Lo que nadie te cuenta sobre el control horario gratis
Buscar «control horario gratis» en Google es como buscar «dentista barato»: todo el mundo quiere uno, pero nadie se fía del todo. Y con razón.
Tras años gestionando equipos y hablando con cientos de responsables de RRHH, he visto de todo: empresas que fichan con post-its, pymes que confían en un Excel compartido que alguien sobreescribe cada viernes, y apps «gratuitas» que desaparecen dos semanas antes de una inspección.
Esta guía va para ti si gestionas una empresa pequeña o mediana y necesitas cumplir la ley sin arruinarte. Sin rodeos, sin vender humo.
El problema real: por qué lo «gratis» puede salir caro
El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas —sí, todas, incluidas las de 2 empleados— a llevar un registro diario de jornada. Los datos deben conservarse 4 años y estar disponibles para la Inspección de Trabajo en cualquier momento.
¿Qué pasa cuando falla tu sistema? Multas de hasta 6.250 € por infracción. Y no, «lo gratis me falló» no es excusa ante un inspector.
Casos reales que lo demuestran:
- 67.000 € de sanción por llevar las horas extra en una libreta
- 700 € de multa por solo dos meses sin fichar
- Despido procedente de un empleado que se negaba a fichar
Excel vs papel vs app gratis: comparativa honesta
Hemos probado los cuatro métodos más comunes. Esto es lo que aguanta una inspección y lo que no:
Papel o firma diaria
Coste: 0 € | Válido para inspección: depende | Trazabilidad: no | Manipulable: muy fácil | Backup: no | Geolocalización: no | Informes: manual | Soporte: ninguno
El método clásico. Funciona hasta que alguien pierde la hoja, se moja, o el inspector pide datos de hace 3 años y no los encuentras.
Excel compartido
Coste: 0 € | Válido para inspección: dudoso | Trazabilidad: no | Manipulable: fácil | Backup: no | Geolocalización: no | Informes: manual | Soporte: ninguno
Parece profesional, pero cualquiera puede modificar celdas sin dejar rastro. Un inspector puede detectar manipulación en minutos. Y cuando alguien sobreescribe el archivo... adiós registros.
App gratis genérica
Coste: 0 € | Válido para inspección: depende | Trazabilidad: rara vez | Manipulable: variable | Backup: a veces | Geolocalización: rara vez | Informes: limitado | Límite gratis: 2-3 usuarios | Soporte: foro o email
Muchas prometen todo y después: límite de 2 usuarios, exportar cuesta dinero, o desaparecen sin aviso. Revisa siempre la letra pequeña.
INWOUT Freemium
Coste: 0 € | Válido para inspección: sí | Trazabilidad: sí | Manipulable: registro inmutable | Backup: automático | Geolocalización: sí (Geofence) | Informes: automáticos | Límite gratis: 5 empleados | Soporte: online 12 meses
Plan gratuito permanente. Sin tarjeta, sin periodo de prueba, sin funciones bloqueadas. Todo lo que necesitas para cumplir la ley desde el día uno.
Qué debe tener un sistema de control horario gratis (de verdad)
Antes de elegir, comprueba que cumple estos 7 puntos:
- Registro fiable e inmutable — que no se pueda borrar ni modificar sin dejar rastro
- Conservación 4 años — exigencia legal, muchas apps gratis borran datos al año
- Exportación gratuita — informes en PDF/Excel sin pagar, listos para auditoría
- App móvil + web — tus empleados deben poder fichar desde cualquier dispositivo
- Geolocalización — imprescindible si tienes equipos en obra, ruta o teletrabajo
- Sin límites ocultos — nada de «prueba gratis de 30 días» ni funciones bloqueadas que aparecen después
- Soporte real — si tardas más de 24h en obtener respuesta, busca otra cosa
Si quieres ver una comparativa más amplia de opciones, consulta nuestro ranking de las 10 mejores apps de fichaje en 2026.
Cómo funciona INWOUT en la práctica
INWOUT ofrece un plan freemium permanente para hasta 5 empleados. Sin tarjeta, sin permanencia, sin letra pequeña. Incluye:
- Fichaje por Geofence — la app ficha automáticamente cuando el empleado llega al centro de trabajo
- Fichaje web, app móvil y teclado numérico — 7 métodos de fichaje para adaptarse a cualquier equipo
- Checkout automático — registra la salida al cumplir la jornada sin intervención
- Gestión de ausencias y vacaciones — solicitudes desde la app, aprobación con un clic
- Informes automáticos — listos para inspección, exportables en un clic
- Alertas inteligentes — recordatorios para que nadie olvide fichar
La configuración lleva menos de una hora. Aquí tienes la guía rápida paso a paso.
Lo que dice la ley en 2026
La normativa actual (RDL 8/2019 + Anteproyecto de Ley 2025) establece:
- Registro diario obligatorio para todas las empresas, sin excepción
- Conservación de registros 4 años
- El empleado debe poder consultar y certificar su propio registro
- El sistema debe garantizar trazabilidad y fiabilidad — los métodos en papel o Excel están cada vez más cuestionados
- Sanciones: de 751 € (leve) a 7.500 € por trabajador (muy grave)
Para profundizar en la normativa completa, consulta nuestra guía legal de control horario obligatorio.
Preguntas frecuentes
¿De verdad es gratis o hay trampa?
INWOUT Freemium es gratuito para siempre hasta 5 empleados. Sin tarjeta, sin periodo de prueba, sin funciones bloqueadas. Si creces y necesitas más usuarios, el precio es transparente: desde 2 €/usuario/mes.
¿Qué pasa si la Inspección viene y uso un sistema gratis?
A la Inspección no le importa si pagas o no por el software. Le importa que los registros sean fiables, completos y accesibles. Un sistema gratis bien configurado cumple igual que uno de pago. Un Excel, no.
¿Y si un empleado falsifica el fichaje?
Los sistemas actuales detectan estas trampas. El fichaje por geolocalización y geofence hace prácticamente imposible fichar desde fuera del centro de trabajo. Ya ha habido despidos procedentes por manipulación demostrada.
¿Puedo migrar desde Excel sin perder datos?
Sí. INWOUT permite importar fichajes masivamente desde Excel. Tus datos históricos se integran sin problema.
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No necesitas presupuesto, ni aprobación, ni semanas de implementación. Regístrate, importa a tu equipo y empieza a fichar hoy.
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