Normativa del control horario obligatorio en España (2026)
El control horario es obligatorio desde 2019. Pero todavía hay confusión
sobre qué exige la ley, qué sistemas son válidos y qué pasa con la
nueva normativa. Esta guía separa lo que es ley de lo que es ruido.
Lo esencial
¿Es obligatorio fichar?
Sí, desde mayo 2019 (RDL 8/2019)
¿Tiene que ser digital?
Todavía no — el proyecto de ley fue rechazado; hay un decreto en tramitación (reactivado en julio 2026), aún no publicado en el BOE
¿Excel y papel son válidos?
Legalmente sí, pero los tribunales los cuestionan cada vez más
¿Quién tiene que fichar?
Todos los trabajadores por cuenta ajena
¿Qué multa me puede caer?
De 70€ a 7.500€ por infracción; hasta 225.018€ en los casos muy graves (normativa actual)
¿Qué sistema necesito?
Uno que sea "objetivo, fiable y accesible"
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Qué dice la ley actual (2019)
La obligación de registrar la jornada laboral viene del Real
Decreto-ley 8/2019, en vigor desde el 12 de mayo de
2019. Modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Lo que exige la ley
Registro diario (no semanal, no mensual)
Hora de inicio y finalización (no solo presencia)
Cada trabajador (no registros genéricos)
Conservar los registros 4 años
Disponibles para trabajadores, representantes y la Inspección
Lo que NO especifica
Formato del registro (papel, digital, lo que sea)
Sistema concreto (app, reloj, hoja de firmas)
Cómo debe firmarse o validarse
Origen europeo
Esta obligación viene de la sentencia del Tribunal de Justicia de la
UE (STJUE C-55/18, caso CCOO vs Deutsche Bank, mayo
2019), que estableció que los sistemas de registro deben ser:
Objetivos
No depender solo de la declaración de una parte.
Fiables
Garantizar la veracidad, impedir manipulación.
Accesibles
Disponibles para trabajadores, representantes e Inspección.
Hay dos intentos legislativos que conviene no confundir. El primero
fracasó. El segundo sigue en tramitación.
Primer intento: Proyecto de Ley Rechazado
Junio 2024Ministerio de Trabajo presenta borrador
6 mayo 2025Consejo de Ministros aprueba proyecto de ley
13 mayo 2025Publicación en el BOCG (121/000058)
10 sept 2025RECHAZADO en el Pleno (178 Sí / 170 No)
El registro horario iba dentro de la Ley de reducción de jornada a 37,5 h; PP, VOX y Junts votaron enmiendas a la totalidad y la iniciativa concluyó.
Segundo intento: Real Decreto En tramitación
30 sept 2025Consejo de Ministros aprueba tramitación urgente
15-30 oct 2025Fase de consulta pública
23 mar 2026El Consejo de Estado emite un dictamen contrario que frena la aprobación
Julio 2026Reactivado: el Gobierno prevé aprobarlo antes de agosto y publicarlo en el BOE en cuestión de días. A día de hoy aún no está publicado ni en vigor.
Lo que incluirá la nueva ley (cuando se apruebe)
Registro digital obligatorio (papel y Excel prohibidos)
Sistema interoperable con la Inspección (acceso remoto ITSS)
Detalle por minutos: entrada, salida, pausas, horas extra
Biometría restringida (huella y reconocimiento facial, ya vetados de facto por la AEPD)
Sanciones por trabajador (propuesta del borrador: hasta 10.000€ por empleado, texto no definitivo)
Periodo de adaptación por concretar (se estudia modular los plazos para pymes)
Cuándo entrará en vigor
Nadie lo sabe con certeza. Tras el dictamen contrario del Consejo de
Estado (marzo de 2026), el proceso se reactivó en julio: el Gobierno
prevé aprobarlo antes de agosto y publicarlo en el BOE en cuestión de
días, aunque a día de hoy todavía no está publicado ni en vigor. Se
estudia además modular los plazos de adaptación para las pymes.
Mientras no se publique en el BOE, la ley actual (2019) sigue vigente y
el papel/Excel siguen siendo legales.
Este es el punto más importante de esta guía. Y el que más dinero
cuesta a las empresas que lo ignoran.
La inversión de la carga de la prueba
Si la empresa no tiene registro y el trabajador aporta indicios
razonables, la carga de la prueba se invierte: es la empresa la que
tiene que demostrar que esas horas NO se hicieron. Y
demostrar un negativo es, por definición, casi imposible.
Con un matiz importante: la inversión no es automática.
El Tribunal Supremo lo ha precisado en la STS 372/2026, de 15 de abril:
cuando el horario es fijo, es el trabajador quien debe aportar indicios
suficientes de las horas extra; no basta con alegarlas. Aun así, sin un
registro fiable partes en clara desventaja ante cualquier reclamación.
Datos de jurisprudencia documentada
67.036 €
Condena documentada más alta por falta de registro (un solo trabajador)
+10 %
Interés por demora sumado a esa condena
4 años
El periodo de registros que pueden reclamarte
Qué indicios acepta un tribunal
Testimonios de compañeros
Libreta personal del trabajador
Google Maps Timeline (ubicación GPS)
Emails o WhatsApp enviados fuera de horario
Lógica del negocio (un hostal 24h con un solo empleado)
Las sanciones de la Inspección por registro horario han crecido con
fuerza desde 2019: pasaron de 999.357 € a casi
3 millones en 2024, prácticamente el triple.
Datos reales ITSS (verificados)
AñoSanciones registroDetalle
2019999.357 €Primer año de vigencia (RDL 8/2019)
20233,06 M€Casi el triple que en 2019
20242,99 M€1.869 actas · 21.649 trabajadores
Estas cifras son solo del registro horario: en 2024 se levantaron
1.869 actas de infracción específicas, con 21.649
trabajadores afectados. Sumando toda la vigilancia del tiempo de trabajo
(jornada, horas extra y registro), las multas alcanzaron unos 20
millones de euros.
Lo que piden
Registros de los últimos 4 años
Hora de entrada y salida de cada día
Identificación del trabajador
Acceso inmediato (en el centro de trabajo)
Lo que les hace sospechar
Fichajes "perfectos" (siempre 8:00-17:00, todos los días)
Registros que no cuadran con las nóminas
Sistemas que permiten modificar sin dejar rastro
Imposibilidad de presentar registros en el momento de la visita
La jurisprudencia sobre registro horario ya se ha decantado con
claridad. Esto es lo que de verdad han decidido los tribunales y lo que
significa para ti, con la lectura de quien lleva 7 años viéndolo en
inspecciones reales.
La autodeclaración es válida… si es veraz y trazable
El Tribunal Supremo (STS 299/2022) y la Audiencia
Nacional han confirmado que un registro en el que el propio trabajador
anota sus horas es legal, siempre que haya acuerdo con la representación
y garantías de veracidad: que el dato lo introduzca el empleado no
colisiona con el art. 34.9 ET ni con la doctrina del TJUE.
Nuestra lectura: «autodeclarativo» no significa «a mano
y sin control». Significa un sistema donde el trabajador ficha, pero cada
marca queda registrada, fechada y es inalterable. Ahí está la línea que
separa lo válido de lo impugnable.
La condena judicial documentada más alta por ausencia de registro en un
centro individual asciende a 67.036 € (más el 10 % de
interés por demora): un hostal de Madrid que, sin registro, no pudo
desmentir las horas extra reclamadas por un solo trabajador. Cuando no
hay registro y el empleado aporta indicios razonables, los tribunales
tienden a invertir la carga de la prueba.
Nuestra lectura: con la matización de 2026 (con horario
fijo, el trabajador debe aportar indicios), el registro fiable deja de
ser una simple formalidad para convertirse en tu mejor defensa. Sin él,
partes en desventaja ante cualquier reclamación.
No todo cae del lado del empleado. El TSJ de Galicia confirmó un
despido procedente y sin indemnización de un trabajador
que, tras avisos y una sanción, siguió sin fichar pese a tener los medios
para hacerlo. Fichar es una obligación laboral, y su incumplimiento
reiterado puede ser causa de despido.
Nuestra lectura: un buen sistema protege a las dos
partes —a la empresa porque documenta, al trabajador porque acredita sus
horas—. El conflicto casi siempre nace de la ausencia de un registro
fiable, no de su presencia.
Legalmente sí, de momento. Pero los tribunales lo cuestionan cada vez más porque no es trazable ni inalterable. Si un trabajador te demanda y no tienes un sistema robusto, probablemente pierdas.
¿Cuándo será obligatorio el digital?+
Cuando se apruebe y publique en el BOE el nuevo decreto, todavía en tramitación. Tras el dictamen contrario del Consejo de Estado (marzo 2026), el proceso se reactivó en julio: el Gobierno prevé aprobarlo antes de agosto, aunque a día de hoy no hay fecha confirmada ni está en vigor.
¿Qué pasa si un empleado olvida fichar?+
Se corrige dejando trazabilidad (queda registro de que el fichaje se ha añadido manualmente, por quién y cuándo). Lo que no puedes hacer es inventar fichajes.
¿Puedo obligar a fichar con el móvil personal?+
No hay prohibición legal expresa, pero debes ofrecer alternativas (web, kiosko, tablet en el centro de trabajo).
¿Los directivos tienen que fichar?+
Sí. La ley no excluye a nadie excepto la alta dirección con pacto expreso de exclusión. La Inspección ha sancionado empresas donde los mandos intermedios no fichaban.
¿Qué pasa con el teletrabajo?+
La obligación de registro es exactamente la misma. El sistema debe permitir fichar desde cualquier ubicación, manteniendo trazabilidad.
La AEPD la deja prácticamente sin encaje legal para el mero fichaje: la huella y el reconocimiento facial son datos de categoría especial (art. 9 RGPD) y el consentimiento del trabajador no basta como base legal. El borrador del decreto apunta a restringirla aún más. Mejor optar por métodos sin biometría.
Fuentes y referencias
Normativa: RDL 8/2019, de 8 de marzo · Estatuto de los Trabajadores, Art. 34.9 · LISOS, Art. 7.5 y 40.1.b)
Jurisprudencia europea: STJUE C-55/18 (14 mayo 2019)
Jurisprudencia española: SAN 22/2022 · STS 299/2022 · TSJ Galicia 2024
Datos oficiales: Memoria ITSS 2023 y 2024 · BOCG 121/000058 (rechazado 10/09/2025) · Congreso.es
