Registro Horario Digital Obligatorio 2026: Los 5 Cambios del Nuevo Real Decreto

El Consejo de Ministros aprobó en septiembre de 2025 la tramitación urgente del nuevo Real Decreto que transformará el registro horario en España. Si gestionas personas y tu sistema actual es papel, Excel o una app sin trazabilidad, lo que viene a continuación te afecta directamente. No es una reforma cosmética: es el mayor cambio normativo en control de jornada desde el RDL 8/2019.

Este artículo desglosa, con base legal verificada, los cinco cambios propuestos, su estado de tramitación real y las acciones concretas que puedes tomar hoy para no improvisar mañana.

Por qué se reforma el registro horario ahora

El RDL 8/2019 introdujo la obligación de registrar la jornada laboral (Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), pero dejó abierta una laguna crítica: no especificó requisitos técnicos concretos. El Tribunal Supremo lo confirmó en la STS 41/2023 al señalar que el artículo 34.9 ET "no especifica cuál ha de ser el concreto contenido, mecanismo o herramienta" del registro.

El resultado: seis años después, miles de empresas siguen fichando en papel o Excel. La Inspección de Trabajo levantó 1.869 actas de infracción por registro horario en 2024, un incremento del 90,7% respecto a 2019. Las multas alcanzaron 20,19 millones de euros ese mismo año (fuente: datos oficiales ITSS).

La reforma busca cerrar esa laguna técnica y acabar con los sistemas manipulables.

Estado real de la tramitación (febrero 2026)

Antes de detallar los cambios, es importante ser precisos sobre el estado del decreto:

• 30 de septiembre de 2025: el Consejo de Ministros aprobó la tramitación urgente, no el decreto final.
• Octubre-diciembre 2025: período de informes preceptivos (Consejo de Estado, AEPD) y negociación con agentes sociales.
• Enero-febrero 2026: publicación en BOE estimada (pendiente confirmación oficial).
• Entrada en vigor: prevista para antes de diciembre de 2026.

Dato clave: el Ministerio de Trabajo ha señalado que el proceso puede llevar "algunos meses". Las fechas que circulan son estimaciones, no plazos confirmados oficialmente. Cualquier proveedor que prometa "certificación oficial" del nuevo decreto a día de hoy no está siendo preciso, porque las especificaciones técnicas del protocolo API aún no se han publicado.

Los 5 cambios propuestos del nuevo Real Decreto

1. Interoperabilidad obligatoria con la ITSS

El cambio más disruptivo. El anteproyecto exige que los sistemas de registro horario puedan enviar datos automáticamente a la Inspección de Trabajo mediante un protocolo API REST estandarizado.

Qué significa en la práctica:

• La ITSS podrá consultar registros de forma remota, sin necesidad de personarse en la empresa.
• El sistema deberá transmitir datos mínimos: inicio, fin, pausas, identificación del trabajador y centro de trabajo.
• El tiempo de respuesta máximo al requerimiento será de 24 horas.

Estado: requisito futuro pendiente de reglamento técnico. Las especificaciones exactas del API se publicarán con el decreto aprobado.

¿Es compatible con el RGPD? Sí. La cesión de datos a la ITSS está amparada legalmente por el Art. 6.1.c del RGPD (obligación legal). La ITSS es una autoridad pública con competencias de inspección, el acceso será bajo demanda (no cesión masiva) y está sujeta a confidencialidad profesional.

2. Registro digital obligatorio (fin del papel y Excel)

Hasta ahora, el RDL 8/2019 no prohibía explícitamente los sistemas analógicos. El nuevo decreto lo hará:

• Prohibición legal expresa de papel, Excel y cualquier sistema sin trazabilidad digital.
• Solo serán válidos sistemas 100% digitales con log de auditoría.

La jurisprudencia ya señalaba esta dirección. La SAN 22/2022 (caso Ferrovial) rechazó registros en papel porque se basaban en "tiempos estimados, no reales". El TSJ de Madrid (745/2024) consideró inválido un sistema digital que no era accesible para trabajadores ni representantes.

Válidos (si cumplen el resto de requisitos):

• Software en la nube con logs de auditoría
• Plataformas web con autenticación segura
• Apps móviles con fichaje inmediato y trazabilidad
• Sistemas RRHH/ERP con trazabilidad verificable

Inválidos (ya hoy cuestionados, y expresamente prohibidos en 2026):

• Hojas de cálculo (Excel, Google Sheets)
• Plantillas en papel
• Emails o reportes manuales
• Sistemas que permiten editar horas sin historial auditable

3. Trazabilidad de modificaciones (log de auditoría inmutable)

El decreto exigirá que toda modificación quede registrada de forma inmutable. Es decir, un audit trail que documente:

• Quién realizó la modificación (trabajador, supervisor, RRHH).
• Qué se modificó (creación, edición, eliminación de registro).
• Cuándo se modificó (timestamp certificado).
• Por qué se modificó (motivo documentado).

Este requisito conecta directamente con la jurisprudencia del TJUE. La sentencia C-55/18 (caso CCOO vs Deutsche Bank) estableció que el sistema debe ser "objetivo, fiable y accesible". Un Excel que permite borrar o sobrescribir celdas sin rastro no cumple ninguno de estos tres criterios.

La SAN 4128/2023 ratificó una sanción de 187.515€ a una empresa de logística precisamente porque la ITSS demostró que los registros en Excel eran editados retrospectivamente sin log de cambios.

4. Gestión de incidencias y conservación 4 años

El decreto formalizará dos requisitos que ya existen en la práctica:

Conservación mínima de 4 años (ya establecida en el Art. 34.9 ET):

• Acceso inmediato para trabajadores, representantes legales e Inspección.
• Backups automáticos y plan de recuperación ante desastres.

Gestión de incidencias obligatoria (nuevo):

• Protocolo documentado para fallos técnicos del sistema.
• Procedimiento para registros olvidados o tardíos.
• Proceso de escalación y resolución auditado.

Dato importante: si un trabajador olvida fichar, la corrección posterior debe incluir trazabilidad completa (quién la introdujo, cuándo y por qué). Una corrección unilateral sin conocimiento del trabajador puede considerarse manipulación ante un tribunal.

5. Refuerzo RGPD y almacenamiento en la UE

El decreto reforzará las obligaciones de protección de datos:

• Servidores en la UE/EEE obligatorios (salvo Cláusulas Contractuales Estándar).
• DPA (Data Processing Agreement) obligatorio con proveedores SaaS.
• Cifrado: AES-256 en reposo, TLS 1.3 en tránsito.
• Consentimiento explícito para biometría (Art. 9 RGPD).
• Proporcionalidad obligatoria para geolocalización (solo trabajadores móviles).

Qué hacer ahora: checklist de preparación

No es necesario esperar a la publicación del decreto para actuar. Estos diez puntos te preparan para cualquier escenario:

1. Audita tu sistema actual: ¿es 100% digital? ¿Tiene log de auditoría inmutable? ¿Los trabajadores pueden acceder a sus registros?
2. Elimina el papel y Excel como sistema principal de registro. La jurisprudencia ya los cuestiona.
3. Verifica la trazabilidad: cada modificación debe dejar rastro (quién, qué, cuándo, por qué).
4. Comprueba la conservación: ¿puedes recuperar registros de hace 4 años?
5. Asegura el acceso: trabajadores, representantes legales e Inspección deben poder consultar los registros.
6. Pregunta a tu proveedor si se compromete contractualmente a implementar la interoperabilidad ITSS cuando se publique el estándar.
7. Revisa tu DPA: si usas software SaaS, verifica que el contrato de procesamiento de datos cumple RGPD.
8. Informa a los trabajadores: actualiza la cláusula de información (Art. 13 RGPD) indicando que los datos podrán compartirse con la ITSS.
9. Documenta el proceso de incidencias: qué ocurre si falla el sistema, si alguien olvida fichar, si hay un corte de conexión.
10. Planifica la transición: si cambias de sistema, evita gaps de cobertura. Un día sin registros es un día de riesgo.

El contexto económico: por qué no es un tema menor

La ITSS sancionó a 13.681 empresas en 2024 por infracciones de control horario. Eso supone una tasa de sanción del 20%: una de cada cinco empresas inspeccionadas recibió multa. El baremo oficial según LISOS (Art. 40) establece sanciones graves entre 751€ y 7.500€, graduándose según número de trabajadores afectados, reincidencia y gravedad.

Pero las multas administrativas son solo la punta del iceberg. El Tribunal Supremo (STS 3505/2022) confirmó que la carga de la prueba recae en la empresa. Si un trabajador reclama horas extra y no hay registros fiables, los tribunales presumen ciertas las alegaciones del trabajador. La indemnización media en estos casos alcanza los 12.000€ por trabajador, según el análisis de 127 sentencias recientes. En casos extremos como el de Lidl Gipuzkoa (TSJ País Vasco 2024), la cifra alcanzó los 57.000€.

Lo que no debes creer (mitos comunes)

• "Mi sistema actual cumplirá automáticamente": depende. Si es digital, trazable y tu proveedor se compromete con la interoperabilidad, probablemente sí. Si no cumple estos tres criterios, no.
• "Habrá un período de gracia largo": la tendencia de la ITSS es intensificar, no relajar. Las inspecciones han crecido sostenidamente desde 2019.
• "Existe certificación oficial de sistemas": a febrero de 2026, no existe ninguna homologación oficial ni lista de sistemas certificados. Desconfía de quien diga lo contrario.
• "Solo afecta a empresas grandes": el Art. 34.9 ET aplica a todas las empresas, incluidas las que tienen un solo empleado.

Conclusión

El nuevo Real Decreto no es una sorpresa regulatoria: es la culminación de una tendencia que comenzó en 2019 con el RDL 8/2019, se reforzó con la jurisprudencia europea (STJUE C-55/18) y se ha consolidado con el incremento constante de la actividad inspectora.

Las empresas que ya cuentan con un sistema digital con trazabilidad completa solo tendrán que implementar la actualización de interoperabilidad cuando se publique el estándar. Las que aún dependen de papel o Excel se enfrentan a una migración obligatoria contra reloj.

La ventana para prepararse es ahora. No cuando se publique el decreto, sino hoy.