Registro Horario Digital Obligatorio 2026: los 5 cambios del futuro Real Decreto
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El Consejo de Ministros aprobó en septiembre de 2025 la tramitación urgente del nuevo Real Decreto que transformará el registro horario en España. Si gestionas personas y tu sistema actual es papel, Excel o una app sin trazabilidad, lo que viene a continuación te afecta directamente. No es una reforma cosmética: es el mayor cambio normativo en control de jornada desde el RDL 8/2019.
Este artículo desglosa, con base legal verificada, los cinco cambios propuestos, su estado de tramitación real y las acciones concretas que puedes tomar hoy para no improvisar mañana.
Por qué se reforma el registro horario ahora
El RDL 8/2019 introdujo la obligación de registrar la jornada laboral (Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), pero dejó abierta una laguna crítica: no especificó requisitos técnicos concretos. Para entender la normativa del control horario y su reforma, hay que partir precisamente de ese vacío. El Tribunal Supremo lo ha confirmado al señalar que el artículo 34.9 ET “no especifica cuál ha de ser el concreto contenido, mecanismo o herramienta” del registro.
El resultado: seis años después, miles de empresas siguen fichando en papel o Excel. La Inspección de Trabajo levantó 1.869 actas de infracción específicas por registro horario en 2024, un incremento notable respecto a 2019, que afectaron a 21.649 trabajadores. Las sanciones por esas actas de registro sumaron unos 2,99 millones de euros; el conjunto de infracciones de tiempo de trabajo —jornada, horas extra y registro— rondó los 20 millones ese año (fuente: datos oficiales ITSS).
La reforma busca cerrar esa laguna técnica y acabar con los sistemas manipulables.
Estado real de la tramitación (julio 2026)
Antes de detallar los cambios, conviene ser precisos sobre el estado del decreto, porque las fechas han cambiado varias veces por el camino:
- 30 de septiembre de 2025: el Consejo de Ministros aprobó la tramitación urgente, no el decreto final.
- Octubre 2025 – marzo 2026: informes preceptivos y negociación con agentes sociales. El 23 de marzo de 2026 el Consejo de Estado emitió un dictamen contrario, lo que frenó la aprobación.
- Verano de 2026 — sigue en tramitación: el proceso se reactivó en julio, pero el texto no ha completado su recorrido. Estado verificado a 1 de septiembre de 2026: el Real Decreto no está publicado en el BOE ni ha entrado en vigor.
- Periodo de adaptación: por concretar. Se estudia modular los plazos para las pymes.
Dato clave: mientras no se publique en el BOE no hay obligación digital nueva ni especificaciones técnicas oficiales. Las fechas son previsiones, no plazos confirmados. Cualquier proveedor que prometa “certificación oficial” del nuevo decreto a día de hoy no está siendo preciso, porque las especificaciones técnicas de ese protocolo de interoperabilidad aún no se han publicado.
Los 5 cambios propuestos del nuevo Real Decreto
1. Interoperabilidad obligatoria con la ITSS
El cambio más disruptivo. El anteproyecto exige que los sistemas de registro horario puedan enviar datos automáticamente a la Inspección de Trabajo mediante un protocolo de interoperabilidad estandarizado (acceso remoto electrónico; especificaciones técnicas aún por publicar).
Qué significa en la práctica:
- La ITSS podrá consultar registros de forma remota, sin necesidad de personarse en la empresa.
- El sistema deberá transmitir datos mínimos: inicio, fin, pausas, identificación del trabajador y centro de trabajo.
- El borrador plantea un tiempo de respuesta máximo al requerimiento de 24 horas (plazo aún no fijado en texto oficial).
Estado: requisito futuro pendiente de reglamento técnico. Las especificaciones exactas del API se publicarán con el decreto aprobado.
¿Es compatible con el RGPD? Sí. La cesión de datos a la ITSS está amparada legalmente por el Art. 6.1.c del RGPD (obligación legal). La ITSS es una autoridad pública con competencias de inspección, el acceso será bajo demanda (no cesión masiva) y está sujeta a confidencialidad profesional.
2. Registro digital obligatorio (fin del papel y Excel)
Hasta ahora, el RDL 8/2019 no prohíbe explícitamente los sistemas analógicos. El anteproyecto prevé hacerlo:
- Prohibición expresa prevista de papel, Excel y cualquier sistema sin trazabilidad digital.
- Según el borrador, solo serían válidos sistemas 100% digitales con log de auditoría.
La jurisprudencia ya señala esta dirección. La SAN 22/2022 (caso Ferrovial) rechazó registros en papel porque se basaban en “tiempos estimados, no reales”. Los tribunales han considerado inválidos sistemas digitales que no eran accesibles para trabajadores ni representantes.
Válidos (si cumplen el resto de requisitos):
- Software en la nube con logs de auditoría
- Plataformas web con autenticación segura
- Apps móviles con fichaje inmediato y trazabilidad
- Sistemas RRHH/ERP con trazabilidad verificable
Inválidos (ya hoy cuestionados, y que el borrador prevé prohibir expresamente):
- Hojas de cálculo (Excel, Google Sheets)
- Plantillas en papel
- Emails o reportes manuales
- Sistemas que permiten editar horas sin historial auditable
3. Trazabilidad de modificaciones (log de auditoría inmutable)
El borrador contempla que toda modificación quede registrada de forma inmutable. Es decir, un audit trail que documente:
- Quién realizó la modificación (trabajador, supervisor, RRHH).
- Qué se modificó (creación, edición, eliminación de registro).
- Cuándo se modificó (timestamp certificado).
- Por qué se modificó (motivo documentado).
Este requisito conecta directamente con la jurisprudencia del TJUE. La sentencia C-55/18 (caso CCOO vs Deutsche Bank) estableció que el sistema debe ser “objetivo, fiable y accesible”. Un Excel que permite borrar o sobrescribir celdas sin rastro no cumple ninguno de estos tres criterios.
La Inspección ha sancionado sistemas basados en Excel precisamente cuando ha demostrado que los registros se editaban retrospectivamente sin log de cambios, un supuesto que no supera el criterio de “objetivo, fiable y accesible”.
4. Gestión de incidencias y conservación 4 años
El borrador prevé formalizar dos requisitos que ya existen en la práctica:
Conservación mínima de 4 años (ya establecida en el Art. 34.9 ET):
- Acceso inmediato para trabajadores, representantes legales e Inspección.
- Backups automáticos y plan de recuperación ante desastres.
Gestión de incidencias obligatoria (nuevo):
- Protocolo documentado para fallos técnicos del sistema.
- Procedimiento para registros olvidados o tardíos.
- Proceso de escalación y resolución auditado.
Dato importante: si un trabajador olvida fichar, la corrección posterior debe incluir trazabilidad completa (quién la introdujo, cuándo y por qué). Una corrección unilateral sin conocimiento del trabajador puede considerarse manipulación ante un tribunal.
5. Refuerzo RGPD y almacenamiento en la UE
El borrador prevé reforzar las obligaciones de protección de datos, en línea con exigencias que el RGPD ya impone hoy:
- Almacenamiento en la UE/EEE, o garantías equivalentes (como las Cláusulas Contractuales Estándar) para transferencias fuera del EEE —una obligación que ya deriva del propio RGPD—.
- Contrato de encargo de tratamiento (DPA) con los proveedores SaaS.
- Cifrado conforme al estado del arte: en la práctica, AES-256 en reposo y TLS 1.3 en tránsito (estándares recomendados, no cifras fijadas en el texto legal).
- Cautelas reforzadas para la biometría (dato de categoría especial, Art. 9 RGPD): el consentimiento del trabajador no basta como base legal.
- Proporcionalidad obligatoria para la geolocalización (solo cuando sea necesaria, p. ej. personal móvil).
Qué hacer ahora: checklist de preparación
No es necesario esperar a la publicación del decreto para actuar. Estos diez puntos te preparan para cualquier escenario:
- Audita tu sistema actual: ¿es 100% digital? ¿Tiene log de auditoría inmutable? ¿Los trabajadores pueden acceder a sus registros? Si tu respuesta es ‘no’ a alguna, un software de control horario conforme será imprescindible.
- Elimina el papel y Excel como sistema principal de registro. La jurisprudencia ya los cuestiona.
- Verifica la trazabilidad: cada modificación debe dejar rastro (quién, qué, cuándo, por qué).
- Comprueba la conservación: ¿puedes recuperar registros de hace 4 años?
- Asegura el acceso: trabajadores, representantes legales e Inspección deben poder consultar los registros.
- Pregunta a tu proveedor si se compromete contractualmente a implementar la interoperabilidad ITSS cuando se publique el estándar.
- Revisa tu DPA: si usas software SaaS, verifica que el contrato de procesamiento de datos cumple RGPD.
- Informa a los trabajadores: actualiza la cláusula de información (Art. 13 RGPD) indicando que los datos podrán compartirse con la ITSS.
- Documenta el proceso de incidencias: qué ocurre si falla el sistema, si alguien olvida fichar, si hay un corte de conexión.
- Planifica la transición: si cambias de sistema, evita gaps de cobertura. Un día sin registros es un día de riesgo.
El contexto económico: por qué no es un tema menor
La ITSS levantó 1.869 actas de infracción específicas por registro horario en 2024, que afectaron a 21.649 trabajadores. El baremo oficial según LISOS (Art. 40) establece sanciones graves entre 751€ y 7.500€ por centro de trabajo, graduándose según número de trabajadores afectados, reincidencia y gravedad.
Pero las multas administrativas son solo la punta del iceberg. El Tribunal Supremo ha consolidado que, ante la falta de registros fiables, la carga de la prueba se traslada a la empresa (con un matiz: cuando el horario es fijo, es el trabajador quien debe aportar primero indicios de las horas extra que reclama). Sin registros, los tribunales tienden a presumir ciertas las alegaciones del trabajador, y las condenas por horas extra no acreditadas suman varios miles de euros por trabajador. En casos extremos —como un hostal de Madrid condenado a 67.036€ (2024)— la cifra se dispara.
Lo que no debes creer (mitos comunes)
- “Mi sistema actual cumplirá automáticamente”: depende. Si es digital, trazable y tu proveedor se compromete con la interoperabilidad, probablemente sí. Si no cumple estos tres criterios, no.
- “Habrá un período de gracia largo”: la tendencia de la ITSS es intensificar, no relajar. Las inspecciones han crecido sostenidamente desde 2019.
- “Existe certificación oficial de sistemas”: a día de hoy no existe ninguna homologación oficial ni lista de sistemas certificados. Desconfía de quien diga lo contrario.
- “Solo afecta a empresas grandes”: el Art. 34.9 ET aplica a todas las empresas, incluidas las que tienen un solo empleado.
Conclusión
El nuevo Real Decreto no es una sorpresa regulatoria: es la culminación de una tendencia que comenzó en 2019 con el RDL 8/2019, se reforzó con la jurisprudencia europea (STJUE C-55/18) y se ha consolidado con el incremento constante de la actividad inspectora.
Las empresas que ya cuentan con un sistema digital con trazabilidad completa solo tendrán que implementar la actualización de interoperabilidad cuando se publique el estándar. Las que aún dependen de papel o Excel se enfrentan a una migración obligatoria contra reloj.
La ventana para prepararse es ahora. No cuando se publique el decreto, sino hoy.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo entra en vigor exactamente el nuevo Real Decreto de registro horario?
La fecha exacta de entrada en vigor aún no está confirmada oficialmente. El Consejo de Ministros aprobó la tramitación urgente el 30 de septiembre de 2025, pero el 23 de marzo de 2026 el Consejo de Estado emitió un dictamen contrario que frenó la aprobación. En julio de 2026 el proceso se reactivó, pero el texto sigue en tramitación: estado verificado a 1 de septiembre de 2026, el Real Decreto no está publicado en el BOE ni ha entrado en vigor. Lo prudente es prepararse con la legislación actual (RDL 8/2019), que ya exige registro diario de jornada con conservación de 4 años.
¿Qué es la interoperabilidad con la ITSS y cómo me afecta?
La interoperabilidad es la capacidad técnica del sistema de registro horario para enviar datos automáticamente a la Inspección de Trabajo mediante un protocolo de interoperabilidad estandarizado. En la práctica, significa que la ITSS podrá consultar los registros de tu empresa de forma remota, sin necesidad de personarse físicamente. Las especificaciones técnicas exactas de ese protocolo aún no se han publicado, por lo que cualquier proveedor que prometa “certificación oficial” a día de hoy no está siendo preciso. Lo que sí puedes hacer es exigir a tu proveedor un compromiso contractual de actualización cuando se publique el estándar.
¿Puedo seguir usando Excel para el registro horario en 2026?
Previsiblemente no, pero conviene ser precisos: el nuevo Real Decreto prevé prohibir expresamente los sistemas no digitales o sin trazabilidad —incluyendo hojas de cálculo como Excel o Google Sheets—, aunque a día de hoy todavía no está publicado ni en vigor. Y no hace falta esperar al decreto: la jurisprudencia ya cuestiona estos sistemas. La SAN 22/2022 rechazó registros en papel por basarse en “tiempos estimados”, y la Inspección sanciona los registros en Excel cuando demuestra que se editaban retrospectivamente sin log de cambios. Si tu empresa aún depende de Excel, la transición a un sistema digital con trazabilidad debería ser prioritaria ahora mismo.
¿Cuánto cuesta la multa por no tener registro horario digital?
Hoy, según el baremo oficial LISOS (Art. 40), las infracciones graves de registro horario se sancionan entre 751€ y 7.500€ por centro de trabajo —no por trabajador—, graduándose según gravedad, número de trabajadores afectados y reincidencia. El anteproyecto del nuevo decreto prevé endurecer este régimen (se ha llegado a plantear pasar a sanciones por trabajador), pero mientras no se publique en el BOE no está en vigor: las cifras concretas que circulan son estimaciones, no un baremo aplicable. Y el riesgo real va más allá de la multa administrativa: sin registros fiables, los tribunales tienden a presumir ciertas las alegaciones del trabajador sobre horas extra, y las condenas por horas extra no acreditadas suman varios miles de euros por trabajador.
¿Qué sistema de registro horario cumplirá con el nuevo decreto?
Un sistema conforme debe cumplir estos requisitos verificados por jurisprudencia y normativa: ser 100% digital, tener trazabilidad completa de modificaciones (log de auditoría inmutable), permitir acceso inmediato a trabajadores y representantes legales, conservar datos durante 4 años mínimo, y estar preparado para implementar la interoperabilidad con la ITSS cuando se publique el estándar técnico. Además, si usa geolocalización o biometría, debe cumplir los requisitos de proporcionalidad y consentimiento del RGPD. Los sistemas que cumplen estas características incluyen software en la nube con logs de auditoría, apps móviles con trazabilidad y plataformas web con autenticación segura.
¿El nuevo decreto afecta también a autónomos con empleados?
Sí. El Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, independientemente de su tamaño o forma jurídica. Esto incluye autónomos con un solo empleado, microempresas, ETTs y cualquier organización con relación laboral. El nuevo decreto no establece excepciones por tamaño. La ITSS puede inspeccionar cualquier empresa, y las estadísticas muestran que las PYMES son proporcionalmente más sancionadas por tener sistemas menos robustos.
