuando el sistema es sencillo y transparente, los empleados suelen cumplir con el fichaje sin problemas.
Las pequeñas empresas también pueden ser sancionadas
Existe la idea de que las inspecciones se centran únicamente en grandes empresas.
Sin embargo, las pymes y los autónomos con empleados también deben cumplir con la normativa.
Las sanciones pueden producirse tras:
- denuncias de trabajadores
- inspecciones aleatorias
- conflictos laborales
Por eso incluso las empresas pequeñas deben contar con un sistema de registro horario adecuado.
El futuro del control horario
La tendencia apunta hacia un mayor control digital del registro de jornada.
Cada vez más empresas utilizan sistemas automatizados que permiten:
- registrar fichajes desde el móvil
- geolocalizar entradas y salidas
- generar informes automáticos
- detectar incidencias en tiempo real
Adoptar estos sistemas no solo ayuda a cumplir con la normativa, sino que reduce el riesgo de sanciones.
Conclusión
El registro horario ya no es una formalidad administrativa.
Es una obligación legal que las empresas deben gestionar correctamente para evitar sanciones y conflictos laborales.
Implementar un sistema fiable, revisar periódicamente los registros y formar a los empleados son tres pasos clave para cumplir con la normativa.
En muchos casos, invertir en una solución digital sencilla puede ahorrar tiempo, problemas legales y sanciones económicas.
