De Excel a la nube: guía paso a paso para migrar tu control horario sin traumas

Sabes que Excel no es la solución. Lo sabes desde que el inspector te pidió el registro de jornada y tardaste 40 minutos en recopilar hojas de tres carpetas compartidas. Lo supiste cuando descubriste que alguien había borrado una fila entera de fichajes de febrero sin dejar rastro. Y lo confirmaste cuando el equipo de nóminas te devolvió los datos porque las fórmulas se habían roto "solas".

El problema no es saber que hay que migrar. Es saber cómo hacerlo sin paralizar la operativa, sin perder datos históricos y sin generar un rechazo masivo entre los empleados.

Esta guía desglosa el proceso completo en fases concretas, con tiempos estimados y errores frecuentes que conviene evitar.

Por qué Excel ya no es suficiente (y la ley lo confirma)

El RDL 8/2019 (Art. 34.9 ET) obliga a registrar la jornada diaria de todos los trabajadores. La norma no especifica el sistema, pero la jurisprudencia ha ido cerrando el cerco a las hojas de cálculo:

• La SAN 22/2022 (caso Ferrovial) rechazó registros basados en "tiempos estimados" en papel. El tribunal exigió que el sistema refleje tiempos reales, no estimaciones.
• La SAN 4128/2023 ratificó una sanción de 187.515€ a una empresa de logística porque los registros en Excel eran editados retrospectivamente sin log de cambios.
• El Tribunal Supremo (STS 41/2023) confirmó que el art. 34.9 ET no especifica el mecanismo, pero la jurisprudencia del TJUE (C-55/18) exige que sea "objetivo, fiable y accesible".

Excel no cumple "fiable" porque cualquier usuario con acceso puede modificar datos sin dejar rastro verificable. No tiene log de auditoría nativo inmutable. Y con el nuevo Real Decreto en tramitación, que prohibirá expresamente los sistemas sin trazabilidad digital, Excel quedará fuera de juego de forma definitiva.

Dato: la ITSS levantó 1.869 actas de infracción por registro horario en 2024, un 90,7% más que en 2019. Las multas acumularon 20,19 millones de euros (fuente: datos oficiales ITSS).

Fase 0: diagnóstico de tu sistema actual (1-2 días)

Antes de migrar, necesitas entender qué tienes y qué necesitas preservar.

Qué auditar:

Datos existentes:

• ¿Cuántos meses/años de registros tienes en Excel?
• ¿Están en un solo archivo o repartidos en múltiples hojas/carpetas?
• ¿Incluyen solo entrada/salida o también pausas, horas extra, ausencias?
• ¿Los datos son fiables o hay inconsistencias conocidas?

Proceso actual:

• ¿Quién introduce los datos? ¿El empleado, el manager, RRHH?
• ¿Cuántas personas tienen acceso de edición?
• ¿Cuánto tiempo dedica RRHH mensualmente a gestionar el Excel?
• ¿Se integra con nóminas o se transcribe manualmente?

Requisitos futuros:

• Número de empleados y centros de trabajo.
• Tipo de jornada (presencial, remota, híbrida, múltiples ubicaciones).
• Necesidad de geolocalización, biometría o terminales físicos.
• Presupuesto disponible.

Output de esta fase: un documento breve con el estado actual, los datos a migrar y los requisitos del nuevo sistema.

Fase 1: selección del sistema (3-5 días)

Criterios no negociables del nuevo sistema

Basados en la legislación vigente y el anteproyecto del nuevo Real Decreto:

1. Trazabilidad completa: log de auditoría inmutable que registre quién modificó qué, cuándo y por qué.
2. Acceso para empleados: cada trabajador debe poder consultar sus propios registros (Art. 15 RGPD).
3. Acceso para representantes e Inspección: disponibilidad inmediata de datos en caso de requerimiento.
4. Conservación 4 años: con backups automáticos y recuperación ante desastres.
5. Compromiso de interoperabilidad ITSS: el proveedor debe comprometerse contractualmente a implementar el API estándar cuando se publique.
6. Cumplimiento RGPD: DPA firmado, servidores en UE, cifrado en tránsito y reposo.

Criterios deseables

• Múltiples métodos de fichaje (app, web, geofence, terminal).
• Gestión de ausencias integrada (evita tener dos sistemas separados).
• Informes exportables para nóminas.
• Gestión móvil para managers.
• Soporte incluido en el precio.

Qué preguntar al proveedor

• "¿Tienen log de auditoría inmutable?" → Si la respuesta no es un sí rotundo, descarta.
• "¿Cuándo implementarán la interoperabilidad ITSS?" → Si dicen que "ya están certificados", desconfía: a febrero de 2026 no existe certificación oficial.
• "¿Puedo exportar mis datos si quiero cambiar de proveedor?" → Portabilidad de datos es un derecho RGPD (Art. 20).
• "¿Dónde se almacenan los datos?" → Deben estar en la UE/EEE.
• "¿Cuánto tarda la implementación real, no la comercial?" → Pide referencias de empresas de tu tamaño.

Fase 2: preparación de la migración (1 semana)

Paso 1: limpieza de datos históricos

Antes de importar datos del Excel al nuevo sistema:

• Corrige inconsistencias: empleados dados de baja que siguen en la hoja, horas que no cuadran, días festivos contados como jornadas.
• Estandariza formato: horarios en formato HH:MM, nombres completos, DNI/NIE como identificador único.
• Decide qué migrar: no todo necesita ir al nuevo sistema. Los 4 años más recientes sí (obligación legal). Datos anteriores pueden archivarse aparte.

Paso 2: configuración del nuevo sistema

• Dar de alta la empresa, centros de trabajo y estructura organizativa.
• Importar empleados (normalmente vía CSV desde el Excel existente).
• Configurar horarios, tipos de jornada, permisos y políticas de ausencias.
• Configurar métodos de fichaje según centros (geofence, app, web, terminal).
• Activar las notificaciones inteligentes para olvidos de fichaje.

Paso 3: comunicación al equipo

Antes de activar, comunica a todo el equipo:

• Qué sistema se va a usar y por qué se migra.
• Qué cambia para el empleado en su día a día (idealmente, nada o menos fricción).
• Qué puede hacer con sus datos (consultar, exportar, solicitar correcciones).
• Cuándo se activa y si habrá período de prueba.
• A quién contactar si hay problemas.

Formato recomendado: un email breve + una sesión presencial de 15-20 minutos. Si tienes representantes legales de los trabajadores, infórmales antes que al resto.

Fase 3: período de prueba en paralelo (2-4 semanas)

Este es el paso que la mayoría se salta y luego lamenta.

La regla del doble registro

Durante 2-4 semanas, mantén ambos sistemas funcionando en paralelo:

• El nuevo sistema como principal (los empleados fichan aquí).
• El Excel como backup (solo lectura, RRHH compara datos).

Objetivo: detectar discrepancias, olvidos, fallos técnicos y resistencias antes de eliminar el Excel definitivamente.

Qué monitorizar durante la prueba

• Tasa de adopción: ¿qué porcentaje de empleados ficha correctamente cada día? Target: >90% en semana 1, >95% en semana 2.
• Incidencias técnicas: fichajes fallidos, geofence que no detecta, app que se cierra.
• Feedback cualitativo: quejas, sugerencias, dudas recurrentes.
• Comparación de datos: ¿los registros del nuevo sistema coinciden con lo esperado?

Errores comunes en la fase piloto

Fase 4: migración definitiva (1-2 días)

Cuando el período de prueba confirma que el nuevo sistema funciona:

1. Comunicar la fecha de corte: "a partir del [fecha], el registro se hará exclusivamente en el nuevo sistema".
2. Archivar el Excel: no borrar. Exportar a PDF o formato de solo lectura y almacenar durante 4 años (obligación legal de conservación).
3. Verificar datos importados: que los registros históricos migrados sean accesibles y correctos.
4. Desactivar accesos de edición al Excel: que nadie pueda seguir modificando la hoja antigua.

Fase 5: optimización post-migración (primer mes)

La migración no termina al apagar el Excel. El primer mes es crítico:

Semana 1-2: resolución intensiva

• Monitorizar incidencias diariamente.
• Responder dudas en menos de 24 horas.
• Enviar recordatorios de fichaje la primera semana.

Semana 3-4: normalización

• Reducir intensidad de seguimiento.
• Recoger encuesta de satisfacción anónima.
• Ajustar configuraciones según feedback (tolerancias, notificaciones, permisos).

A partir del mes 2: automatización plena

• Activar informes automáticos mensuales.
• Configurar alertas de incumplimiento para managers.
• Empezar a usar métricas y KPIs de RRHH que el Excel no permitía.

Timeline completo de migración

Nota: empresas pequeñas (<20 empleados) con un proveedor ágil pueden completar el proceso en 3-4 semanas. Empresas con múltiples centros o procesos complejos pueden necesitar hasta 12 semanas.

Qué pasa con los datos históricos del Excel

Los registros de los últimos 4 años tienen valor legal (Art. 34.9 ET). Opciones:

1. Importar al nuevo sistema: si el proveedor permite importación CSV/Excel, es lo más limpio. Los datos históricos quedan accesibles desde una sola plataforma.
2. Archivar en formato estático: exportar a PDF con fecha y firma electrónica. Almacenar en carpeta protegida con acceso restringido.
3. Mantener Excel en solo lectura: congelar el archivo y almacenar como evidencia. Asegurar que está accesible ante un requerimiento de Inspección.

Lo que no debes hacer: borrar registros históricos. Son evidencia legal durante 4 años y, en caso de litigio por horas extra, la carga de la prueba recae en la empresa (STS 3505/2022). Sin registros, los tribunales presumen ciertas las alegaciones del trabajador.

Conclusión

Migrar de Excel a un sistema digital de control horario no es un proyecto de transformación digital épico. Es un cambio operativo que, bien planificado, se completa en 6-10 semanas y empieza a generar valor desde el primer mes: menos tiempo de gestión, menos errores, más cumplimiento legal y datos reales para tomar decisiones.

La ventana para migrar de forma planificada es ahora. Cuando el nuevo Real Decreto entre en vigor, la migración será obligatoria y contra reloj. Es preferible hacerlo con calma que con urgencia.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo lleva migrar de Excel a un software de control horario?

El proceso completo lleva entre 6 y 10 semanas, distribuidas en cinco fases: diagnóstico (1-2 días), selección de proveedor (3-5 días), preparación y configuración (1 semana), prueba en paralelo (2-4 semanas) y optimización post-migración (4 semanas). Empresas pequeñas con un proveedor ágil pueden completarlo en 3-4 semanas. Empresas con múltiples centros pueden necesitar hasta 12 semanas. La clave es no saltarse el período de prueba en paralelo.

¿Puedo importar los datos históricos de mi Excel al nuevo sistema?

Sí, la mayoría de proveedores de software de control horario permiten importar datos históricos en formato CSV o Excel. Es recomendable migrar al menos los últimos 4 años de registros (obligación legal de conservación según Art. 34.9 ET). Antes de importar, limpia inconsistencias: empleados dados de baja, horas que no cuadran, formatos de fecha diferentes. Si la importación no es posible, archiva el Excel en formato de solo lectura como evidencia legal.

¿Qué pasa si mis empleados se resisten al cambio de sistema?

La resistencia al cambio es normal y gestionable. Las claves: comunica el "por qué" antes del "cómo" (obligación legal + protección de derechos), involucra a los representantes de trabajadores antes de activar el sistema, ofrece formación práctica (15-20 minutos son suficientes), designa un responsable interno que resuelva incidencias, y mantén un período de prueba con feedback activo. Si el nuevo sistema reduce la fricción respecto al Excel (menos pasos, fichaje automático), la adopción suele ser rápida.

¿Cuánto cuesta un software de control horario para PYMES?

El rango de mercado en España para PYMES es de 2 a 8€ por empleado al mes, dependiendo del proveedor y las funcionalidades. Soluciones especializadas en control horario se sitúan en 2-3€/empleado/mes, mientras que suites completas de RRHH alcanzan los 5-8€/empleado/mes. Para una empresa de 50 empleados, la inversión anual oscila entre 1.200€ y 4.800€. Comparado con el riesgo de sanciones (751€-7.500€ por trabajador según LISOS) y el coste de gestión manual (8-12 horas/mes de RRHH), el ROI es positivo desde el primer trimestre.

¿Qué debo exigir contractualmente al proveedor de software?

Cinco cláusulas esenciales: 1) Compromiso de interoperabilidad con la ITSS cuando se publique el estándar técnico del nuevo Real Decreto. 2) DPA (Data Processing Agreement) conforme al RGPD con servidores en la UE. 3) Portabilidad de datos: poder exportar tus datos en formato estándar si cambias de proveedor (Art. 20 RGPD). 4) SLA de disponibilidad y tiempo de respuesta ante incidencias. 5) Compromiso de actualización ante cambios normativos sin coste adicional.