¿Cuánto tiempo tienes antes de que la Inspección revise tu control horario?

Te lo digo claro, desde la experiencia y algún que otro sudor frío: nunca sabes cuándo te van a caer. La Inspección de Trabajo no avisa y lo que hoy parece tranquilidad, mañana puede ser una visita sorpresa en medio de la mañana, mientras gestionas ausencias y te llega una queja por email. Aquí no hay bola de cristal, pero sí unas cuantas lecciones duras sobre cómo y cuándo atacan los inspectores el control horario.

¿Existe un “tiempo de gracia” real antes de la Inspección?

No, y esa es la primera gran trampa. Si es tu primer rodeo, igual piensas que existe una especie de margen o aviso previo antes de ser inspeccionado. Olvídate. Lo mismo da que acabes de poner en marcha el sistema de fichaje o lleves años funcionando. Las visitas pueden venir de oficio, por campañas sectoriales o (y aquí viene lo habitual) por denuncia de un trabajador, sindicato o anónimo. Y sí, la fuente suele ser interna. Ojo con eso.

Por experiencia, casi nunca hay tiempo para improvisar. Si tienes lagunas –y todos las hemos tenido alguna vez, incluso los que llevamos más de diez años—, más vale que las soluciones ya, no después de ver la gabardina gris en la puerta. El inspector te va a pedir los registros de los últimos cuatro años. No le importa si los tienes desde hace una semana: va a pedir el histórico completo y cotejarlo contra los datos de nómina, cuadrantes, contratos y convenios.

¿Qué dice la ley sobre el plazo de conservación y acceso?

La legislación vigente lo deja todo claro desde el Real Decreto-ley 8/2019 y el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Ojo con esto:

· El registro diario de jornada debe reflejar hora de inicio y fin de cada trabajador, cada día. · Deben conservarse y estar disponibles durante cuatro años. · El acceso debe poder darse en el momento a Inspección, representantes legales y, si corresponde, al propio trabajador.

La norma no prevé ningún “periodo de carencia” ni justificación si tu sistema es nuevo. Desde el minuto uno, los registros deben estar y ser fiables. Si pides tiempo para recopilar datos, ya vas mal. Repito: la única preparación válida es tenerlo todo listo antes de que suene el timbre.

La Inspección no pregunta si tu sistema es nuevo o si cambiaste de proveedor. El registro, desde el primer día y hasta el último, debe estar completo y accesible.

¿Con qué frecuencia se revisa el control horario?

La realidad: depende del sector, la provincia y los antecedentes. Tras la entrada en vigor de la normativa de 2019, las campañas se centran periódicamente en sectores con alto índice de fraude (hostelería, comercio, agricultura, logística…). Por cierto, no pienses que si eres pyme o microempresa estás a salvo; de hecho, son los objetivos favoritos por la falta de rigor o recursos en RRHH.

Yo ya lo probé después de cambiar el ERP y esperar unos meses confiado… Sorpresa: inspección exprés y ni una sola pega al nuevo sistema, pero mil preguntas sobre los ficheros del año anterior.

Sanciones: ¿cuánto cuesta llegar tarde?

No quieres saber lo caro que puede salir un “lo tengo casi listo”. Las multas varían según la gravedad, pero la horquilla es clara y dolorosa:

· Falta leve (errores formales): 60€ a 625€. · Grave (ausencia total de registro): de 751€ y hasta 7.500€ por cada infracción y trabajador. · Muy grave: Sanciones superiores a los 7.500€, con posibilidad de extenderse si se demuestra fraude persistente.

Hay casos reales que dejan sin dormir: 67.000€ por horas extra en una libreta: la empresa no registraba la jornada o una sanción aparentemente menor, 700€ de multa por dos meses sin fichar, que también arruina la paciencia y moral de cualquiera. Ojo, que aquí cada caso cuenta su drama.

Por si quieres ampliar panorama sobre qué y cómo fichar en 2025 para estar a salvo de las multas: Guía completa de registro horario en 2025.

¿Cómo funciona una Inspección real y qué suele fallar?

No se trata solo de enseñar papeles. El inspector, normalmente, empieza pidiendo: · Registros diarios de cada persona en la plantilla · Nóminas y contratos asociados · Cuadrantes, vacaciones, bajas · Convenios y acuerdos sindicales relativos a la jornada

Te puede tocar una revisión presencial o que sea telemática (cada vez más habitual tras la pandemia). Yo recomiendo –por experiencia sufrida– preparar una carpeta digital diaria, no solo el resumen mensual. Lo que más suele fallar:

· Registros en papel o hoja Excel desalineados con las nóminas · Fichajes sin marcaje de salida · Jornadas partidas no bien reflejadas · Falta de registro durante ausencias o teletrabajo · Registros alterados a posteriori sin justificación válida

Te aseguro que un inspector entrenado olfatea el “arreglo de última hora” en los registros y pregunta justo donde más puede doler. Ah, lo de "reescribir a boli los partes perdidos"… ni te molestes. Ni con el mejor tippex del mundo lo vas a solucionar ante una revisión cruzada con los datos de Seguridad Social.

Lo que funciona: registros digitales inalterables, auditables y que puedas descargar en PDF o CSV en el momento. Todo lo demás es pedirte problemas.

La trampa de los registros manuales: más peligro que solución

No me canso de repetirlo: los registros en papel o en Excel son una bomba de relojería. Yo mismo pasé años creyendo que, si estaba bien cuadrado, no habría problema. Pero la ley es dura: cualquier posibilidad de manipulación o desfase, aunque sea de buena fe, te pone en la diana.

Casos reales como el del restaurante sancionado por fichajes manuales de un trabajador que ya no estaba muestran cómo una pequeña anomalía puede acabar costando decenas de horas (y euros) en explicaciones que casi nunca convencen al inspector. Si el sistema es digital y deja huella, mejor. Los informes automatizados con timestamps y firma digital pesan mucho, incluso si tienes que dar explicaciones.

¿Y si tu último registro es de hace tres años?

No sirve de nada justificar vacío de datos porque el trabajador se fue, hubo ERTE o cambiaste de proveedor. Inspección pide todo el histórico, sin excepciones. Ojo: aunque la empresa haya cambiado de dueño, la obligación de conservar los datos sigue vigente para el nuevo titular. ¿Solución? Copia de seguridad periódica, exportaciones automáticas y, sí, almacenaje en la nube que permita trazabilidad real.

Simulación práctica: así te puede pillar la Inspección… y así se sale del lío

Imagínate un lunes cualquiera. Sobre las 11:00, recibes una llamada: "Buenos días, soy del Ministerio de Trabajo, venimos a revisar el control horario". Te piden la documentación de una compañera que salió de la empresa hace dos años y medio. Tú, sudando porque solo tienes las hojas en PDF y los originales se perdieron. El inspector detecta que faltan fichajes de dos meses. Resultado: propuesta de sanción por 625€, suspensión del acta hasta que presentes todo, y la posibilidad de inspección extendida al resto de la plantilla.

¿Cómo lo resolví yo (después de algún error)? Implementando notificaciones automáticas de fichaje y revisando semanalmente los registros de toda la plantilla, incluso en jornadas flexibles. Si no puedes permitirte un software potente, busca una app con integración directa con la nube y registro inalterable. La diferencia entre eso y un Excel se mide en noches de insomnio.

¿Cada cuánto revisa la Inspección tu historial?

No esperes regularidad suiza. Hay empresas que pasan años sin inspección y otras que reciben dos en seis meses, sobre todo en sectores bajo lupa. La Inspección recibe alertas automáticas por denuncias de trabajadores (incluso ex empleados), irregularidades detectadas en Seguridad Social y campañas estacionales del Ministerio de Trabajo, según sector y tamaño.

Desde los cambios anunciados para 2025, se espera un refuerzo telemático y más análisis cruzado automático entre datos de nómina, Seguridad Social y control horario. Te recomiendo leer cómo una app puede evitarte multas y aumentar la productividad sin coste si buscas opciones prácticas.

¿Cuánto tiempo tienes para corregir errores en el control horario?

Otro mito que veo cada semana: la falsa creencia de que puedes "arreglarlo después". Si el sistema es digital fiable, los errores se pueden subsanar siempre que queden registrados los cambios y el motivo, y nunca a posteriori de una inspección. Si te falta fichaje, el inspector levantará acta sí o sí. Mejor detectar los fallos con simulaciones internas antes de que venga la autoridad.

Lo que yo hago y recomiendo: · Auditoría interna trimestral (mínimo) · Simular inspección preguntando registros al azar + comparando con nóminas · Notificaciones automáticas cuando falta un fichaje o hay incoherencias

No funciona: "arreglar" paperas el día antes de la visita. Te pillan siempre. Lo que sí te salva es la proactividad y una política transparente y accesible desde Recursos Humanos.

Tiempos clave a tener presentes

· Conserva los registros mínimo cuatro años, disponibles en el momento. · Si hay variaciones de horario, vacaciones, bajas: todo debe estar registrado en el sistema, legible y verificable. · Ten clara la política de gestión de incidencias y accesos, por si piden explicaciones extra.

Por cierto, si has externalizado la gestión o tienes parte de plantilla en remoto, más motivos para reforzar controles. Los inspectores se fijan mucho en esto últimamente.

¿Qué recomienda un responsable de RRHH que ya se ha quemado varias veces?

· Olvídate del papel. Incluso bien archivado, es vulnerable y poco creíble en inspección. · Evita los excels donde se puede borrar y reescribir sin trazabilidad real. · Prioriza soluciones digitales que permitan firma (aunque sea token o PIN), exportación y almacenaje en la nube con posibilidad de auditoría. · Haz simulaciones, pide auditoría interna a tu proveedor si tienes dudas, y ponlo fácil para todos. No hay peor error que fiar todo a la memoria de un administrativo o a una carpeta común editable.

Yo ya lo probé y no funcionó en absoluto: intentar reconstruir registros después de que faltara alguien clave en plantilla. La responsabilidad es tuya, y la Inspección no acepta excusas de vacíos por bajas o despidos.

La realidad post-2025: mucho más control digital y cero excusas

La tendencia ya está clara: la Inspección cada vez utiliza más herramientas digitales para el cruce de datos. El margen para fallos se reduce: cualquier incoherencia entre nómina y control horario salta en segundos. Prepárate para inspecciones telemáticas, peticiones exprés de documentos y cruces con la Seguridad Social que ni te imaginas. Lo que antes colaba como error administrativo puntual, ahora puede abrirte una investigación global.

Lee experiencias recientes de otras empresas: dos tercios de las empresas todavía no disponen de una solución de control horario para afrontar la reforma laboral. Ojo: si eres de los que piensa que la digitalización es solo para grandes empresas, te aviso ya, la tendencia legal y las multas van en sentido contrario.

¿Y si la Inspección detecta el problema, pero lo tienes subsanado?

Si detectan que ha habido un fallo pero puedes justificar que el error fue puntual y que existen acciones preventivas y correctivas, suele haber más flexibilidad (al menos esa ha sido mi experiencia con algunos inspectores razonables). Demuestras buena fe e implantación de mejoras: por ejemplo, presentando auditorías internas, reportes automatizados y registros de incidencias gestionadas. Pero ojo: si ven reincidencia o “parches” chapuceros, el margen de tolerancia desaparece.

Caso práctico real: la hostelería bajo lupa

En 2023, un pequeño restaurante familiar fue sancionado con 700€ porque durante dos meses los fichajes fueron manuales y faltó el registro de un trabajador ya fuera de plantilla. Aquí no importó la buena fe ni que el error fuera por despiste. Puedes leer esta experiencia en detalle: 700€ de multa por dos meses sin fichar. El inspector alegó que el control manual, por mucho que esté sellado y firmado, no es fiable ante ausencias o cambios de personal.

Para terminar: el reloj nunca está de tu parte (ni de la Inspección)

No esperes a que te pidan los registros, porque el día que te llamen solo tendrás dos opciones: enseñar todo ya, o empezar a negociar la sanción. No depende ni del software ni del tamaño de tu empresa, sino de tener una cultura de orden y control real. Si vas por detrás, lo pagas. Y si te adelantas con sistemas fiables y revisiones internas, te olvidas de sustos y te dedicas a lo que de verdad importa.

Insisto: el mejor momento para poner el control horario al día era ayer, el segundo mejor momento es hoy. El reloj de la Inspección no para nunca, y más vale prevenir que sancionar. Como decía mi abuela: “No dejes para mañana los fichajes que puedas cuadrar hoy”.