Bolsa de horas: qué es, marco legal y cómo registrarla correctamente

Cada enero, miles de empresas en España planifican su calendario laboral anual. Cuarenta horas semanales de media, festivos, vacaciones, turnos. Todo parece encajar. Hasta que llega marzo y un pico de producción obliga a trabajar 45 horas una semana. O julio, cuando la plantilla se reduce y alguien cubre más horas de las previstas. La pregunta que nadie resuelve bien: esas horas de más, ¿son horas extra o distribución irregular? La respuesta determina si la empresa paga un recargo del 75% o simplemente compensa con tiempo libre más adelante. Y la diferencia entre una opción y otra está en un concepto que pocos departamentos de RRHH dominan con precisión: la bolsa de horas.

Este artículo explica qué es exactamente la bolsa de horas, qué dice la ley, cuánto margen tiene tu empresa sin necesidad de acuerdo, y —sobre todo— cómo debe registrarse para que una inspección no convierta tu flexibilidad en una sanción.

Qué es exactamente una bolsa de horas

La bolsa de horas es el mecanismo legal que permite a una empresa distribuir la jornada laboral de forma irregular a lo largo del año. En lugar de trabajar exactamente las mismas horas cada semana, la empresa puede concentrar más horas en periodos de alta demanda y menos en periodos de baja actividad, siempre que el cómputo anual total respete el máximo legal o el pactado en convenio colectivo.

El concepto es sencillo: si la jornada anual pactada es de 1.826 horas (resultado aproximado de 40 horas semanales por 52 semanas, descontando festivos), la bolsa de horas permite repartir esas 1.826 horas de forma desigual entre las semanas del año. Una semana pueden ser 44 horas y otra 36, siempre que la media anual no se exceda.

Lo que muchas empresas confunden es la diferencia entre bolsa de horas y horas extraordinarias. Las horas extraordinarias son las que superan la jornada máxima anual pactada y tienen un régimen legal propio (límite de 80 anuales, compensación obligatoria, registro separado). La bolsa de horas, en cambio, opera dentro de la jornada ordinaria: redistribuye horas que ya estaban previstas, no añade horas nuevas.

Esta distinción no es académica. Si el sistema de registro horario de tu empresa no diferencia correctamente entre distribución irregular y horas extra, cualquier inspección de trabajo puede reclasificar esas horas —con las consecuencias económicas que eso implica.

Marco legal: artículo 34.2 del Estatuto de los Trabajadores

El fundamento jurídico de la bolsa de horas está en el artículo 34.2 del Estatuto de los Trabajadores. El texto establece literalmente:

“Mediante convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se podrá establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año. En defecto de pacto, la empresa podrá distribuir de manera irregular a lo largo del año el diez por ciento de la jornada de trabajo.”

Este artículo establece tres niveles de regulación, ordenados jerárquicamente:

Nivel 1: Convenio colectivo. Si existe convenio aplicable, este puede fijar las reglas de distribución irregular: porcentaje máximo, periodos de aplicación, plazos de preaviso, forma de compensación. Muchos convenios amplían el 10% legal (algunos llegan al 15% o al 20%), pero otros lo restringen o establecen condiciones más protectoras para el trabajador.

Nivel 2: Acuerdo empresa-representantes. En ausencia de regulación en convenio, la empresa y los representantes de los trabajadores pueden pactar sus propias reglas de distribución irregular.

Nivel 3: Decisión unilateral de la empresa (10%). Solo cuando no existe ni convenio ni acuerdo, la empresa tiene la facultad legal de redistribuir unilateralmente hasta el 10% de la jornada anual. Este es el escenario por defecto que la ley otorga a toda empresa sin excepción.

El 10% que tu empresa puede redistribuir sin acuerdo

El tercer nivel del art. 34.2 ET es el que más confusión genera —y el que más afecta a las pymes que no tienen convenio propio ni representación sindical formal.

Veamos los números. Si la jornada anual es de 1.826 horas, el 10% equivale a aproximadamente 183 horas. Esas 183 horas pueden redistribuirse a lo largo del año: semanas con más carga y semanas con menos, siempre que el total anual no se exceda.

Pero el art. 34.2 ET establece dos condiciones críticas que muchas empresas desconocen:

Condición 1: Preaviso mínimo de 5 días. El trabajador debe conocer el día y la hora de la prestación resultante de la distribución irregular con un mínimo de 5 días de antelación. Esto significa que la empresa no puede comunicar el lunes por la mañana que esa semana se trabajará 44 horas. Debe haberlo notificado al menos 5 días antes.

Condición 2: Compensación dentro del año natural. Las diferencias derivadas de la distribución irregular deben compensarse según lo pactado en convenio. En defecto de pacto, las diferencias deben quedar compensadas en el plazo de 12 meses desde que se produzcan. Al final del periodo de referencia, el saldo de horas debe estar a cero.

Estas dos condiciones convierten la bolsa de horas en un mecanismo útil pero exigente en términos de registro. Si la empresa no puede demostrar que preavisó 5 días antes, o que las horas se compensaron dentro de plazo, la ITSS puede considerar que esas horas son horas extraordinarias no autorizadas —con el recargo correspondiente y la posible sanción.

Cuándo interviene el convenio colectivo

La mayoría de trabajadores en España están cubiertos por un convenio colectivo sectorial o de empresa. Y la mayoría de esos convenios incluyen cláusulas sobre distribución irregular de jornada que prevalecen sobre el régimen supletorio del 10%.

Lo que puede hacer un convenio colectivo respecto a la bolsa de horas:

• Ampliar el porcentaje redistributable. Algunos convenios del sector hostelería o comercio permiten redistribuir hasta el 15% o el 20% de la jornada anual.
• Reducir el porcentaje. Convenios más protectores pueden limitar la distribución irregular al 5% o incluso prohibirla salvo acuerdo con el comité.
• Establecer periodos específicos. Algunos convenios determinan que la distribución irregular solo puede aplicarse en determinados meses.
• Fijar plazos de preaviso superiores. El mínimo legal es 5 días, pero el convenio puede exigir 7, 10 o 15 días de preaviso.
• Regular la forma de compensación. Mientras la ley dice “12 meses”, el convenio puede establecer que la compensación sea en tiempo de descanso, o que se acumule en periodos concretos.

La implicación práctica para el departamento de RRHH es clara: antes de aplicar ninguna bolsa de horas, hay que leer el convenio colectivo aplicable.

Bolsa de horas en sectores con jornadas especiales

Determinados sectores tienen regímenes de jornada especiales regulados por el Real Decreto 1561/1995 sobre jornadas especiales de trabajo. Este decreto afecta directamente a cómo se puede aplicar la bolsa de horas en sectores como hostelería, transporte, agricultura, comercio, seguridad y sanidad.

En hostelería, la estacionalidad hace que la bolsa de horas sea prácticamente imprescindible. Un hotel en la costa puede necesitar jornadas de 44-46 horas semanales en julio y agosto, compensadas con semanas de 32-34 horas en enero y febrero. El RD 1561/1995 permite estas variaciones, pero exige que el cómputo anual no exceda el máximo legal y que los descansos mínimos se respeten.

El problema más común en estos sectores no es la aplicación de la bolsa de horas en sí, sino su registro. La hostelería acumula una proporción significativa de las infracciones por registro horario, y una parte relevante se debe a que los sistemas registran horarios teóricos (los del cuadrante planificado) en lugar de los horarios reales trabajados.
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Consulta nuestro artículo sobre "Lo que no te cuentan sobre la reducción de jornada a 37,5h" →

Trabajadores a tiempo parcial: reglas diferentes

España tiene aproximadamente 2,8 millones de trabajadores a tiempo parcial según la EPA del cuarto trimestre de 2024. Para estos trabajadores, la bolsa de horas tiene un régimen legal distinto y más restrictivo.

El artículo 12.4 del Estatuto de los Trabajadores establece que los contratos a tiempo parcial no permiten horas extraordinarias (salvo fuerza mayor). En su lugar, existe la figura de las horas complementarias: horas que superan las pactadas en contrato pero que no llegan a la jornada completa.

Las reglas de las horas complementarias relevantes para la bolsa de horas:

• El pacto de horas complementarias debe formalizarse por escrito.
• El máximo de horas complementarias es del 30% de las horas ordinarias contratadas. Por convenio colectivo, este porcentaje puede ampliarse hasta el 60%.
• La empresa debe preavisar con un mínimo de 3 días (salvo que el convenio fije otro plazo).
• Las horas complementarias deben registrarse separadamente de las horas ordinarias.

Este último punto es crítico. Si tu empresa tiene trabajadores a tiempo parcial y aplica una bolsa de horas, el sistema de registro debe distinguir claramente entre horas ordinarias redistribuidas y horas complementarias. La ITSS verifica esta distinción de forma específica.

El registro horario como garantía de la bolsa de horas

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece la obligación de registro diario de jornada. Esta obligación cobra especial importancia cuando la empresa utiliza distribución irregular.

El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS lo aclara: el registro debe ser diario y contemporáneo. No vale rellenar los registros a final de semana ni a final de mes. Cuando la jornada varía de una semana a otra por efecto de la bolsa de horas, el registro debe reflejar la jornada real de cada día, no la jornada teórica del calendario laboral.

Este punto es donde muchas empresas fallan. Tienen un calendario laboral que dice “lunes a viernes, 8:00 a 16:00”, pero durante las semanas de distribución irregular, los trabajadores entran a las 7:00 y salen a las 17:00. Si el sistema de fichaje registra automáticamente 8:00-16:00 (el horario teórico), en lugar de 7:00-17:00 (el horario real), la empresa tiene un problema grave: está ocultando horas trabajadas.

La jurisprudencia del Tribunal Supremo refuerza esta obligación. La STS 3505/2022 establece que la carga de la prueba sobre la jornada trabajada recae en la empresa.

Errores frecuentes al registrar distribución irregular

Según datos disponibles de la ITSS, entre el 30% y el 35% de las infracciones por registro horario derivan de lo que la Inspección denomina “sistemas no conformes”. Los errores más comunes:

Error 1: Registrar horarios teóricos, no reales. El sistema refleja el cuadrante planificado en lugar de las horas efectivamente trabajadas. Cuando la ITSS compara el registro con otros indicios (correos electrónicos, accesos a edificio, actividad en sistemas informáticos), las discrepancias generan automáticamente un acta de infracción.

Error 2: No diferenciar entre distribución irregular y horas extra. Si la empresa redistribuye horas dentro del 10% legal pero no lo documenta como tal, la ITSS puede interpretar que son horas extraordinarias no registradas ni compensadas.

Error 3: No registrar el preaviso de 5 días. La empresa redistribuye horas pero no puede demostrar que comunicó el cambio con la antelación legal mínima. Sin trazabilidad de esa comunicación, la distribución irregular puede considerarse nula.

Error 4: No compensar dentro de plazo. El trabajador acumula un saldo positivo que no se compensa en los 12 meses siguientes. Esas horas no compensadas pueden reclasificarse como horas extraordinarias impagadas.

Error 5: Aplicar bolsa de horas a tiempo parcial sin pacto escrito. La ausencia de pacto formal de horas complementarias convierte cualquier hora adicional en irregular.

Qué cambia con la reforma 2026

El nuevo Real Decreto de registro horario digital en tramitación introduce tres cambios que afectan directamente a la gestión de la bolsa de horas:

Trazabilidad obligatoria. Cualquier modificación en el registro horario deberá quedar reflejada en un log de auditoría inmutable: quién modificó, cuándo, qué dato y por qué motivo.

Registro digital exclusivo. Los sistemas de papel y Excel quedarán expresamente prohibidos. Esto es especialmente relevante para empresas que gestionan la bolsa de horas con hojas de cálculo manuales.

Interoperabilidad con la ITSS. La Inspección de Trabajo podrá acceder remotamente a los registros horarios. Cuando una empresa aplique distribución irregular, la ITSS podrá verificar en tiempo real si el registro refleja las horas efectivamente trabajadas.

Estos tres cambios elevan significativamente la exigencia de registro para cualquier empresa que utilice bolsa de horas.

Cómo implementar correctamente el registro de bolsa de horas

La implementación correcta requiere que el sistema de registro horario cumpla cinco funciones específicas:

1. Registrar horas reales, no planificadas. El sistema debe capturar la hora exacta de entrada y salida cada día, independientemente de lo que diga el cuadrante.

2. Calcular el saldo acumulado. El sistema debe mantener un contador de horas que compare las horas trabajadas con las horas teóricas.

3. Alertar de desviaciones. Cuando el saldo acumulado se acerque al límite del 10% (o al porcentaje que fije el convenio), el sistema debe generar una alerta.

4. Documentar el preaviso. Cada comunicación de cambio de horario por distribución irregular debe quedar registrada con fecha, destinatario y contenido.

5. Diferenciar tipos de horas. El sistema debe clasificar las horas en al menos tres categorías: horas ordinarias, horas de distribución irregular y horas extraordinarias. Para trabajadores a tiempo parcial, debe añadir la categoría de horas complementarias.

En INWOUT, estas funciones están integradas en el módulo de registro horario digital, que permite configurar calendarios laborales con distribución irregular, calcular saldos en tiempo real y generar los reportes que la ITSS puede requerir. Pero independientemente del sistema que utilice tu empresa, estas cinco funciones son las que determinan si la bolsa de horas está correctamente registrada.

Conclusión

La bolsa de horas es una herramienta legal potente. Permite a las empresas adaptar la jornada laboral a la realidad productiva sin incurrir en los costes y límites de las horas extraordinarias. Pero su correcta aplicación depende de tres pilares: conocer el marco legal (art. 34.2 ET y convenio aplicable), respetar las condiciones formales (preaviso y compensación) y registrar las horas reales de forma trazable y contemporánea.

Con la reforma 2026 en el horizonte, las empresas que ya gestionan correctamente su bolsa de horas tendrán una ventaja significativa. Las que aún la gestionan con cuadrantes manuales o hojas de cálculo tienen un plazo limitado para adaptarse.

La regla es clara: la flexibilidad horaria es un derecho de la empresa, pero solo si está documentada. Sin registro fiable, no hay bolsa de horas —hay horas extra impagadas esperando una reclamación.

Preguntas frecuentes

¿Puede la empresa redistribuir horas sin ningún acuerdo con los trabajadores?

Sí. El artículo 34.2 del Estatuto de los Trabajadores permite a la empresa distribuir de manera irregular hasta el 10% de la jornada anual sin necesidad de convenio colectivo ni acuerdo con los representantes. Para una jornada anual de 1.826 horas, esto equivale a aproximadamente 183 horas redistributables. La única condición es preavisar al trabajador con un mínimo de 5 días y compensar las diferencias en un plazo de 12 meses.

¿Cuál es la diferencia entre bolsa de horas y horas extraordinarias?

La bolsa de horas redistribuye horas dentro de la jornada anual pactada: unas semanas se trabaja más y otras menos, pero el total anual no cambia. Las horas extraordinarias son las que superan la jornada máxima anual y tienen un régimen legal distinto: límite de 80 al año, compensación obligatoria con recargo o tiempo de descanso, y registro separado.

¿Qué pasa si no se compensan las horas redistribuidas dentro del plazo legal?

Si las horas de distribución irregular no se compensan en el plazo que establezca el convenio colectivo —o en 12 meses en defecto de pacto— pueden reclasificarse como horas extraordinarias impagadas. Esto expone a la empresa a reclamaciones salariales con recargo y a sanciones de la ITSS.

¿Cómo afecta la bolsa de horas a los trabajadores a tiempo parcial?

Los trabajadores a tiempo parcial no pueden realizar horas extraordinarias salvo fuerza mayor (art. 12.4 ET). La flexibilidad en estos contratos se canaliza a través de las horas complementarias, que requieren pacto escrito, tienen un límite del 30% de las horas ordinarias (ampliable al 60% por convenio) y deben registrarse separadamente.

¿Qué debe reflejar el sistema de registro horario cuando se aplica distribución irregular?

El sistema debe registrar las horas reales de inicio y fin de jornada cada día (no las teóricas del cuadrante), mantener un saldo acumulado, diferenciar entre horas ordinarias, horas de distribución irregular y horas extraordinarias, y documentar los preavisos de cambio de horario.

¿Puede el convenio colectivo prohibir la bolsa de horas?

El convenio colectivo puede limitar o condicionar la distribución irregular, pero según la doctrina mayoritaria, no puede eliminar completamente la facultad empresarial de redistribuir el 10% supletorio del art. 34.2 ET cuando el propio convenio no regula la materia.

¿Cuántos días de antelación debe avisar la empresa antes de cambiar el horario?

El mínimo legal es de 5 días naturales (art. 34.2 ET). Sin embargo, el convenio colectivo aplicable puede establecer un plazo superior. En la práctica, muchos convenios sectoriales exigen entre 7 y 15 días de preaviso.