Normativa del control horario obligatorio en España (2026)
El control horario es obligatorio desde 2019. Pero todavía hay confusión
sobre qué exige la ley, qué sistemas son válidos y qué pasa con la
nueva normativa. Esta guía separa lo que es ley de lo que es ruido.
Lo esencial
¿Es obligatorio fichar?
Sí, desde mayo 2019 (RDL 8/2019)
¿Tiene que ser digital?
No — el proyecto de ley fue rechazado; hay un decreto-ley en tramitación pero estancado
¿Excel y papel son válidos?
Legalmente sí, pero los tribunales los cuestionan cada vez más
¿Quién tiene que fichar?
Todos los trabajadores por cuenta ajena
¿Qué multa me puede caer?
De 751€ a 7.500€ por infracción (normativa actual)
¿Qué sistema necesito?
Uno que sea "objetivo, fiable y accesible"
01
Qué dice la ley actual (2019)
La obligación de registrar la jornada laboral viene del Real
Decreto-ley 8/2019, en vigor desde el 12 de mayo de
2019. Modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Lo que exige la ley
Registro diario (no semanal, no mensual)
Hora de inicio y finalización (no solo presencia)
Cada trabajador (no registros genéricos)
Conservar los registros 4 años
Disponibles para trabajadores, representantes y la Inspección
Lo que NO especifica
Formato del registro (papel, digital, lo que sea)
Sistema concreto (app, reloj, hoja de firmas)
Cómo debe firmarse o validarse
Origen europeo
Esta obligación viene de la sentencia del Tribunal de Justicia de la
UE (STJUE C-55/18, caso CCOO vs Deutsche Bank, mayo
2019), que estableció que los sistemas de registro deben ser:
Objetivos
No depender solo de la declaración de una parte.
Fiables
Garantizar la veracidad, impedir manipulación.
Accesibles
Disponibles para trabajadores, representantes e Inspección.
02
La nueva ley: qué sabemos y qué no
Hay dos intentos legislativos que conviene no confundir. El primero
fracasó. El segundo está estancado.
Primer intento: Proyecto de Ley Rechazado
Junio 2024Ministerio de Trabajo presenta borrador
6 mayo 2025Consejo de Ministros aprueba proyecto de ley
13 mayo 2025Publicación en el BOCG (121/000058)
10 sept 2025RECHAZADO en el Pleno (178 Sí / 170 No)
PP, VOX y Junts votaron enmiendas a la totalidad. Iniciativa concluida.
Segundo intento: Decreto-ley En tramitación
30 sept 2025Consejo de Ministros aprueba tramitación urgente
15-30 oct 2025Fase de consulta pública
Marzo 2026ESTANCADO — discrepancias PSOE/Sumar sobre protección de datos, coste del software y certificación
Lo que incluirá la nueva ley (cuando se apruebe)
Registro digital obligatorio (papel y Excel prohibidos)
Sistema interoperable con la Inspección (acceso remoto ITSS)
Detalle por minutos: entrada, salida, pausas, horas extra
Sanciones por trabajador (hasta 10.000€ × número de empleados)
Solo 20 días para adaptarse tras publicación en BOE
Cuándo entrará en vigor
Nadie lo sabe con certeza. Las estimaciones iniciales hablaban del
primer semestre de 2026, pero el estancamiento actual hace probable un
retraso a 2027. Mientras no se apruebe, la ley actual (2019) sigue
vigente y el papel/Excel siguen siendo legales.
03
Excel y papel: ¿valen o no valen?
Esta es la pregunta del millón. Y la respuesta es incómoda: legalmente
sí, pero cada vez menos en la práctica.
Qué dice la ley actual
El RDL 8/2019 no especifica formato. La Guía del Ministerio de Trabajo (2019) lo confirma.
Qué dicen los tribunales
Excel estándar
Papel con firmas
Sistema digital
Inalterable
Editable sin rastro
Modificable
Sí
Trazable
Sin log
Imposible
Sí
Objetivo
Parcial
Parcial
Sí
Accesible
Parcial
No
Sí
Sentencias clave
SAN 22/2022
Ferrovial / Renfe
Papel con tiempos estimados = NO VÁLIDO. Condena a implantar sistema digital.
STS 41/2023
Autodeclaración válida con sistema robusto
La autodeclaración puede ser válida SI el sistema telemático es robusto y trazable.
TSJ Galicia 2516/2024
Papel sin firma del trabajador = NULO
El papel sin firma del trabajador no acredita el cumplimiento.
04
Qué pasa si no tengo registro
Este es el punto más importante de esta guía. Y el que más dinero
cuesta a las empresas que lo ignoran.
La inversión de la carga de la prueba
Si la empresa no tiene registro y el trabajador aporta indicios
razonables, la carga de la prueba se invierte: es la empresa la que
tiene que demostrar que esas horas NO se hicieron. Y
demostrar un negativo es, por definición, casi imposible.
Datos de jurisprudencia (127 sentencias analizadas)
~90 %
Inversión de carga a favor del trabajador
~10 %
Empresa se defiende con éxito
12.000 €
Indemnización media por sentencia
67.036 €
Indemnización máxima documentada
Qué indicios acepta un tribunal
Testimonios de compañeros
Libreta personal del trabajador
Google Maps Timeline (ubicación GPS)
Emails o WhatsApp enviados fuera de horario
Lógica del negocio (un hostal 24h con un solo empleado)
05
Qué miran las inspecciones
Las inspecciones de trabajo relacionadas con el registro horario han
crecido un 1.877% desde que entró en vigor la ley: de
564 infracciones en 2019 a más de 11.150 en 2023.
Datos reales ITSS (verificados)
AñoInfraccionesSanciones totales
2019564999.357 €
202311.150+~3.000.000 €
20241.8692.990.000 €
Lo que piden
Registros de los últimos 4 años
Hora de entrada y salida de cada día
Identificación del trabajador
Acceso inmediato (en el centro de trabajo)
Lo que les hace sospechar
Fichajes "perfectos" (siempre 8:00-17:00, todos los días)
Registros que no cuadran con las nóminas
Sistemas que permiten modificar sin dejar rastro
Imposibilidad de presentar registros en el momento de la visita
06
Tabla de sanciones actualizada
Las sanciones por incumplimiento del registro horario están en la Ley
de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
Sanciones actuales (vigentes)
GravedadDescripciónSanción
LeveDefectos formales en el registro60 € – 750 €
GraveNo tener registro o tenerlo inadecuado751 € – 7.500 €
Muy graveImpago de horas extra detectadas por la Inspección7.501 € – 225.018 €
Sanciones futuras (cuando se apruebe la nueva ley)
TrabajadoresMulta actual (máx)Multa futura (máx)
107.500 €100.000 €
507.500 €500.000 €
2007.500 €2.000.000 €
Casos reales documentados
Big Four (2023)
Sin registro + exceso de jornada generalizado.
Hostal Madrid (TSJ 2024)
Sin registro, horas extra no pagadas a una sola trabajadora.
Basándonos en la jurisprudencia española y europea, cualquier sistema
de registro horario válido debe cumplir siete requisitos.
Los 7 requisitos legales
Excel
Papel
Digital
1. Inalterable
No
No
Sí
2. Trazable
No
No
Sí
3. Identificación individual
Parcial
Parcial
Sí
4. Timestamp automático
No
No
Sí
5. Control de acceso
No
No
Sí
6. Conservación 4 años
Parcial
No
Sí
7. Accesible (trabajador + ITSS)
Parcial
No
Sí
Checklist práctico
¿Registra hora exacta de entrada y salida?
¿Tiene log de modificaciones (quién cambió qué y cuándo)?
¿Los empleados pueden consultar sus propios registros?
¿Genera informes automáticos exportables?
¿Conserva datos 4 años de forma segura?
¿Funciona para teletrabajo y movilidad?
¿Está preparado para los requisitos de la nueva ley?
08
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando Excel?+
Legalmente sí, de momento. Pero los tribunales lo cuestionan cada vez más porque no es trazable ni inalterable. Si un trabajador te demanda y no tienes un sistema robusto, probablemente pierdas.
¿Cuándo será obligatorio el digital?+
Cuando se apruebe la nueva ley, actualmente estancada en tramitación parlamentaria. No hay fecha confirmada — podría ser 2026 o retrasarse a 2027.
¿Qué pasa si un empleado olvida fichar?+
Se corrige dejando trazabilidad (queda registro de que el fichaje se ha añadido manualmente, por quién y cuándo). Lo que no puedes hacer es inventar fichajes.
¿Puedo obligar a fichar con el móvil personal?+
No hay prohibición legal expresa, pero debes ofrecer alternativas (web, kiosko, tablet en el centro de trabajo).
¿Los directivos tienen que fichar?+
Sí. La ley no excluye a nadie excepto la alta dirección con pacto expreso de exclusión. La Inspección ha sancionado empresas donde los mandos intermedios no fichaban.
¿Qué pasa con el teletrabajo?+
La obligación de registro es exactamente la misma. El sistema debe permitir fichar desde cualquier ubicación, manteniendo trazabilidad.
La nueva ley la excluirá expresamente. Además, la AEPD ya ha sancionado empresas por usar huella dactilar sin evaluación de impacto (RGPD). Mejor evitarlo.
Fuentes y referencias
Normativa: RDL 8/2019, de 8 de marzo · Estatuto de los Trabajadores, Art. 34.9 · LISOS, Art. 7.5 y 40.1.b)
Jurisprudencia europea: STJUE C-55/18 (14 mayo 2019)
Jurisprudencia española: SAN 22/2022 · STS 41/2023 · TSJ Galicia 2516/2024 · TSJ Catalunya octubre 2024
Datos oficiales: Memoria ITSS 2023 y 2024 · BOCG 121/000058 (rechazado 10/09/2025) · Congreso.es
