Geovallado para fichar sin tocar el móvil

Escribir esto casi parece una confesión de todo lo que hemos sufrido (y hecho sufrir) en el mundo de RRHH para lograr que la gente fiche. Lo reconozco: he probado todo, desde hojas en papel plastificado (horrorosas), Excel compartidos que acaban con solapes y hasta un widget que al final nadie instaló bien. Así que si me lees buscando una solución realista, práctica y, sobre todo, humana, aquí va mi carta abierta basada en experiencias, errores, algún acierto y muchas conversaciones de oficina con managers, técnicos y curritos.

¿Por qué nos cuesta tanto fichar bien?

El fichaje ha sido (y sigue siendo) uno de los mayores focos de fricción en empresas de todos los tamaños. Lo he comprobado decenas de veces: las plantillas odian el control, y los managers odian tener que ejercerlo. Ojo con esto: aunque la ley lo exija, si el método es incómodo, al final nadie ficha y, peor aún, la relación de confianza se daña. Según el Ministerio de Trabajo, el registro horario es obligatorio desde 2019 por una razón muy simple: sin evidencias, las horas extras y los abusos son cuestión de fe... y en la fe, ni la Inspección de Trabajo confía.

Aun así, la mayoría de sistemas fallan en lo básico:

· Obligan a recordar una rutina "externa" y artificial.
· Son poco fiables (¿nunca se ha caído tu WiFi? A mí, tres veces el mes pasado).
· La experiencia móvil resulta pesada y nada intuitiva para muchos perfiles.
· La gente tiene miedo a ser rastreada 24/7: ojo, aquí la privacidad es crucial.
· Y los técnicos de RRHH acaban de soporte IT... sin cobrarlo.

Geovallado: qué es y por qué cambia las reglas del juego

El geovallado o geofencing crea un “perímetro virtual” alrededor de una ubicación física (la oficina, la obra, la tienda) y detecta en tiempo real cuándo un empleado entra o sale sin que tenga que hacer nada salvo llevar el móvil encima. Sí, nada de abrir aplicaciones, nada de recordar nada, ningún trámite más para el trabajador.

¿Cómo lo hemos puesto en marcha?

· Definimos la “zona geográfica” que activa el fichaje automático (se puede ajustar al metro).
· El trabajador entra (o sale) del área y su registro horario se dispara, literalmente, solo.
· No hay que desbloquear el móvil ni abrir apps, todo funciona en segundo plano.
· Tú como manager puedes elegir franjas de margen, notificaciones o incluso bloquear el fichaje si el móvil está desconectado.

Esto elimina fricciones, errores y ese olvido tonto de “vaya, no he fichado”. Palabra de reincidente: nunca más recibí un WhatsApp urgente del equipo porque olvidaron fichar saliendo de la oficina el viernes a las 18:00.

Afrontando los reparos: privacidad y tecnología

Sí, lo primero que preguntan es: ¿me van a rastrear todo el día? Importante: el sistema solo detecta si cruzas el perímetro de geovallado. Nadie vigila tu ruta, ni lo que haces fuera. La legislación (ver BOE y la AEPD) exige que el procesamiento de datos sea proporcional y adecuado. La tecnología actual permite anonimizar eventos y limitar la información a “entró/salió en tal franja horaria”, nada más.

Ventajas reales del geovallado para el control horario

Después de tres implementaciones desastrosas y una que funcionó sorprendentemente bien, resumo lo que sí nos ha servido:

· La tasa de olvido de fichaje pasó del 30% al 0%.
· Menos soporte técnico: no hay incidencias por apps bloqueadas.
· Ahorro de tiempo para el empleado y para RRHH.
· Menos conflictos y suspicacias: el sistema es transparente y prácticamente invisible.
· Más fácil cumplir la normativa y tener los registros listos en caso de inspección.

Lo que suele fallar: intentarlo en obras o trabajos en exteriores amplios sin cobertura móvil o WiFi. Si no hay buena señal, ni el geovallado más fino va a salvarte.
Donde sí lo recomiendo: oficinas, puntos de venta, ubicaciones físicas estables.

Lo que dice la ley: ¿puedo implementar geovallado para fichar?

La clave legal en España la tienes en el Estatuto de los Trabajadores (artículo 34 y Real Decreto-ley 8/2019). Puedes usar cualquier método electrónico, siempre que:

· Recabes el consentimiento informado cuando haya uso de datos sensibles o geolocalización.
· Garantices la privacidad y limites el tratamiento al momento de fichar.
· Facilites el acceso del trabajador a sus registros.
· No impongas costes al empleado ni obligues a usar móviles propios (ofrece alternativa si alguien no quiere usar su propio dispositivo).

Tal y como recogen las fuentes oficiales, fichar desde el móvil es legal si el trabajador acepta y se cumplen los requisitos de privacidad.
Más detalles en: Fichar en el trabajo: derechos, abusos y soluciones para proteger a trabajadores y empresas.

La Inspección de Trabajo y el geovallado

¿Qué busca la Inspección? Evidencias objetivas, registros fiables y accesibles. El geovallado cumple con creces si la solución está bien configurada y auditada. Ojo: si el registro se puede falsear fácilmente o emitir desde cualquier ubicación (sin comprobación real), entonces no vale. La ley exige que el sistema sea robusto y no manipulable.

Por cierto: las sanciones no son ninguna broma. Van de 626 a 6.250 euros por no llevar bien el registro horario (aquí tienes ejemplos reales). Así que compensan unos cuantos minutos de formación y una comunicación clara antes de lanzar el sistema.

Casos reales: lo que sí ha funcionado (y lo que no) implantando geovallado

Ejemplo 1: Sede central con 100 empleados

Nos cansamos de los mensajes “no me acuerdo si fiché”. Se activó un geovallado de 30 metros en torno a la puerta principal y otro pequeño perímetro en la terraza. Resultado: todos fichaban automáticamente. El margen evito errores de ubicación. La tasa de “olvidados” desapareció. Importante: el equipo participó en el diseño y eso motivó aceptación inmediata.

Ejemplo 2: Tienda con dos plantas y sótano

Aquí aprendimos la lección: el GPS no va bien bajo tierra. Tuvimos que usar alternativas: fichado manual en el sótano pero automático en el resto. Si lo fuerzas, la gente se frustra y te culpan de fallos tecnológicos, no a sus móviles. Mejora la formación si hay zonas grises.

Ejemplo 3: Teletrabajo parcial

Algunos querían fichar al entrar en la zona de coworking. El geovallado no siempre es útil si la ubicación cambia mucho. Aquí, lo ideal es combinar con QR o un "check-in" sencillo. De nuevo: flexibilidad y sentido común.

Errores frecuentes al implantar soluciones de geovallado

· No recalibrar el perímetro según la realidad física.
· No explicar bien la finalidad ni las implicaciones de privacidad.
· Obligar a utilizar solo dispositivos personales, sin alternativa.
· No establecer alternativas para personas con movilidad reducida (otro punto clave legal – igualdad de acceso).

Peor error que he visto: no probar con todos los móviles del equipo. Hay modelos que todavía dan guerra, sobre todo los Android antiguos. Antes de anunciar a bombo y platillo el nuevo sistema, testea bien durante unas semanas y ajusta los parámetros.

¿Se puede engañar al geovallado?

Siempre habrá quien intente saltarse cualquier sistema, incluso el más sofisticado. La Inspección sabe detectar anomalías: si hay fichajes todos los días en el límite del horario y en el mismo punto geográfico, investiga. Los tribunales se apoyan en múltiples indicios, y falsear registros puede salir muy caro (te cuento más aquí).

¿Es práctico para todas las empresas y sectores?

No. El geovallado es imbatible para ubicaciones fijas, pero insuficiente en trabajos móviles, repartidores y comerciales que cambian de lugar constantemente. Allí mejor un sistema flexible, combinando geolocalización bajo demanda y otros métodos. Si dudas, pregunta primero al equipo técnico y a las personas afectadas antes de gastar tiempo y presupuesto.

¿Es caro poner en marcha el geovallado?

Hay soluciones en el mercado, como las que puedes ver en geofence para registro horario, que ya incluyen módulos de geovallado listos para empresas de todos los tamaños. Normalmente pagas por usuario activo. Si te ahorra sanciones e incidencias, a medio plazo no solo es más gestionable: es más rentable.

¿Debo seguir usando el móvil personal del empleado?

La legislación dice que no se puede obligar a nadie a fichar con su propio móvil si no lo acepta. Ofrece siempre alternativas: credenciales temporales, apps web desde PC o incluso un móvil antiguo dedicado solo a fichar en la empresa. Así evitas problemas y cumples de sobra la ley (y el sentido común).

Consejos personales tras varios intentos, aciertos y algún fracaso

· Antes de implantar, prueba el sistema en todos los tipos de móviles y lugares críticos.
· Explica siempre para qué se usa el dato y qué no se va a rastrear.
· Haz partícipe al equipo y recoge sugerencias (funciona, aunque lleva su tiempo).
· Validarlo primero con el delegado/a de protección de datos, RRLL o quien toque.
· No centres el éxito solo en geovallado: cada sector necesita su propio kit de herramientas combinadas.

Yo ya no recomiendo sistemas únicamente manuales, ni confiados a la memoria del empleado. La tecnología avanza demasiado deprisa y no vale la pena jugarse una inspección por no modernizarse un poco.

Geovallado: la (r)evolución silenciosa en RRHH

Si te planteas si el geovallado merece la pena, mi opinión personal (tras años de líos y migraciones tecnológicas): sí, pero no es una varita mágica. Involucra al equipo, revisa la ley, combina sistemas si es necesario y, sobre todo, apuesta por la transparencia y el respeto. Las soluciones invisibles para el usuario son al final las que mejor encajan: nadie quiere sentir que ficha, pero todos agradecen un sistema que, si funciona, ni se nota.

Como decimos en la oficina: "No le pidas al empleado que fiche; pon fácil que ni se dé cuenta de que lo hace". Porque, después de todo, el mejor fichaje es el que no molesta a nadie y sí cumple con la ley.