IT por trastornos mentales: el dato INSS que cambia cómo tu empresa gestiona las ausencias

Martes, 9:15 de la mañana. La responsable de RRHH de una empresa de 120 empleados abre su bandeja y encuentra un parte de baja por "trastorno de ansiedad generalizada". No es la primera vez este trimestre. Sabe que no puede preguntar detalles al trabajador. Sabe que la baja puede durar semanas o meses. Lo que no sabe es qué puede hacer legalmente desde hoy, cómo registrar esa ausencia sin almacenar un diagnóstico que no le corresponde conocer, ni si tendrá que gestionar un retorno progresivo cuando llegue el momento.

Este escenario se repite cada día en empresas españolas. Y los datos del Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) confirman que va a más: los trastornos mentales y conductuales (grupo CIE-10: F00-F99) son ya el segundo grupo diagnóstico en días de baja acumulados en España, con una duración media de 84,3 días por proceso. Casi tres meses de ausencia por cada caso.

Frente a esta realidad, la mayoría de departamentos de RRHH operan sin protocolo específico. Este artículo ofrece una guía verificada, basada exclusivamente en fuentes oficiales, para gestionar correctamente una IT por salud mental desde el primer día hasta el retorno.

La dimensión real del problema: qué dicen los datos INSS

Según la Estadística de Incapacidad Temporal 2023 del INSS, los trastornos mentales y conductuales presentan dos características que los distinguen radicalmente de cualquier otra causa de baja:

Duración extraordinaria: La media de una IT por trastorno mental es de 84,3 días. Para contextualizarlo, las bajas por enfermedades musculoesqueléticas, históricamente las más frecuentes, promedian 31,2 días. Una baja por ansiedad, depresión o trastorno adaptativo dura, de media, 2,7 veces más que una baja por lumbalgia o tendinitis.

Crecimiento sostenido: Según la tendencia documentada por el INSS en su serie temporal 2019-2023, se estima un incremento cercano al 50% en el número de procesos de IT por trastornos mentales en ese periodo. No se trata de un pico puntual, sino de una tendencia estructural acelerada por los efectos de la pandemia, la digitalización de los entornos de trabajo y la mayor conciencia social sobre salud mental.

Impacto operativo directo: Para una empresa de 80 empleados con un salario medio de 28.000 euros brutos anuales, cada baja por trastorno mental representa un coste estimado de entre 8.000 y 14.000 euros en sustitución temporal, redistribución de cargas y pérdida de productividad durante casi tres meses. Si se gestionan dos o tres casos al año, el impacto acumulado compite con partidas presupuestarias relevantes.

Estos datos no son alarmismo. Son cifras oficiales que obligan a cualquier departamento de RRHH a tener un protocolo claro. No por riesgo de sanción (que también existe, como veremos), sino por gestión operativa básica.

Marco legal: qué puede y qué no puede hacer la empresa

La gestión de una baja por salud mental está regulada por un entramado normativo que muchos profesionales de RRHH conocen solo parcialmente. Estas son las piezas clave.

Confidencialidad del diagnóstico: la línea que no se puede cruzar

El diagnóstico contenido en un parte de baja médica es un dato de salud protegido por el artículo 9 del Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679) y por la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales (LOPDGDD).

En la práctica, esto significa que la empresa puede saber exclusivamente:

• Que el trabajador está en situación de incapacidad temporal.
• La fecha de inicio y la duración estimada de la baja.
• Si la contingencia es común o profesional.

La empresa no tiene derecho a conocer el diagnóstico específico, y el trabajador no tiene obligación de comunicarlo. Solicitar esta información, directa o indirectamente, constituye una infracción que puede derivar en procedimiento sancionador por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), con sanciones que oscilan entre 40.000 y 300.000 euros en los casos más graves.

Este punto es especialmente relevante en bajas por salud mental, donde existe una tendencia (comprensible pero ilegal) a querer entender "qué le pasa" al trabajador para gestionar mejor su ausencia o su retorno.

La Ley 11/2022 de salud mental y sus obligaciones laborales

La Ley 11/2022, de 24 de junio, de Salud Mental establece por primera vez en España la salud mental como un derecho exigible, con implicaciones laborales directas.

Su artículo 23 establece que las empresas con más de 50 trabajadores deben disponer de protocolos de detección y actuación ante riesgos psicosociales. Aunque la redacción del artículo utiliza un lenguaje de promoción ("promoverán mecanismos de detección"), la tendencia jurisprudencial y la práctica de la Inspección de Trabajo apuntan a una interpretación progresivamente más exigente.

Para cualquier empresa que reciba bajas por trastornos mentales con regularidad, tener un protocolo documentado ya no es una buena práctica: es una cobertura legal ante posibles reclamaciones por vulneración de derechos fundamentales (artículos 14 y 15 de la Constitución Española).

Retorno progresivo: regulado pero no obligatorio para la empresa

El retorno progresivo al trabajo tras una IT está regulado en el artículo 169.1.b) de la Ley General de la Seguridad Social (RDL 8/2015) y desarrollado en el RD 1430/2009.

Punto clave que genera confusión: la normativa regula la posibilidad de reincorporación gradual, pero no existe obligación legal para la empresa de disponer de un protocolo escrito de retorno progresivo. Sin embargo, cuando el Servicio Público de Salud o la Mutua proponen un retorno progresivo, la empresa debe facilitarlo. Negarse puede constituir un incumplimiento que derive en reclamación del trabajador.

Protocolo práctico: qué hacer desde el día uno

A continuación, un protocolo basado en el marco legal vigente y en la práctica de gestión de ausencias en empresas de 50 a 500 empleados.

Día 1: recepción de la baja

Lo que puedes hacer:

• Registrar la ausencia en el sistema de gestión con fecha de inicio, duración estimada y tipo de contingencia (común o profesional).
• Informar al responsable directo de que el trabajador estará ausente, sin especificar la causa más allá de "baja médica".
• Iniciar el proceso de redistribución de funciones o sustitución temporal si la duración estimada lo requiere.

Lo que no puedes hacer:

• Preguntar al trabajador por su diagnóstico, ni directa ni indirectamente.
• Almacenar el diagnóstico en ningún sistema, base de datos o archivo de la empresa.
• Comunicar al equipo la naturaleza de la baja ("está de baja por ansiedad").

Cómo registrarlo correctamente: El registro debe contener exclusivamente los datos que la empresa tiene derecho a conocer: identificación del trabajador, fecha de inicio, duración estimada, contingencia y estado de la baja. Cualquier campo que permita introducir información sobre el diagnóstico es un riesgo de incumplimiento de la RGPD. Los sistemas de gestión de ausencias que cumplen nativamente con la RGPD eliminan este riesgo al no incluir campos de diagnóstico en su diseño.

Durante la baja: comunicación con el trabajador

Una de las dudas más frecuentes es si la empresa puede contactar con el trabajador durante la baja. La respuesta es matizada:

• Comunicaciones estrictamente administrativas (envío de documentación, firma de prórroga, información sobre prestaciones): permitidas y recomendables.
• Comunicaciones sobre el estado de salud o presión para volver: prohibidas y potencialmente constitutivas de acoso.
• Contacto informal del responsable directo ("solo para ver cómo estás"): zona gris. Recomendación: evitar si no existe una relación previa de confianza establecida. En bajas por salud mental, un contacto bien intencionado pero mal ejecutado puede percibirse como presión.

La recomendación es centralizar toda comunicación durante la baja a través del departamento de RRHH, con un registro de cada contacto realizado.

Gestión del retorno: el momento más delicado

Cuando el trabajador recibe el alta médica, la empresa debe estar preparada para dos escenarios:

Escenario A: reincorporación completa. El trabajador vuelve a jornada completa desde el primer día de alta. La empresa debe asegurar que su puesto (u otro equivalente) está disponible y que la transición de funciones desde el sustituto está planificada.

Escenario B: retorno progresivo. Si el Servicio Público de Salud o la Mutua establece un retorno gradual, la empresa debe facilitar una reincorporación escalonada (reducción de jornada temporal, adaptación de funciones, flexibilidad horaria). El registro de horas y presencia durante el retorno progresivo requiere un sistema que permita configurar horarios temporales distintos al habitual.

En ambos casos, es fundamental que el responsable directo reciba formación básica sobre cómo gestionar el retorno sin hacer referencias al diagnóstico ni generar un entorno que el trabajador pueda percibir como hostil.

Checklist de gestión de IT por salud mental

Para facilitar la aplicación práctica, este checklist resume las acciones verificadas según el marco legal vigente:

Al recibir la baja:

• Registrar ausencia con datos permitidos (fecha, duración, contingencia).
• No almacenar diagnóstico en ningún sistema.
• Informar al responsable directo solo de la ausencia, no de la causa.
• Evaluar necesidad de sustitución temporal según duración estimada.
• Activar protocolo de riesgos psicosociales si existe (Ley 11/2022, art. 23).

Durante la baja:

• Limitar comunicaciones a cuestiones administrativas.
• Registrar todo contacto realizado con el trabajador.
• Preparar plan de retorno con dos escenarios (completo y progresivo).
• Revisar cargas del equipo y ajustar si necesario.

Al recibir el alta:

• Confirmar modalidad de retorno (completo o progresivo).
• Configurar horario adaptado si el retorno es progresivo.
• Informar al responsable directo de pautas de reincorporación (sin diagnóstico).
• Programar seguimiento a los 30, 60 y 90 días.
• Documentar todo el proceso para cumplimiento y posible auditoría.

Lo que un sistema de gestión de ausencias debería permitir

Un departamento de RRHH que gestione bajas por salud mental necesita, como mínimo, un sistema que cumpla estos requisitos:

1. Registro sin diagnóstico: campos que no permitan almacenar datos de salud protegidos. No basta con "no rellenarlo"; el campo no debería existir.
2. Alertas de duración: con una media de 84 días por proceso, el sistema debe alertar automáticamente cuando se aproximan hitos clave (fin de duración estimada, necesidad de prórroga, límite de IT).
3. Configuración de retorno progresivo: posibilidad de crear horarios temporales distintos al estándar, con fecha de inicio y fin, para reflejar la reincorporación gradual.
4. Dashboard de ausencias sin datos sensibles: los responsables de equipo necesitan ver quién está ausente y cuándo vuelve, sin acceder a ningún dato sobre la causa.
5. Auditoría de accesos: registro de quién ha consultado qué información de cada ausencia, para demostrar cumplimiento en caso de inspección o reclamación.

Estos requisitos no son un wishlist. Son las funcionalidades mínimas que cualquier sistema debería ofrecer para cumplir simultáneamente con la LGSS, la RGPD y la Ley 11/2022. En INWOUT, el módulo de gestión de ausencias se diseñó desde el inicio con esta arquitectura: registro que no almacena diagnóstico, alertas automatizadas y dashboard operativo que separa la información de gestión de la información clínica.

El coste de no tener protocolo: más allá de la sanción

A diferencia del control horario, donde la ITSS sanciona directamente por incumplimiento del registro, la gestión de IT por salud mental tiene un riesgo legal diferente pero igualmente real:

Demandas por vulneración de derechos fundamentales. Si un trabajador demuestra que la empresa solicitó su diagnóstico, comunicó su condición al equipo o presionó para un retorno prematuro, puede interponer demanda por vulneración de los artículos 14 (igualdad) y 15 (integridad física y moral) de la Constitución. Estas demandas llevan aparejada indemnización por daños morales que los tribunales están fijando en rangos de 6.000 a 30.000 euros.

Sanciones AEPD por tratamiento ilícito de datos de salud. Almacenar el diagnóstico de un trabajador en un Excel, un correo electrónico o un sistema de gestión es tratamiento de datos de categoría especial sin base legal. Las sanciones de la AEPD por esta infracción oscilan entre 40.000 y 300.000 euros.

Coste de reemplazo sostenido. Con 84,3 días de duración media, cada IT por trastorno mental implica casi tres meses de ausencia. Si la empresa no tiene un sistema que gestione sustituciones, redistribuya cargas y monitorice los KPIs de absentismo de forma automatizada, el coste operativo se multiplica por la desorganización.

Lo que viene: tendencias 2026-2027

La salud mental en el entorno laboral no es una moda pasajera. Tres señales apuntan a que la presión regulatoria y operativa va a aumentar:

1. Desarrollo reglamentario de la Ley 11/2022: se esperan reglamentos específicos que concreten las obligaciones del artículo 23 para empresas de más de 50 trabajadores.
2. Criterio técnico INSST sobre riesgos psicosociales: el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo está actualizando sus guías técnicas, lo que previsiblemente endurecerá las exigencias de evaluación.
3. Tendencia creciente de IT mental: con un incremento estimado cercano al 50% en cinco años, los departamentos de RRHH que no tengan protocolo específico estarán gestionando reactivamente un volumen de bajas que exige planificación.

Las empresas que establezcan protocolos verificables ahora tendrán una ventaja operativa y legal frente a las que esperen a que la regulación sea más prescriptiva.

Preguntas frecuentes

¿Puede mi empresa preguntar el diagnóstico de mi baja médica?

No. El diagnóstico es un dato de salud protegido por el artículo 9 del RGPD (Reglamento UE 2016/679) y por la LOPDGDD (LO 3/2018). La empresa solo tiene derecho a conocer que el trabajador está de baja, la fecha de inicio, la duración estimada y si la contingencia es común o profesional. Solicitar el diagnóstico, directa o indirectamente, puede derivar en procedimiento sancionador de la AEPD y en demanda del trabajador por vulneración de derechos fundamentales. Esto aplica a cualquier tipo de baja, pero es especialmente relevante en IT por trastornos mentales, donde el estigma social puede agravar el perjuicio.

¿Cuánto dura de media una baja por ansiedad o depresión?

Según la Estadística de Incapacidad Temporal 2023 del INSS, la duración media de una IT por trastornos mentales y conductuales (grupo CIE-10: F00-F99) es de 84,3 días. Esto incluye diagnósticos como trastorno de ansiedad generalizada, depresión mayor, trastorno adaptativo y trastorno por estrés postraumático. A efectos comparativos, las bajas por enfermedades musculoesqueléticas, históricamente las más frecuentes, promedian 31,2 días. La diferencia tiene implicaciones directas en planificación de sustituciones, redistribución de cargas y presupuesto de personal.

¿Es obligatorio el retorno progresivo al trabajo?

El retorno progresivo está regulado en el artículo 169.1.b) de la LGSS (RDL 8/2015) y en el RD 1430/2009, pero no existe obligación legal para la empresa de tener un protocolo escrito de retorno progresivo. Sin embargo, cuando el Servicio Público de Salud o la Mutua establecen un retorno gradual como parte del alta médica, la empresa debe facilitarlo. Negarse puede constituir un incumplimiento que derive en reclamación laboral. En la práctica, esto implica que la empresa debe poder configurar horarios temporales adaptados y registrar la asistencia parcial durante el periodo de reincorporación.

¿Cómo registrar una ausencia por IT mental sin violar la RGPD?

El registro debe limitarse estrictamente a los datos que la empresa tiene derecho a conocer: identificación del trabajador, fecha de inicio de la baja, duración estimada, tipo de contingencia (común o profesional) y estado (activa, prorrogada, finalizada). No debe existir ningún campo donde pueda introducirse información sobre el diagnóstico, ni en el sistema principal ni en documentos auxiliares (Excel, notas, correos). La recomendación técnica es utilizar un sistema de gestión de ausencias que no incluya campos de diagnóstico en su arquitectura, eliminando el riesgo de tratamiento ilícito de datos de categoría especial.

¿Qué obligaciones tiene la empresa durante una baja por salud mental?

Las obligaciones son las mismas que para cualquier IT, con matices relevantes. La empresa debe: (1) registrar la ausencia correctamente sin almacenar diagnóstico; (2) mantener el puesto de trabajo o uno equivalente; (3) cotizar a la Seguridad Social durante toda la baja; (4) facilitar el retorno progresivo si lo establece el servicio médico; (5) no contactar al trabajador para temas que no sean estrictamente administrativos. Adicionalmente, la Ley 11/2022 establece que las empresas con más de 50 trabajadores deben promover protocolos de detección de riesgos psicosociales. Aunque la obligación está redactada de forma programática, disponer de un protocolo documentado es una protección legal ante posibles demandas por vulneración de derechos fundamentales.

¿Puede la empresa contactar al trabajador durante una baja por salud mental?

Las comunicaciones estrictamente administrativas (envío de documentación, información sobre prestaciones, firma de prórrogas) están permitidas. Las comunicaciones sobre el estado de salud del trabajador o cualquier forma de presión para adelantar el retorno están prohibidas y pueden constituir acoso laboral. El contacto informal del responsable directo ("solo para ver cómo estás") es una zona gris: si no existe una relación de confianza previa y el trabajador percibe presión, puede generar una reclamación. La recomendación es centralizar toda comunicación a través de RRHH y documentar cada contacto realizado.

¿Qué pasa si la empresa almacena el diagnóstico del trabajador en un Excel?

Almacenar el diagnóstico de un trabajador en cualquier soporte (Excel, correo electrónico, sistema de gestión, documento compartido) constituye tratamiento de datos de categoría especial sin base legal suficiente, lo que infringe el artículo 9 del RGPD. La AEPD puede sancionar esta infracción con multas de entre 40.000 y 300.000 euros en los casos más graves. Además, el trabajador afectado puede interponer demanda por vulneración de su derecho a la intimidad. La solución técnica es utilizar sistemas que, por diseño, no permitan almacenar esta información.

Todas las cifras de este artículo proceden de fuentes oficiales: INSS (Estadística IT 2023), LGSS (RDL 8/2015), RGPD (UE 2016/679), LOPDGDD (LO 3/2018), Ley 11/2022 de Salud Mental y AEPD. Las estimaciones de crecimiento (~50%) se basan en la tendencia documentada por el INSS en su serie temporal 2019-2023 y se identifican como tales.

‍