Control horario en empresas pequeñas: ¿me pueden inspeccionar con solo 3 empleados?
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De los 3,3 millones de empresas activas en España, el 81,6% tiene dos asalariados o menos (INE, DIRCE a 1 de enero de 2025). Todas las que tienen personas trabajadoras están obligadas a llevar un registro de jornada de sus empleados.
Sin excepción.
Un hostal de Madrid con un solo trabajador fue condenado a pagar 67.036 euros por no llevar registro horario. No fue la Inspección quien le multó: fue el trabajador quien le demandó por horas extra no registradas (TSJ Madrid, Rec. 1038/23).
Si gestionas una empresa pequeña y piensas “a mí no me va a pasar”, este artículo te interesa.
La ley no distingue entre 3 y 3.000 empleados
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores es claro:
“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.”
“La empresa.” Sin matices. Sin umbrales. Sin excepciones por tamaño.
El Real Decreto-ley 8/2019 reforzó esta obligación con carácter universal. Las únicas excepciones reconocidas son:
- Personal de alta dirección
- Empleadas del hogar
- Penados en instituciones penitenciarias
Las PYMES no aparecen en ninguna excepción. Una empresa con 2 empleados tiene exactamente la misma obligación que una con 2.000. Y lo mismo aplica si tus empleados fichan en teletrabajo: la obligación no distingue entre presencial y remoto.
Cómo cumplir la ley hoy con coste cero
La objeción más habitual que escuchamos en empresas pequeñas es: “No quiero gastar en tecnología.”
Es comprensible. Pero la realidad es que cumplir la ley no tiene por qué costar nada.
El 50% de las aplicaciones de fichaje laboral en el mercado español ofrecen algún tipo de plan gratuito, según el directorio de FichajeEmpresas.es que analiza 99 soluciones. Sin embargo, la mayoría limitan funcionalidades o exigen tarjeta de crédito.
INWOUT ofrece un plan gratuito permanente para equipos de hasta 5 personas, sin tarjeta, sin permanencia y con geovallado automático incluido. La configuración lleva menos de 5 minutos: descargas la app, invitas a tus empleados, y el sistema empieza a registrar.
Para equipos más grandes, el coste es de 2 euros por empleado al mes, el precio más bajo del mercado con facturación transparente. A modo de referencia: Sesame cobra desde 4 euros, Factorial desde 4,50 euros y Bizneo desde 9 euros por usuario.
La multa mínima por no tener registro es de 751 euros. Un año de INWOUT para 5 personas cuesta 0 euros.
La Inspección de Trabajo SÍ visita empresas pequeñas: datos reales
Existe una creencia extendida entre los gestores de microempresas: “La Inspección solo va a por las grandes.”
En 2024, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) realizó 9.097 actuaciones específicas sobre registro de jornada. Detectó 1.869 infracciones y recaudó 2,99 millones de euros en multas (Memoria ITSS 2024). El importe total por infracciones de jornada y horas extraordinarias ascendió a 20,19 millones de euros, un 8,78% más que el año anterior.
La tasa de detección en campañas dirigidas es del 33,9%: una de cada tres empresas inspeccionadas recibe sanción (Memoria ITSS 2022, campaña específica registro jornada: 11.070 infracciones de 32.634 inspecciones).
El sector más inspeccionado es hostelería, con el 19,64% de las infracciones totales. Es también el sector con mayor proporción de microempresas.
La ITSS no publica datos desglosados por tamaño de empresa. Pero la lógica es sencilla: si el 95,7% de las empresas españolas tienen menos de 10 trabajadores, la inmensa mayoría de las inspecciones recaen sobre empresas pequeñas. No hay suficientes grandes empresas para absorber 9.097 actuaciones.
¿Cuánto puede costar no tener registro horario?
Vía administrativa: la multa de la ITSS
El artículo 7.5 de la LISOS clasifica la falta de registro horario como infracción grave. Las cuantías, actualizadas por la Ley 10/2021, son:
GradoMínimoMedioMáximoLeve70 - 750 €**Grave (registro jornada)751 - 1.500 €1.501 - 3.750 €3.751 - 7.500 €**Muy grave7.501 - 30.000 €30.001 - 120.005 €120.006 - 225.018 €
El artículo 39.2 de la LISOS establece que la sanción se gradúa considerando, entre otros factores, la cifra de negocios de la empresa y el número de trabajadores afectados. Esto significa que una microempresa con facturación baja y pocos empleados puede argumentar que le corresponde el grado mínimo: 751 euros.
No es una cifra trivial para un negocio pequeño. Pero el riesgo real no está ahí.
Vía judicial: cuando el trabajador demanda
Los casos reales documentados muestran que el coste verdadero llega cuando un trabajador reclama horas extras no registradas ante los tribunales:
CasoEmpresaCondenaTSJ Madrid, 2024Hostal, 1 trabajador67.036 € + 10% interésTSJ Catalunya, 2023Empresario persona física15.212 € (1.250 h extras)TSJ Castilla y León, 2019Hostelería, camarera6.597 € + 10% interésTSJ Galicia, 2023PYME, contrato parcial 20h/sem4.757 €
La sentencia del hostal de Madrid es reveladora: el empresario no fue multado por la Inspección. Fue un único trabajador quien le demandó por horas extras que no pudo demostrar que no se habían realizado, precisamente porque no existía registro horario. Sin registro, la carga de la prueba se invierte contra la empresa.
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Lo que plantea la reforma para las PYMES (aún sin aprobar)
El registro horario digital obligatorio sigue siendo un proyecto: a 27 de septiembre de 2026 no consta aprobado en las referencias del Consejo de Ministros ni publicado en el BOE. Estos son los cambios que se han planteado y que afectarían especialmente a las empresas pequeñas:
Sanciones por trabajador afectado. Un texto analizado por el sindicato USO planteaba que las infracciones por ausencia de registro o falsificación de datos “computarán a la empresa por cada persona trabajadora.” El proyecto de real decreto que publicó el Ministerio de Trabajo no incluye sanciones. Bajo la ley actual, la multa máxima por no tener registro es de 7.500 euros por infracción grave (art. 40.1.b LISOS).
Registro digital obligatorio. El proyecto exigiría registrar la jornada por medios digitales, identificando quién hace cada registro y cada modificación. Si todavía usas hojas de cálculo, es momento de planificar la migración de Excel a un sistema digital.
Acceso remoto de la ITSS. La Inspección podrá verificar el registro sin necesidad de desplazarse físicamente a la empresa. Esto elimina la barrera geográfica que protegía a muchas microempresas rurales o con ubicaciones poco accesibles.
Ninguna de estas disposiciones está vigente. Pero marcan la dirección del Gobierno: más vigilancia y fin del registro en papel.
5 errores que cometen las PYMES con el control horario
Basándonos en los problemas más frecuentes que detectamos en nuestro soporte técnico:
1. Usar WhatsApp, una libreta o el boca a boca. No constituye un registro válido. El artículo 34.9 ET exige un sistema documentado, organizado y conservado durante 4 años. Un mensaje de WhatsApp no cumple ninguno de estos requisitos.
2. Usar Excel sin firma digital ni trazabilidad. Excel es editable por cualquiera, en cualquier momento, sin dejar rastro. La Inspección de Trabajo lo sabe. Y un juez también. Hemos analizado en detalle los riesgos de usar Excel como control horario. La sentencia del TSJ Catalunya de 2024 revocó una sanción precisamente porque los registros mostraban horarios idénticos cada día, patrón típico del copiar-pegar en Excel.
3. No registrar las pausas. El registro debe incluir el horario de inicio y finalización. Si el convenio establece una pausa de 30 minutos para comer, esa pausa debe quedar reflejada. Omitirla genera discrepancias entre las horas registradas y la jornada efectiva.
4. Apuntar el mismo horario todos los días. 08:00-17:00, lunes a viernes, durante 12 meses seguidos. Es el patrón que la ITSS identifica como sospechoso de falsificación. Un sistema digital real registra variaciones naturales: un día entras a las 8:03, otro a las 7:58. La perfección artificial delata el fraude.
5. No conservar los registros durante 4 años. El artículo 34.9 ET obliga a conservar los registros durante cuatro años. Si la Inspección solicita los del año anterior y no los tienes, es infracción independiente.
Preguntas frecuentes
¿Las empresas de menos de 5 empleados están obligadas al control horario?
Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores se aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, sin umbral mínimo de plantilla. Una empresa con 1 empleado tiene la misma obligación que una de 10.000.
¿Cuánto cuesta un sistema de control horario para PYMES?
Depende de la solución. Los precios del mercado oscilan entre 0 y 9 euros por empleado al mes. Existen opciones gratuitas permanentes para equipos pequeños, como el plan de INWOUT para hasta 5 usuarios.
¿Me pueden multar si uso Excel para fichar?
Bajo la ley actual, Excel no está explícitamente prohibido, pero presenta problemas graves de trazabilidad que la ITSS conoce. El proyecto de real decreto exigiría medios digitales, pero a 27 de septiembre de 2026 no consta aprobado ni publicado en el BOE. La recomendación es migrar a un sistema digital antes de que sea obligatorio.
¿Con qué frecuencia inspecciona la ITSS a empresas pequeñas?
La ITSS no publica datos por tamaño de empresa. En 2024 realizó 9.097 actuaciones específicas sobre registro de jornada, con una tasa de detección del 33,9%. El sector hostelería, donde predominan las microempresas, concentra el 19,64% de las infracciones totales.
¿Qué pasa si un trabajador me demanda y no tengo registro?
Sin registro horario, la carga de la prueba se invierte: eres tú quien debe demostrar que el trabajador no hizo las horas extras que reclama. Los tribunales han condenado a empresas a pagar entre 4.757 y 67.036 euros en casos documentados.
¿El autónomo sin empleados necesita control horario?
No. La obligación de registro de jornada se aplica a la relación laboral entre empresa y trabajadores por cuenta ajena. Un autónomo sin asalariados no está obligado. Pero en el momento en que contrate a una persona, la obligación se activa.
Configura el control horario de tu empresa en 5 minutos
Si has llegado hasta aquí, ya sabes que la ley te obliga, que la Inspección sí actúa, y que el riesgo real no es la multa administrativa sino la demanda judicial.
La buena noticia: cumplir la ley no cuesta nada si tu equipo tiene hasta 5 personas. Y si tiene más, cuesta 2 euros por empleado al mes.
Fuentes: INE DIRCE 2025, Memoria ITSS 2024, Art. 34.9 ET (BOE-A-2015-11430), RD 8/2019 (BOE-A-2019-3481), LISOS Art. 7.5/39/40 (BOE-A-2000-15060), CENDOJ (TSJ Madrid Rec. 1038/23, TSJ Galicia 651/2023, TSJ Catalunya ECLI:ES:TSJCAT:2023:6211, TSJ Castilla y León ECLI:ES:TSJCL:2019:2243), Sindicato USO análisis anteproyecto.
