¿Fichar automáticamente a las 16:30? Así lo resolvimos en una Administración Pública

Te escribo este “confesionario”y te aseguro que he librado todas las batallas habidas y por haber: empleados resistentes a cualquier novedad, normativas cambiantes, sistemas antiguos (y algunas artimañas ingeniosas para cumplir). Así que cuando una empresa pública nos propuso crear "un fichaje automático de salida a las 16:30” para todo el personal que por política interna tiene ese horario de salida, te imaginas la mezcla de escepticismo y cansancio que sentí. Pero igual que tú, quiero dormir tranquilo por las noches… y aquí va cómo lo acabamos resolviendo (y lo que no volvería a hacer, ni con mi peor enemigo).

El origen del problema: El fantasma del fichaje olvidado

En la administración pública, la rigidez de los horarios es parte del ADN. Pero ojo: el principal enemigo no era el "calentar la silla". Era el olvido (voluntario o no) de fichar la salida. Cada tarde, entre el último café y la prisa por recoger a los niños, una media de 20% del personal olvidaba el fichaje. Evidentemente, esto alimentaba el rumor de favoritismos y desorganización. Por no hablar del temido riesgo de sanción en una inspección laboral, que cada año tenemos una o dos.

La legislación es clara. Si no hay registro horario, la culpa recae en la administración. Y si sumas ausencias sin justificar… Apaga y vámonos. Según el Estatuto de los Trabajadores y el Ministerio de Trabajo, el registro horario no es negociable. Da igual que la gente salga a la misma hora todas las tardes: “lo que no está escrito, no existe”. Y créeme, he pasado por todas las excusas posibles.

Yo mismo llegué a considerar —absurdo en retrospectiva— volver al fichaje manual en papel, porque al menos la gente recordaba firmar en la ventanilla de salida por puro hábito… Error monumental. Más caos, más sospechas y riesgo de manipulación por doquier.

¿Automatizar el fichaje? Cuando la tecnología no es suficiente y cuándo sí

En INWOUT desarrollamos a medida la funcionalidad de check-out automático vinculada al fin de la jornada: si a las 16:30 no existe fichaje de salida, el sistema registra la marca por ti —o incluso puede forzar la salida a la hora exacta que definas. En el momento enviamos un correo de aviso al empleado, quien dispone de tiempo para revisar o ajustar el registro; después, RR. HH. valida cualquier cambio necesario. Implantamos la solución tras un piloto de tres meses, con mucha pedagogía interna y, sobre todo, con el consentimiento colectivo firmado.

Consentimiento y comunicado interno: El muro de contención frente a inspecciones

Después de leer y releer recomendaciones de expertos y legislación, y tras charlas casi semanales con nuestro asesor jurídico, redactamos un comunicado interno. Básicamente decía:

· El derecho y obligación de cada empleado a fichar entrada y salida.
· Que el sistema automatizado solo cubriría olvidos accidentales, no casos reiterados.
· Que cualquier conflicto o diferencia (por ejemplo, quien sale antes por cita médica) quedaría anotado como incidencia a justificar.
· Y que el registro sería revisado y ratificado mensualmente por cada persona, con posibilidad de enmienda.

Esto, acompañado de una formación práctica y reiterada, nos salvó: si llega una inspección y tienes las firmas y el comunicado, ni se te mueven los cimientos. Según la legislación vigente —te recomiendo este resumen de cómo se tiene que fichar para evitar multas—, lo que cuenta es demostrar voluntad, transparencia y trazabilidad.

Automatización: Solo si todo el flujo es transparente

El automatismo no debe sustituir la responsabilidad individual. Yo ya lo probé y no funcionó en absoluto: si la gente sabe que “la máquina ficha sola”, el desincentivo al cumplimiento aumenta. En cuanto comunicamos que el automatismo era una “red de seguridad” (no un sustituto del deber), bajaron los olvidos en un 80% y apenas tuvimos que corregir registros a posteriori.

Por cierto, no caigas en la trampa de automatizar sin control. He visto cómo sistemas automáticos se usan para tapar ausencias o hasta inflar horas de permanencia. No solo es ilegal según el BOE y el Ministerio de Trabajo, sino que el día que llega una inspección y hay registros sospechosamente uniformes, tendrás un problemón. Evita automatismos sin revisiones humanas y deja traza de todas las correcciones.

Simulación práctica del sistema: ¿Cómo lo hicimos?

La configuración técnica tampoco es ciencia ficción: el sistema revisa cada tarde a las 16:35 si hay registros de salida pendientes. Si no los hay, se introduce el fichaje de las 16:30 (la hora estándar de salida), y automáticamente el afectado recibe una notificación para validar o corregir el registro ese mismo día.

· Si alguien sale a las 16:20: ficha normal, sin automatismos.
· Si alguien se olvida: automatización, aviso y justificación si sale antes/después.
· Si hay reincidencia: seguimiento personalizado y advertencia.

Lo que suele fallar es no comunicar los cambios, no dejar opción de corregir los fichajes o no revisar el sistema cada mes. Y ojo, hay que dejar por escrito, con respaldo sindical si existen comités, el procedimiento exacto y transparente. Nuestra inspección laboral valoró especialmente eso.

¿Y el riesgo de fraude? Transparencia y auditorías, siempre

He aprendido, tras más de dos décadas, que lo que huele a enjuague, acaba en sanción. El mayor riesgo del fichaje automático es el abuso: admins que cambian registros para tapar ausencias o empleados que reclaman sistemáticamente errores. La respuesta: reportes automáticos mensuales, validados por cada empleado y revisados aleatoriamente por RRHH.

No hagas como cierto colega que me confesó “total, si pongo fichajes automáticos nadie se entera”. En la última inspección le cayeron 1800 euros de multa por registros homogéneos y sin firma de reconocimiento mensual.

Además, la ley exige que el registro esté a disposición del trabajador y de la Inspección, protegido por RGPD. Cuando además integras la solución con herramientas de nóminas y digitalizas la trazabilidad (como nos sugirió este análisis sobre cómo registrar bien las horas en España), la eficacia aumenta y los problemas disminuyen.

La clave: Híbrido sí, abuso no

Lo que recomiendo —y no me cansaré de decir— es el sistema híbrido: automatismo para cubrir olvidos casuales y una cultura de responsabilidad individual reforzada. Tuvimos que insistir en talleres, formaciones y soporte 24/7 (y sí, fue pesado), pero a día de hoy el sistema funciona, las incidencias han caído en picado y nadie siente que le «vigilan» desproporcionadamente.

Ni se te ocurra, eso sí, configurar automatismos para justificar ausencias injustificadas. He visto caer a más de uno por esa tentación y las consecuencias son muy serias.

Lo que no funciona (y ni lo intentes)

· Sistemas 100% automáticos, sin control o validación por persona: generan conflicto y sensación de ultracontrol, además de problemas legales.
· Fichajes por terceros o “cortesía” (compañeros que fichan por otros): directo a sanción.
· Registros a posteriori masivos sin justificación documentada: pan para hoy, hambre (y multa) para mañana.

Reacciones del personal: de la resistencia al hábito

La realidad: al principio, hubo rechazo, sensación de desconfianza y protestas (“¿acaso no confían en nosotros?”). Tras dos meses, incluso el personal más reacio lo asumió como parte del día a día. Las claves:

· Transparencia total sobre el objetivo: cumplir la ley y simplificar la vida a todos.
· Escuchar —de verdad— las objeciones y adaptar los mensajes.
· Dar autonomía para corregir y justificar registros.
· Formar, informar y repetir el proceso hasta la saciedad.

El resultado: más del 98% de los registros ahora se hacen correctamente. El sistema automático solo actúa una media de 2-4 veces al mes en una plantilla de más de 100 empleados. Y si hay problemas, lo vemos en tiempo real con los paneles de control del sistema. Así que: menos conflictos, menos carga administrativa y cero multas desde que implantamos el sistema.

¿Es legal el fichaje automático? Según el Estatuto y la Inspección de Trabajo

Aquí es donde se ve la importancia de respaldarse con el Estatuto de los Trabajadores (artículo 34): ningún sistema (ni automático ni manual) debe sustituir la obligación individual de fichar, salvo acuerdo expreso y documentado. Recomiendo ser escrupuloso en este punto: todos los trabajadores conocían el sistema y firmaron el procedimiento, dejando constancia de cada ajuste o incidencia.

La Inspección nos felicitó por la trazabilidad, la transparencia y el flujo de validación individual. Por cierto, en la última reforma de la jornada máxima y en guías oficiales, se insiste en la importancia del registro digital, pero siempre con garantías de revisión, protección de datos y accesibilidad inmediata a la plantilla y a la propia Inspección.

Otros trucos que han funcionado (y que volvería a implantar)

· Alarmas sonoras o visuales diarias a las 16:25, para recordar el fichaje.
· Enviar informes individuales de registros a todos los empleados cada mes.
· Revisiones cruzadas con delegados sindicales (si los hay), para limpiar dudas de favoritismos.
· Soporte TI para solucionar incidencias de acceso en tiempo real.
· Integrar el registro horario con el software de nóminas, evitando duplicidades.

Por cierto, olvida las amenazas o sanciones indiscriminadas para los olvidos: generan más desconfianza que disciplina real (esta la aprendí a base de golpes).

Puntos de mejora y retos para el futuro

Nada es perfecto. A día de hoy, lo más desafiante es mantener la cultura del compliance en un sector donde las rutinas parecen inamovibles. El teletrabajo complica todo —pero esa es mecha para otro artículo. Además, aunque los automatismos ayudan, nunca sustituyen la vigilancia activa y la actualización normativa continua. Ojo al dato: el cambio legislativo sobre la reducción de jornada en 2025 (ver últimas novedades aquí) obliga a adaptar algoritmos y procedimientos. No esperes al último minuto.

Del automatismo cómodo al control eficiente

Termino con una verdad aprendida a fuerza de errores: “el mejor fichaje automático es el que casi nunca necesites porque la plantilla ya ha hecho suyo el sistema”. El automatismo es un salvavidas, no un hábito. Si alguna vez te ves tentado de confiar todo en la tecnología sin el respaldo de la gente y de la ley, acuérdate de mi mantra: “El mejor sistema no es el más complejo, sino aquel que te deja dormir tranquilo”. Ya lo sabes: la distancia entre el control y el descontrol en RRHH siempre cabe en un clic.