¿Se puede modificar un fichaje? Qué tiene que quedar registrado cuando se corrige

Un miércoles, alguien de tu equipo te avisa de que el lunes se olvidó de fichar la salida. Lo compruebas, tiene razón y corriges el registro: entrada a las 9:00, salida a las 18:30. Caso cerrado.

Cuatro meses después, esa persona reclama horas extra y aporta mensajes de aquella semana. Abres el sistema y encuentras un registro impecable: de 9:00 a 18:30. Y llega la pregunta incómoda: ¿puedes demostrar de dónde salió esa hora de salida?

La respuesta corta a la pregunta del título es que sí, un fichaje erróneo se puede corregir: ninguna norma lo prohíbe y los olvidos son inevitables. Lo que decide si ese registro se sostiene meses después no es la corrección, sino qué quedó de ella. A eso se le llama trazabilidad, y conviene separar bien qué parte exige la ley y qué parte es buena práctica.

Si el problema de fondo es que en tu empresa se olvida fichar a menudo, empieza por qué hacer cuando los empleados olvidan fichar. Este artículo trata de lo que viene después: la corrección.

La ley pide una cosa; tu operativa necesita otra

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores es corto y concreto. Obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora. Ese registro se organiza y documenta mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con la representación legal. Y hay que conservarlo cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Eso es todo lo que dice el artículo. Fíjate en lo que no dice: no menciona quién puede modificar un fichaje, ni con qué justificación, ni qué debe conservarse del dato anterior.

De ahí sale la distinción que ordena todo lo demás:

La ley exige registrar y conservar la jornada. La trazabilidad responde a otra pregunta: si el registro cambia, ¿puedes reconstruir qué ocurrió, quién intervino y por qué?

Son dos problemas distintos. El primero lo resuelve cualquier sistema que guarde horas. El segundo, no siempre.

Registro, historial, auditoría y supervisión no son lo mismo

Estas cuatro palabras se usan a menudo como sinónimos y no lo son. Cada una responde a una pregunta diferente, y una empresa puede tener resuelta la primera y ninguna de las otras tres. Con el ejemplo del lunes:

• Registro responde a «¿qué jornada consta?». En el ejemplo: el lunes, de 9:00 a 18:30.
• Historial responde a «¿cómo se llegó a ese dato?». En el ejemplo: la salida no se fichó y se añadió el miércoles.
• Auditoría responde a «¿quién intervino y con qué permiso?». En el ejemplo: la corrección la pidió la persona trabajadora y la validó su responsable.
• Supervisión humana responde a «¿alguien con autoridad revisó y decidió?». En el ejemplo: el responsable tenía información y capacidad real para aceptar o rechazar el cambio.

Un sistema puede tener registro y no tener historial. Puede tener historial —una lista de cambios— y no tener auditoría, si no consta quién los hizo. Y puede tener las tres y aun así no haber supervisión real, si quien aprueba se limita a pulsar un botón sobre algo que no puede valorar.

Qué dicen los criterios oficiales sobre modificar un fichaje

Conviene ser preciso, porque este es el punto donde más se exagera.

Ni el artículo 34.9 ni los criterios oficiales regulan cómo corregir un error. Lo que sí fijan es una condición sobre el resultado, y lo hacen dos documentos distintos:

• El Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que orienta las actuaciones inspectoras, indica que el registro debe ser un sistema objetivo «que garantice la fiabilidad, veracidad y no alteración a posteriori de los datos». Recuerda también que la obligación del 34.9 es de resultado y que, según la sentencia del Tribunal de Justicia de la UE de 14 de mayo de 2019, el sistema ha de ser objetivo, fiable y accesible.
• La Guía sobre el registro de jornada, elaborada por la Dirección General de Trabajo, señala que será válido cualquier sistema, en papel o telemático, apto para proporcionar información «fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori», documentada en instrumentos que garanticen «la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez de registrada».

Dos matices que cambian la lectura:

Primero: ninguno de los dos es una ley. El criterio técnico es la interpretación con la que actúa la Inspección, y la guía declara que recoge criterios «a mero título informativo», sin perjuicio de la interpretación que corresponde a los juzgados y tribunales del orden social. Pesan mucho en una actuación inspectora, pero no añaden obligaciones al texto del Estatuto.

Segundo: «no alteración a posteriori» no significa que un error no pueda arreglarse. Significa que la jornada registrada no puede sustituirse en silencio por otra versión. Un sistema que permite corregir dejando constancia de la corrección encaja con esa exigencia mucho mejor que uno que sobrescribe el dato sin rastro. Aun así, ninguna herramienta convierte por sí sola un registro en conforme: eso depende de cómo se use.

Sobre el registro horario digital que prepara el Ministerio de Trabajo: sigue sin ser una obligación. El texto del proyecto sí regularía las correcciones: exigiría la autorización de la empresa y de la persona trabajadora afectada —si discrepan, se informa a la representación legal y, a falta de acuerdo, la empresa anota la modificación y la persona trabajadora su discrepancia—, y que el registro identifique quién hizo cada modificación y quién la autorizó. Pero el Consejo de Estado emitió un dictamen contrario en marzo de 2026 y, a 27 de septiembre de 2026, el real decreto no consta publicado en el BOE. Lo contamos en detalle en qué significa el dictamen del Consejo de Estado y en el estado del registro horario digital obligatorio. No planifiques sobre un texto que aún puede cambiar.

Qué deberías poder reconstruir

Olvida por un momento la palabra «cumplimiento» y piensa en tres situaciones concretas.

Una incidencia interna. Dos responsables discrepan sobre las horas de un turno. Necesitas saber si el dato actual es el que se fichó o el que alguien ajustó después, y cuándo.

Una reclamación. Alguien sostiene que trabajó más horas de las que constan. Aquí no basta con enseñar el registro: el registro es justamente lo que se discute. Lo que te ayuda es poder mostrar que ese dato no se tocó, o que se tocó a petición de quien ahora reclama.

Este escenario tiene una consecuencia que conviene conocer. El Criterio Técnico 101/2019 advierte de que, si el sistema no es objetivo y fiable, podría presumirse que es tiempo de trabajo efectivo todo el que transcurre entre la hora de inicio y la de finalización registradas, y que correspondería a la empresa acreditar que no fue así. Un registro corregido sin rastro es un mal punto de partida para acreditar nada.

Una actuación inspectora. Según el mismo criterio técnico, que los registros permanezcan a disposición significa dos cosas: que se pueda acceder a ellos en cualquier momento en que lo soliciten las personas trabajadoras, sus representantes o la Inspección, y que estén en el centro de trabajo o sean accesibles desde él de manera inmediata. Que la comprobación pueda hacerse en el centro de trabajo, añade, evita la posibilidad de creación posterior, manipulación o alteración de los registros.

En los tres casos, la pregunta operativa es la misma: ¿puedes explicar el recorrido de un dato sin depender de que alguien recuerde lo que pasó?

Quién pide, quién valida y qué debería quedar

Aquí entramos en terreno de buena práctica operativa, no de obligación legal. Ninguna norma vigente fija este circuito, pero es el que hace que una corrección resista una revisión posterior:

• Quién lo solicita. Lo natural es que sea la persona afectada, que es quien conoce el hecho.
• Quién lo valida. Alguien distinto, con responsabilidad sobre ese equipo. Que solicitud y aprobación recaigan en la misma persona es el punto débil clásico.
• Qué había antes. El dato original no debería desaparecer del historial.
• Qué hay ahora. El dato nuevo, con la fecha y la hora del cambio.
• Por qué. Un motivo escrito. «Olvido de salida» es suficiente; el silencio, no.
• Que la persona lo sepa. Un cambio en tu jornada del que no te enteras es difícil de defender ante cualquiera.

Ninguno de estos seis puntos lo exige el Estatuto. Los seis juntos son la diferencia entre un registro que explica su propia historia y uno que depende de la memoria de quien lo tocó.

Dónde se rompe la trazabilidad

La norma no impone una tecnología ni prohíbe expresamente la hoja de cálculo. Lo que una hoja de cálculo no resuelve por sí sola es la segunda pregunta, la del recorrido del dato. Cambiar una celda no obliga a dejar un motivo ni una aprobación, y el historial de versiones, si existe, depende de dónde se guarde el archivo y de quién pueda editarlo. Sobre esto escribimos las señales que busca la Inspección en un Excel manipulado.

Los otros puntos de fuga habituales:

• La aprobación por correo. La decisión existe, pero vive en un buzón y no en el registro.
• La corrección verbal. «Ya te lo arreglo yo» no deja nada.
• El mes cerrado. Se corrige un fichaje de un periodo ya reportado y el informe deja de cuadrar, sin que nada indique por qué.
• Los accesos compartidos. Si varias personas usan la misma cuenta, el historial registra un usuario que no identifica a nadie.

Qué cambia cuando hay inteligencia artificial de por medio

Aquí conviene una advertencia: usar IA no garantiza el cumplimiento normativo. Un asistente que modifica registros sin dejar rastro empeora el problema, porque añade volumen y velocidad a un proceso que ya era opaco.

Lo que sí puede cambiar es dónde queda el trabajo administrativo. Un agente conversacional puede recoger la petición, localizar el fichaje afectado y preparar el cambio, de forma que la persona no tenga que navegar por una pantalla de administración para arreglar un olvido.

La decisión de diseño que importa es la secuencia: proponer, confirmar, ejecutar y registrar. El sistema propone el cambio, una persona lo confirma y solo entonces se ejecuta y queda anotado. No es una propiedad automática de la tecnología: conviene comprobar en cada herramienta si la confirmación es real o decorativa, y quién tiene autoridad para darla.

Desarrollamos este punto en la guía de control horario con inteligencia artificial, incluidos los permisos que debería tener un agente y lo que implica decidir sobre personas con sistemas automatizados.

Cómo comprobar tu sistema en diez minutos

Coge un fichaje que se haya corregido en el último mes e intenta responder, solo con lo que hay en la herramienta:

1. ¿Ves que ese registro se modificó, o solo ves el resultado?
2. ¿Puedes recuperar el valor anterior?
3. ¿Consta quién solicitó el cambio?
4. ¿Consta quién lo aprobó, y es alguien distinto?
5. ¿Hay un motivo escrito?
6. ¿Se avisó a la persona afectada?
7. ¿Puedes exportar todo eso sin pedírselo a nadie?

Si fallas a partir de la segunda, tu herramienta registra la jornada, pero no te deja reconstruir cómo cambió. Son cosas distintas, y ahora ya sabes cuál de las dos te va a hacer falta el día que alguien pregunte.

En INWOUT, cada modificación de un fichaje genera una entrada en su historial, y la empresa decide si las correcciones de la plantilla necesitan la validación de un responsable o se aplican directamente. Puedes ver cómo funciona en automatizar incidencias de fichaje.

Preguntas frecuentes

¿Es legal modificar un fichaje?

Sí. Ninguna norma prohíbe corregir un registro erróneo, y los olvidos son inevitables. Lo que no debería ocurrir es que la corrección sustituya al dato original sin dejar constancia, porque el criterio técnico de la Inspección pide un sistema que garantice la no alteración a posteriori de los datos.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?

Cuatro años, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Deben permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

¿Obliga la ley a guardar un historial de cambios?

El artículo 34.9 no lo dice expresamente. Los criterios oficiales piden que la información sea fiable y no alterable a posteriori, lo que en la práctica empuja hacia sistemas que dejen rastro de las modificaciones. Es una exigencia sobre el resultado, no una lista de campos obligatorios.

¿Puede un responsable cambiar un fichaje sin avisar a la persona?

Muchos sistemas lo permiten técnicamente. Como práctica es un riesgo: un cambio no comunicado es difícil de sostener si esa persona lo discute después.

¿Y si se aprueba el registro horario digital?

A 27 de septiembre de 2026 es un proyecto de real decreto con dictamen contrario del Consejo de Estado que no consta publicado en el BOE. Si se aprueba, cambiarán los requisitos técnicos exigibles; la lógica de este artículo —saber quién cambió qué y por qué— no depende de que llegue.

¿Qué sanción tiene no llevar bien el registro?

La transgresión de las normas en materia de registro de jornada está tipificada como infracción grave en la LISOS. Puedes consultar los tramos en nuestra tabla de sanciones por incumplimiento del registro horario.