Es lunes. Son las 8:47.
Abres el correo y ya hay cuatro mensajes nuevos. Ninguno es urgente. Todos son urgentes.
"Me caso el 15 de junio, ¿cuántos días me corresponden?"
"Tengo cita médica el jueves por la tarde, ¿cómo lo gestiono?"
"¿Puedo salir dos horas antes el viernes? Es por un tema del colegio."
"¿Me quedan días de vacaciones del año pasado?"
Tú miras la pantalla. No has terminado ni el café.
Cada email es una cadena. Abrir Excel. Buscar la pestaña de esa persona. Contar días consumidos. Consultar el convenio para ver si el permiso es retribuido. Mirar el calendario del equipo por si hay solapamiento. Responder con copia al manager. Actualizar la hoja. Guardar.
Quince minutos por email. Una hora para cuatro preguntas que no deberían existir.
Y la semana que viene llegarán otras cuatro. O cinco. O seis, porque viene junio y en junio todo el mundo quiere vacaciones, bodas, comuniones, mudanzas y citas con el dentista. Todo a la vez. Todo por email.
Así llevas meses. Así llevas años.
En este artículo:
- Los 7 tipos de ausencia que gestionas (lo sepas o no)
- Por qué tu "sistema" no es un sistema
- Lo que pasa cuando alguien automatiza esto
- La fórmula que mide lo que no ves
- Preguntas frecuentes sobre permisos y ausencias
Los 7 tipos de ausencia que gestionas (lo sepas o no)
Cada vez que alguien falta, se va antes o pide un día, estás gestionando una ausencia. Da igual que sea una baja de tres meses o una hora para el médico.
El problema es que no todas se gestionan igual. Ni se regulan igual. Ni cuestan igual.
Y tú las metes todas en la misma columna del Excel.
| Tipo de ausencia | Regulación | Días habituales | ¿Retribuido? | Error que cometes |
|---|---|---|---|---|
| Vacaciones | Art. 38 ET + convenio | 22-30 laborables/año | Sí | No llevar saldo actualizado — el empleado cree que le quedan más |
| Permiso matrimonio | Art. 37.3.a ET | 15 naturales | Sí | Contar laborables en vez de naturales |
| Permiso defunción (familiar 1.er/2.o grado) | Art. 37.3.b ET | 2 días (4 si desplazamiento) | Sí | No aplicar los días extra por desplazamiento |
| Permiso mudanza | Art. 37.3.c ET | 1 día | Sí | Olvidar que existe y denegarlo |
| Deber inexcusable (voto, juicio, mesa electoral) | Art. 37.3.d ET | El tiempo indispensable | Sí | Pedir justificante que el empleado no tiene |
| Baja por IT (incapacidad temporal) | LGSS + convenio | Variable (máx. 365+180 días) | Parcial (60-75% base) | No hacer seguimiento del Factor Bradford |
| Ausencia injustificada | Art. 54.2.a ET | 0 (falta disciplinaria) | No | No registrarla — luego no puedes demostrarla |
Siete tipos. Siete regulaciones distintas. Siete posibilidades de equivocarte cada semana.
Y eso sin contar reducciones de jornada por guarda legal, lactancias acumuladas, consultas prenatales o permisos no retribuidos que pactas individualmente porque el convenio no dice nada.
Cada uno tiene sus reglas. Cada uno genera un email que llega antes de las 9.
Si necesitas el detalle legal de cada tipo, lo tienes desglosado en la guía completa de permisos retribuidos en España.
Por qué tu "sistema" no es un sistema
Tu sistema actual tiene cuatro patas. Las cuatro cojean.
Pata 1: el Excel. Una hoja de cálculo con pestañas por mes, columnas por tipo de ausencia y un color distinto para cada cosa. Lo creó alguien que ya no está en la empresa. Nadie sabe si la fórmula de la celda G14 funciona bien. Pero nadie la toca por si acaso.
Pata 2: los emails. El empleado escribe pidiendo permiso. El manager responde con un "ok". Tú buscas ese email tres meses después y no lo encuentras porque estaba en el hilo de "Re: Re: Re: tema jueves". Sin asunto claro. Sin fecha de aprobación. Sin registro.
Pata 3: la memoria. "A María le di dos días por mudanza en marzo, ¿o fue en febrero?" No lo sabes. No lo apuntaste. O lo apuntaste en un post-it que tiraste cuando limpiaste la mesa.
Pata 4: el PDF del convenio. 127 páginas. Lo abriste una vez para buscar los días de matrimonio. Encontraste la respuesta en la página 43 después de veinte minutos. Cerraste el PDF. Nunca más lo volviste a abrir.
Gestionar permisos con este sistema es como llevar la contabilidad en post-its.
Funciona hasta que no funciona. Y cuando no funciona, las consecuencias son concretas:
- Dos personas del mismo departamento se cogen vacaciones la misma semana y nadie se entera hasta el lunes.
- Un empleado reclama que le deben tres días de vacaciones del año pasado y no puedes demostrar lo contrario.
- La Inspección pide el registro de ausencias y le entregas un Excel con celdas en blanco y fórmulas rotas.
- Un despido por ausencias injustificadas se declara improcedente porque no tienes registro documental de las faltas.
Esto no son escenarios teóricos. Son cosas que pasan cada semana en empresas de 15 empleados y en empresas de 150.
Para ver qué pasa cuando la Inspección aparece y tu registro no aguanta el escrutinio, merece la pena leer cómo evitar que tus empleados se ausenten injustificadamente. No es solo gestión: es protección legal.
Hay otra forma de hacer esto
No es una revolución. No hace falta cambiar la empresa ni comprar hardware ni contratar a nadie. Es, literalmente, dejar de usar email para algo que el email no puede hacer.
Lo que pasa cuando alguien automatiza esto
Un responsable de RRHH de una empresa de 40 personas me contó que dedicaba un día entero cada mes a cuadrar ausencias con nóminas. Un día completo. Ocho horas revisando Excel, cruzando emails, llamando a managers para confirmar si Pedro estuvo de baja el 12 o el 13.
Ahora dedica veinte minutos.
No porque trabaje más rápido. Porque el proceso ya no existe.
El empleado abre la app en su móvil. Ve su saldo de vacaciones actualizado en tiempo real. Pulsa "Solicitar permiso". Elige tipo: vacaciones, permiso retribuido, hora médica, lo que sea. Selecciona los días. Añade un comentario si quiere. Envía.
El supervisor recibe una notificación. Abre la app. Ve quién más está de baja o de vacaciones esa semana en su equipo. Si no hay conflicto, aprueba con un toque. Si hay solapamiento, la propia app le avisa antes de que apruebe.
El calendario del equipo se actualiza solo. El saldo del empleado se recalcula solo. El registro queda guardado con fecha, hora, tipo de permiso, quién lo aprobó y cuándo.
Nadie escribe un email. Nadie abre un Excel. Nadie llama a nadie para preguntar "¿esto estaba aprobado?".
Y cuando llega la Inspección —porque llega, con una tasa del 33,9% de detección en campañas dirigidas— exportas el informe en PDF. Todo trazable. Todo firmado. Todo limpio.
| Aspecto | Excel + email | Sistema automatizado |
|---|---|---|
| Solicitud | Email libre, sin formato, se pierde en el hilo | Formulario estructurado desde la app |
| Aprobación | "Ok" por email, sin registro formal | Un toque con timestamp y trazabilidad |
| Calendario equipo | Hoja compartida que nadie actualiza | Actualización automática en tiempo real |
| Saldo de días | Fórmula Excel que alguien rompió en abril | Cálculo automático, visible para el empleado |
| Informe para Inspección | Exportar Excel + rezar | PDF trazable con histórico completo |
Esto es lo que hace INWOUT. No es la única app que lo hace. Pero es la que yo conozco por dentro, así que es de la que puedo hablar con datos.
Gratis hasta 5 empleados. Desde 2 euros por persona a partir del sexto. Con todos los tipos de permiso configurables, saldos automáticos, calendario de equipo, alertas de solapamiento e informes exportables.
Si quieres ver el detalle completo de funcionalidades, está en qué debe tener una app de control horario y gestión de ausencias. Y si tu tema principal son las vacaciones —no los permisos en general—, tienes la guía específica en gestión efectiva de vacaciones de los empleados.
La fórmula que mide lo que no ves
El absentismo laboral en España alcanzó una tasa del 7,2% en 2023 según datos de Randstad Research y el INE. La más alta de la UE.
Para una empresa de 25 empleados con un salario medio de 28.000 euros brutos anuales, eso son más de 50.000 euros al año en jornadas no trabajadas. Pero eso no es lo grave. Lo grave es que no sabes si ese 7,2% se concentra en tres personas o se reparte entre veinte. No sabes si son ausencias largas por enfermedad o ausencias cortas y frecuentes que desorganizan cada semana.
El Factor Bradford sirve para eso. Para distinguir lo que duele de lo que mata. Un empleado que falta 20 días seguidos por una operación obtiene un score de 20. Otro que falta 20 días repartidos en 10 episodios obtiene un score de 2.000.
Pero para calcularlo necesitas datos. Datos reales. Cuántos episodios, cuántos días, en qué periodo. Si tu registro de ausencias es un Excel con celdas vacías, no puedes calcular nada. Y si no puedes calcular nada, no puedes gestionar nada.
No gestionas las ausencias. Las ausencias te gestionan a ti.
Si quieres entender qué KPIs de RRHH deberías medir para tomar decisiones reales, el Factor Bradford es uno de los quince que ningún CEO debería ignorar.
Preguntas frecuentes sobre permisos y ausencias
¿Cuántos tipos de permisos retribuidos hay en España?
El Artículo 37 del ET recoge los principales: matrimonio (15 días naturales), defunción de familiar hasta segundo grado (2 días, 4 con desplazamiento), mudanza (1 día), deber inexcusable de carácter público (el tiempo indispensable), funciones sindicales, exámenes prenatales y lactancia. Los convenios pueden ampliarlos, nunca reducirlos. Muchas empresas desconocen que los días de defunción incluyen suegros y abuelos políticos.
¿Puedo denegar un permiso retribuido?
No, si está reconocido en el ET o en el convenio aplicable. Los permisos retribuidos son un derecho del trabajador, no una concesión del empresario. Puedes pedir justificante y preaviso razonable, pero denegar un permiso de matrimonio o defunción no es una opción. Si lo haces, el trabajador puede reclamar ante la jurisdicción social.
¿Cómo gestiono las ausencias injustificadas?
Lo primero: que conste. Si no tienes registro de la ausencia, no puedes sancionarla. El Artículo 54.2.a del ET permite el despido disciplinario por faltas repetidas e injustificadas, pero necesitas prueba documental: registro horario, comunicación escrita al trabajador y constancia de que no aportó justificación. Sin ese rastro, cualquier despido será improcedente. La mayoría de empresas pierden estos casos por falta de documentación, no por falta de razón.
¿Es obligatorio llevar un registro de ausencias?
El Artículo 38 del ET obliga a garantizar que el trabajador conozca su calendario de vacaciones con dos meses de antelación. El registro de jornada del Artículo 34.9 exige conservar datos cuatro años. No existe un artículo que diga "lleve un registro de ausencias", pero la combinación de registro de jornada, vacaciones y nómina hace que en la práctica sea imprescindible. La Inspección lo pedirá. Y si no lo tienes, será un problema.
¿Cuánto cuesta un sistema de gestión de permisos?
De 0 a 5 euros por usuario al mes. INWOUT es gratuito hasta 5 empleados y cuesta 2 euros por persona a partir del sexto. Sin permanencia ni funciones bloqueadas. Para 20 personas, 40 euros al mes. Para 50, cien. Compáralo con las horas de RRHH que dedicas al Excel cada mes y la cuenta es sencilla.
¿Puedo integrar la gestión de permisos con el control horario?
Ese es exactamente el punto. Si tu sistema de permisos está en un Excel y tu control horario en otro, tienes dos fuentes de datos que no hablan entre sí. Cuando un empleado está de vacaciones pero el sistema de fichaje no lo sabe, genera una alerta de ausencia injustificada falsa. Cuando alguien tiene un permiso de dos horas pero el registro de jornada no lo refleja, las horas no cuadran. Integrar ambas cosas en un solo lugar no es un lujo. Es la única forma de que los datos signifiquen algo.
Una última cosa
Mañana es martes.
A las 8:47 vas a abrir el correo. Van a estar ahí. Los mismos cuatro emails. O cinco. O seis.
"¿Cuántos días me quedan?"
"¿Puedo salir antes?"
"¿Me corresponde permiso por esto?"
Puedes seguir respondiéndolos uno a uno. Abriendo el Excel. Buscando el convenio. Contando días.
O puedes hacer que el sistema responda por ti.
Prueba INWOUT gratis con tu equipo real. Si tienes más de cinco personas, pide una demo de 15 minutos. Te enseñamos cómo funciona con tus tipos de permiso y tu convenio.
No tienes que decidir ahora.
Pero mañana a las 8:47 van a llegar otros cuatro emails.
O no.
Fuentes oficiales consultadas: Art. 37 ET — Permisos retribuidos, Art. 38 ET — Vacaciones, Art. 34.9 ET — Registro de jornada, Art. 54.2.a ET — Despido disciplinario, Randstad Research — Informe Absentismo Laboral 2023, INE — Encuesta de Población Activa. Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico.