Fichar en el teletrabajo es obligatorio

Te lo digo sin rodeos: fichar en el teletrabajo no es un capricho legal, ni una paranoia de control de Recursos Humanos. Es una exigencia —y una garantía—. Tras décadas viendo cómo las empresas y los trabajadores esquivaban el control horario con mil triquiñuelas, puedo decirte que ahora, con la ley en la mano, no hay escapatoria: la obligación de registrar la jornada aplica igual en casa que en la oficina. Y no, no da igual cómo ni cuándo fiches, porque los riesgos (y las multas) son rabiosos.

¿De dónde sale la obligación de fichar en remoto?

La ley de control horario obligatoria lleva desde 2019 dándonos (dolores de cabeza incluidos) a responsables, managers y autónomos. Su espíritu es claro: poner coto a los abusos y a las jornadas fantasma —y lo digo tras escuchar historias para no dormir en cientos de empresas—. El Estatuto de los Trabajadores establece en su artículo 34.9:

"La empresa garantizará el registro diario de jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que pudiera establecerse."

¿Y qué ocurre con el trabajo a distancia? Pues lo mismo: el registro horario es obligatorio aunque el trabajo se preste total o parcialmente en remoto, según interpretaciones claras del Ministerio de Trabajo. Esto no es nuevo, pero aún se resiste en muchas compañías. Ojo: no fichar en el teletrabajo es motivo de sanción y despido.

La realidad del teletrabajo: lo que funciona (y lo que no)

Cuando empezó el boom del teletrabajo, probé desde hojas Excel compartidas (spoiler: desastre), hasta apps de móvil mal integradas. Lo sé porque lo sufrí: empleados que olvidan fichar, sistemas que no permiten registrar pausas reales, confusiones entre horarios pactados y reales… El teletrabajo desenmascara los peligros del "vale con que confíes". No, no vale —las inspecciones entran igual por correo electrónico que en la sede física—.

¿Qué debe cumplir el registro horario en remoto?

Por cierto, si quieres detalles de sistemas, errores que no perdona la inspección y cómo documentarlo de modo legal, pásate por esta guía completa de registro horario (vale oro, créeme).

Ejemplo real: cuando el teletrabajo se vuelve campo de minas

No invento: tuvimos un caso de denuncias cruzadas entre trabajador y empresa. El empleado alegaba trabajar más de lo pactado —y aportaba registros de correos y actividad en apps—, la empresa, por su parte, sostenía que no había superado nunca la jornada (claro, según su sistema, solo fichaba al conectarse vía VPN, pero las horas extra iban por Whatsapp, llamadas y tardes infinitas sin control).

¿El resultado? Inspección, propuesta de sanción y a buscar los registros de cada parte. Si alguien piensa que "hacer teletrabajo es igual a trabajar sin fichar", que cambie el chip pero ya.

En remoto, fichar no es un trámite: es tu única defensa, tanto si eres empleador como empleado. Sin registro, nadie tiene razón, y el que paga (o cobra) es quien menos lo espera.

¿Y si el registro horario invade la privacidad?

Este es el gran miedo: sistemas que piden geolocalización, apps invasivas instaladas en móviles personales, vigilancia encubierta... Lo viví —y tampoco lo recomiendo—. ¿La clave? Proporcionalidad y consentimiento.

La empresa no puede obligar a instalar un app de control en tu móvil personal. Si te van por ahí, ojo: solo pueden exigírtelo en dispositivo corporativo o con consentimiento explícito. Y, por supuesto, no pueden monitorizar más de lo necesario. Si la única opción que te ofrecen es tu propio móvil, exige alternativa a través de sistemas web o dispositivos de la empresa. Puedes leer más sobre esto en el incumplimiento de la ley en el registro horario.

¿Puede haber despido por no fichar en remoto?

Sí. Hay sentencia y experiencia: el Tribunal Superior de Justicia de Galicia confirmó la legalidad de un despido por no fichar reiteradamente, previa advertencia y con medios adecuados dados por la empresa (caso real aquí).

• La empresa debe informar, ofrecer el sistema y advertir antes de sancionar.
• El trabajador debe colaborar y notificar incidencias. “Se me ha caído internet” no aguanta como excusa eternamente.

¿Qué sistemas de control horario se usan en teletrabajo?

He probado todos los tipos: hojas compartidas, sistemas de fichaje por correo, apps centralizadas con geolocalización, tarjetas NFC para fichar desde casa, e incluso sistemas biométricos. Y te lo digo: lo que nunca falla es lo simple, accesible y con trazabilidad.

• Sistemas digitales (web o app) con registro en la nube —los únicos aceptables para la inspección en remoto.
• No recomiendo hojas Excel salvo emergencia (las puedes manipular sin dejar rastro y, ojo, no cumplen la ley).
• Evita las soluciones que requieren demasiada “mano humana” para registrar después: la retroactividad es el mayor enemigo en una auditoría.

Si te interesa cómo montar Excel temporalmente mientras eliges un sistema definitivo, mira cómo hacer un Excel de horas de trabajo, pero solo como parche, nunca como solución final.

Errores comunes al fichar en remoto (y cómo me dejaron en evidencia)

• No verificar si las pausas (comida, médicos, recados) quedan bien reflejadas. Eso es un nido de multas.
• Sistemas llenos de “huecos” en días, porque las personas olvidaron fichar una mañana, o no pudieron acceder al sistema.
• Delegar en el departamento de IT la solución legal: muchas veces desarrollan parches “a medida” que no son homologables si llega la inspección.
• No formar al personal remoto sobre cómo y por qué fichar —los olvidos, errores, y desmotivación vienen de la desinformación.

Por cierto: mejor sistemas con notificación automática (aviso si no fichas, recordatorios). Pruébalo, te ahorras discusiones semanales. Hay un repaso sobre esto en cómo registrar bien las horas trabajadas.

¿Por qué las sanciones ya no son una broma?

Durante años, las sanciones por no fichar eran casi irrelevantes —se pagaban más baratas que una paella para el equipo—. Pero el Ministerio de Trabajo está endureciendo criterios, pasando de sancionar por empresa a hacerlo por trabajador. Esto multiplica el riesgo de multas por cientos o miles de euros. Ya han caído sanciones de más de 67.000 € por horas extra no pagadas. La empresa no solo paga la multa; el golpe reputacional es peor. Y en remoto, es más fácil dejar pistas que evidencian el fraude.

¿Qué pasa si falsifico el registro en teletrabajo?

Ni te lo plantees. Falsear registros digitales deja traza, y cada vez Inspección de Trabajo afina más la detección cruzando datos (logs, correos, accesos VPN, etc.). Si quieres más detalles, mira el análisis en falsear el registro horario.

¿Quién tiene la carga de la prueba en teletrabajo?

Esto es VITAL y muchos no lo saben: si surge un conflicto de horas extra, reclamación de sueldo o despido por incumplimientos, quien tiene que demostrar que todo es legal es la empresa, nunca el trabajador. Pero, ojo, si eres responsable y no tienes los registros ordenados… el marrón es tuyo.

Mi consejo, aprendida la lección: documentación digital, backup automático y acceso para consulta de los empleados en cualquier momento (así lo exige la ley, nada de "ya te lo paso yo si lo pides").

Casos prácticos modelo: cómo evitar sustos legales fichando en remoto

Caso 1: Pequeña empresa con teletrabajo parcial

Implementamos un sistema online con fichaje web y móvil corporativo. Problema inicial: algunos empleados usaban Wifi compartido en cafetería y el sistema pedía geolocalización. Les dimos alternativa con acceso sólo vía IP corporativa (VPN) y un canal directo para avisar si había fallos de acceso. Mejoró la exactitud, bajaron las incidencias y todos encantados.

Caso 2: Startup 100% remota, internacional

Probaron una app "barata" que no avisaba si alguien no fichaba al empezar la jornada. Resultado: olvidos crónicos, malas caras y muchísimos registros modificados a mano. Lo cambiaron por una plataforma (INWOUT, sí), con alertas automáticas. El número de incidencias bajó en una semana más que en tres meses anteriores.

Caso 3: Empresa con trabajadores "rota jornada"

Aquí, hay quienes hacen el mismo trabajo a distintas horas según el día. La clave: elegir una solución que soporte múltiples fichajes a lo largo de la jornada y exporte informes detallados; nada de sistemas "cerrados". El Excel era insuficiente, porque no permitía distinguir entre jornada partida y extra. Solución digital = tranquilidad legal.

Burocracia y digitalización: lo bueno, lo malo y el agujero del descuido

Dice la ley que los registros deben conservarse cuatro años (sí, lo repito porque se pierde en mitad del caos). Ah, y no basta con tenerlos: han de estar disponibles para inspección, para los empleados y para la propia empresa. Cuidado con confiar solo en personas: la automatización aquí es tu mejor seguro.

Más aún: si pierdes los registros porque cambiaste de software y no los migraste, la sanción recae igual. Yo ya lo probé y me comí el susto (sí, era otro software, otra época, pero aprendí a base de golpes que los backups en la nube no son negociables).

¿Qué opino como responsable de RRHH con canas?

Que fichar en el teletrabajo no es vigilancia, es salud laboral. El que controla bien, descansa bien. Ojo con minimizarlo: LA diferencia entre una plantilla quemada y una que aguanta años está en saber cuándo empieza y termina la jornada. Ni más, ni menos.

Si tuviera que dar tres consejos a quien se enfrente hoy a un control horario remoto serían:

• Pon un sistema digital sencillo, configurable y comunicativo como INWOUT. (¡alertas, por favor!).
• Documenta todo y educa al personal: explicar el porqué evita más problemas que dar por hecho que todo el mundo lo sabe.
• No tapes errores, ni seas blando con las “excusas” reiteradas. El control horario es una póliza de seguro: parece tedioso, pero cuando pasa un accidente (inspección, conflicto), salva la empresa y al trabajador.

“No hay mal que por bien no venga”: la moraleja tele-laboral

El control horario remoto ha forzado a empresas y profesionales a hacerse adultos en materia laboral: ni paternalismo, ni desentenderse. Fichar es ahora una disciplina clave para la profesionalización de equipos. Al que le pese: que pregunte a quienes ya pagaron multas, o vieron cómo se desmoronó su equipo por no fijar límites de jornada.

Así que, como siempre comento entre colegas: "mejor que sobre ficha, y no que falte: que en la inspección no regalan orejas".