Qué hacer si tus empleados olvidan fichar

Olvidarse de fichar no es tan trivial como parece. Si llevas años al frente de equipos, seguro que te has enfrentado a la situación. El problema no es solo técnico: es legal, operativo y, sobre todo, humano. Te cuento aquí desde la experiencia: lo que suele fallar, lo que la ley exige y cómo puedes evitarte quebraderos de cabeza, sin caer en soluciones cosméticas.

Contexto: El fichaje, entre la obligación y la realidad cotidiana

El fichaje obligatorio forma parte del día a día laboral desde hace años. Pero no podemos engañarnos: ningún sistema es infalible y es frecuente que, entre el teletrabajo, la prisa y el despiste, alguien se olvide de registrar su jornada. Más que una cuestión de tecnología, muchas veces estamos ante un síntoma de la relación que la empresa tiene con sus empleados, y viceversa.

Si uno de tus equipos olvida sistemáticamente fichar, la solución no es solo un cartel recordatorio. Hay que atacar el problema por el fondo, o costará multas y desconfianza.

Obligaciones legales: lo que dice el Estatuto y lo que pasa en la práctica

El registro horario es una obligación legal para todas las empresas, sin excepción. Así lo dice el Estatuto de los Trabajadores y los últimos Reales Decretos. La responsabilidad de establecer, mantener y verificar un sistema adecuado de fichaje es siempre de la empresa, aunque el uso correcto recaiga también sobre el trabajador.

• Si no hay registro fiable, la Inspección de Trabajo puede sancionarte con multas de hasta 225.000 euros en casos graves.
• En caso de conflicto o denuncia, la carga de la prueba ahora casi siempre recae sobre la empresa.

Como manager, te diría que no juegues con esto. Hay casos reales con sanciones millonarias por no tener registros o por permitir "olvidos" sistémicos.

¿Y si el problema es solo puntual?

La ley entiende que somos humanos y puede haber despistes. Pero no documentar un sistema claro para solucionarlos es dar pie a inspecciones y sanciones, sobre todo si se repiten o son masivos dentro del equipo.

Despido y sanciones al empleado

El empleado tiene la obligación de fichar. En casos reincidentes y siempre tras aviso previo, puedes llegar a imponer sanciones e incluso despido. El tribunal exige que se demuestre aviso, proporcionalidad y que la empresa sí da los medios necesarios para fichar (ver caso real aquí).

Por qué olvidan fichar los empleados: causas habituales (y poco obvias)

• Olvido real. El ritmo frenético y la multitarea hacen que mucha gente, honestamente, se despiste.
• Resistencia psicológica. Hay una parte de los equipos que ve el fichaje como control o desconfianza. Es una herida cultural y afecta más de lo que parece.
• Fracaso del sistema elegido. Herramientas engorrosas, lentas o poco amigables fomentan el olvido y el rechazo. Si cuesta tres clics y dos pantallas, el sistema está mal pensado.
• Normativas confusas. Cambios frecuentes de reglas y lagunas en la política interna generan confusión y desidia.

He visto que cuando pides que la gente fiche en papel, las cifras de olvido se disparan. Si la app va lenta o falla el wifi, tres cuartos de lo mismo.

El impacto del olvido: no subestimes el efecto dominó

• Registros incompletos: Un solo fichaje perdido crea agujeros legales y contables.
• Riesgo de sanción: En inspección, lo atípico salta enseguida. Si tienes más de un 5% de fichajes "corregidos" o rectificados, olvídate de pasar desapercibido.
• Carga administrativa: Cada olvido obliga a recursos a revisar, justificar y regularizar jornadas. Pierdes tiempo valioso en tareas manuales improductivas.

Qué funciona (y qué no) para corregir fichajes olvidados

Lo que ya he probado y no da resultado

• Poner carteles recordatorios y amenazas de sanción como única medida: solo genera mal ambiente y no resuelve el fondo.
• Permitirse justificar todos los días con un email: terminas con una carpeta de justificaciones inútiles y una inspección puede considerarlo manipulación.
• "Delegar en recursos humanos": Si el sistema de fichaje no es ágil ni automático, la bola de nieve solo crece y el error se multiplica.

Lo que realmente ayuda

• Automatizar avisos: Los sistemas que envían alertas en tiempo real (app, email o Slack) en cuanto falta un fichaje suelen reducir el olvido hasta un 80%. Aquí lo explican con ejemplos concretos.
• Sistemas móviles o multifunción: Permitir fichar desde el móvil, el PC o una tablet se adapta mejor a los hábitos y reduce fricciones. Nosotros lo notamos en cuanto cambiamos a un sistema multiplataforma.
• Soluciones tecnológicas como INWOUT: La función de importador masivo de fichajes ayuda si es inevitable corregir olvidos puntuales, siempre con trazabilidad y acuerdo formal.

Solución legal y práctica: Cómo documentarlo correctamente

En determinados casos puedes formalizar un procedimiento para resolver olvidos de fichaje sin exponerte a riesgos. Pero tiene truco: debe haber un consentimiento firmado por parte del empleado y transparencia absoluta.

• Modelo de autorización interna: Prepara un comunicado donde el trabajador reconoce su obligación, autoriza la corrección y acepta el uso de importadores masivos o correcciones puntuales.
• Trazabilidad: Deja huella digital (quién lo modifica, cómo y por qué fecha). Esto lo piden ya algunas inspecciones laborales.
• Compensación de horas: Garantiza que el sistema permita abonar correctamente horas extra, para evitar sanciones tanto para la empresa como para RRHH.

Sin este procedimiento, cualquier fichaje "reconstruido" puede considerarse fraude y conlleva riesgo sancionador elevado.

Recomendaciones según el Ministerio de Trabajo y el BOE

El Ministerio de Trabajo y el BOE son claros: las empresas deben garantizar sistemas sencillos, trazables y acordados, evitando medidas invasivas o que atenten contra la privacidad. Si pides a los empleados usar su móvil personal, tienes que ofrecer alternativas si se oponen por motivos de privacidad (aquí te lo explican en detalle).

En mi experiencia, forzar a usar apps corporativas en el móvil personal genera más incidencias y resistencias de las que resuelve.

Lo que aprendí usando soluciones tipo INWOUT

Tras varios años implementando distintas herramientas, me quedo con lo siguiente:

• El uso de funciones automáticas como geofence adaptadas para empleados híbridos marcó la diferencia: reduce olvidos casi a cero, sobre todo en flexibilidad horaria y teletrabajo.
• Destaco el importador masivo de fichajes para casos puntuales, pero nunca lo usaría de forma sistemática ni sin consentimiento expreso.
• Las alertas inteligentes (push, correos al momento) permiten detectar y corregir errores el mismo día, antes de que crezca el problema.
• Un dashboard claro de incidencias, donde tanto RRHH como el propio empleado pueden ver lo que falta, es mucho más eficaz que esperar a final de mes para hacer cierres "a mano".

El error más caro es querer automatizarlo todo sin pensar en el usuario final. Si la solución no es sencilla y rápida, volverás al punto de partida.

Cómo comunicar la importancia del fichaje (sin moralinas)

Explicar el porqué del control horario no pasa por repetir que "es para cumplir la ley". Lo que mejor me ha funcionado es hablarle claro a los equipos:

• Transparencia: Mostrar con ejemplos reales lo que ocurre si el registro no está completo —tanto para la empresa como para el empleado.
• Conexión con salario y derechos: Dejar claro que fichar correctamente protege el derecho a cobrar horas extra, permisos, etc.
• Oportunidad de mejora: Permitir feedback y adaptar el sistema para reducir fricciones y errores. A veces, el fallo está en la herramienta, no en el usuario.

Errores frecuentes que conviene evitar

• Suponer que el problema es solo del empleado. Si el olvido es masivo, probablemente tu sistema es poco amigable o la formación insuficiente.
• No documentar las correcciones. La improvisación aquí te pone en la diana de la inspección.
• No trabajar la cultura de la responsabilidad compartida. Si RRHH se convierte en "la poli del fichaje" sin involucrar a los equipos, aumentarás el conflicto.

Checklist práctico: ¿tu sistema de fichaje resiste una inspección?

• ¿Las correcciones puntuales están documentadas con trazabilidad?
• ¿Tu política de registro (y de corrección) está incluida en el onboarding y firmada por todos?
• ¿Garantizas el acceso al registro íntegro, tanto a empresa como a empleado, durante al menos 4 años?
• ¿El sistema permite exportar y auditar los registros con evidencias digitales (IPs, firmas, logs)?
• ¿Tienes canales de comunicación rápidos para avisar y corregir incidencias en tiempo real?

Si fallas en alguna de estas preguntas, ya sabes dónde debes mejorar antes de la próxima inspección.

En resumen: Olvidar fichar es un síntoma; la solución es estructural

El olvido de fichar encierra mucho más que un despiste puntual. Detrás puede haber fallos técnicos, desafección, mala comunicación interna o simple saturación. Si quieres evitar el problema de raíz, necesitas sistemas con avisos automáticos, canales de corrección transparente, formación continua y, sobre todo, una cultura de responsabilidad mutua.

Y si me preguntas: "¿Qué harías tú si vuelves a tener este problema?" Mi respuesta es clara: involucrar a los equipos, digitalizar el control de fichajes sin complicar la vida a nadie y, sobre todo, dejarlo todo documentado con trazabilidad legal. Porque nadie quiere, ni puede, permitirse una inspección laboral hoy en día.

Mi consejo final para managers cansados de los olvidos de fichaje

No busques culpables; busca sistemas que se adapten, respeta la privacidad y documenta cada corrección. Innova en formación y comunicación interna: la cultura organizacional hará más por ti que cualquier software, pero solo si la tecnología es tu aliada y no una barrera.